Цели проекта

Ситуация до внедрения

Компания ООО "Ориент Продактс" входит в крупный скандинавский пищевой концерн "Lantmannen" и является единственной в России компанией-производителем хрустящих выпечных хлебцев (ТМ "Круазетт", ТМ "Щедрые!"). Штат сотрудников: 250 человек. Компания сотрудничает со всеми сетями в России, продукция продается более, чем в 56.000 торговых точках.

На момент начала проекта для управленческого и регламентированного учета использовалась информационная система на базе конфигурации "1С:Комплексная автоматизация" (ред. 1.1). Основные бизнес - процессы в компании были в разной степени автоматизированы, но существенной проблемой оставался процесс подготовки управленческой отчетности по стандартам МФУ. Подготовка отчетности производилась специалистами финансовой службы во многом вручную, путем трансляции оборотов с плана счетов РСБУ на план счетов МФУ с помощью файлов Excel с последующим вводом трансформационных корректировок.

Так как процесс подготовки управленческой корпоративной отчетности при закрытии месяца происходит в сжатые сроки (до 3-х дней), то от финансовой службы требовались значительные трудозатраты и, как правило, работа специалистов в нерабочее время.

Ситуация осложнялась: во - первых, разными принципами расчета себестоимости готовой продукции по РСБУ и по управленческому учету с точки зрения состава включаемых в себестоимость продукции затрат, и, во - вторых, множеством отчетных форм и расшифровок к ним, которые должны были вносится в корпоративную информационную систему "COGNOS". Все это требовало поддержания в актуальном состоянии большого количества файлов Excel, выступавших в качестве источников данных для формирования отчетных форм.

Помимо собственно управленческой отчетности по финансовым результатам деятельности, предоставляемым в управляющую компанию концерна "Lantmannen", финансовая служба занималась и подготовкой специализированной отчетности для руководства и коммерческой службы компании "Ориент Продактс" с подробной детализацией финансового результата по каждой из товарных позиций и каждому из клиентов с учетом всех понесенных расходов, распределенных по клиентам и SKU, по различным принципам и базам распределения. Формирование данной отчетности также происходило в Excel в ручном режиме и занимало длительное время.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта внедрения "1С:ERP Управление предприятием" были автоматизированы основные бизнес - процессы "Ориент Продактс" и охвачены все подразделения компании:

• Отдел продаж;
• Отдел обслуживания клиентов;
• Производственную службу;
• МТО;
• Отдел закупок;
• Отдел логистики;
• Кадровую службу;
• ИТ - службу.

Широкие функциональные возможности ПП "1С:ERP Управление предприятием" позволили не только автоматизировать существующие бизнес - процессы, но разработать и внедрить новые, повысив таким образом эффективность работы компании в целом.

Комплексность проекта предполагала не только проработку всех бизнес - процессов компании "Ориент Продактс", но и проработку модели формирования финансового результата компании в соответствии со стандартами концерна "Lantmannen".

Исходя из модели, были продуманы и настроены справочники учета доходов и расходов, статей движения денежных средств, статей активов и пассивов.

Был подготовлен план счетов МФУ в соответствии с корпоративными требованиями к составу счетов и аналитик, а также настроены правила формирования проводок по плану счетов МФУ на основе данных регистров управленческого учета.

Добавлена возможность предварительного начисления расходов (фактически понесенных расходов, которые не могут быть приняты по РСБУ в текущем периоде, но должны учитываться по стандартам МФУ). В дальнейшем, после поступления подтверждающих документов от поставщиков, когда период по управленческому учету уже закрыт, в открытом периоде система производит корректировку расходов по управленческому учету на разницу между предварительным начислением и фактически подтвержденными расходами.

Реализовано адресное распределение расходов до клиента / SKU по различным критериям и базам распределения, в том числе:

• Транспортные расходы на доставку товаров до клиента - только на того клиента и те товарные позиции, которые были в заказе клиента, перевезенном транспортной компанией;
• Расходы на маркетинговые мероприятия - по клиентам, которые участвовали в соответствующих маркетинговых мероприятиях и на номенклатуру, проданную данным клиентам;
• Представительские расходы - по клиентам, с которыми проходили переговоры и были понесены расходы, и на номенклатуру, проданную данным клиентам;
• Заработная плата сотрудников коммерческого отдела по клиентам, за которые отвечает соответствующий менеджер, супервайзер или группа менеджеров и на номенклатуру, проданную данным клиентам;
• и другие расходы.

Организация адресного распределения доходной и расходной части по клиентам и товарным позициям позволила анализировать маржинальность клиентов и конкретного SKU, а также анализировать маржинальность SKU по конкретному клиенту.

Добавлена возможность детального анализа структуры себестоимости реализованной продукции по статьям калькуляции.

Результатом настройки и доработок системы стала возможность формирования различных вариантов Отчета о прибылях и убытках (Income Statement) с детализацией финансового результата по ЦФО, SKU и клиентам.

Настроено формирование проводок по плану счетов МФУ и управленческая отчетность в соответствии со стандартами концерна "Lantmannen": Balance sheet, Income Statement, Cash flow и другие.

Возможности учета по стандартам МФУ, реализованные в "1C:ERP Управление предприятием" позволили как получить собственно отчетные формы, так и различные расшифровки интересующих пользователей показателей отчетности.

Публикации о проекте

• Автоматизация учета и управления в производственной компании ООО "ОРИЕНТ ПРОДАКТС" с помощью конфигурации "1С:ERP Управление предприятием"

Результаты проекта

Повышение эффективности работы персонала:

• подразделений как при взаимодействии между собой, так и с внешними контрагентами (в частности, в процессе отгрузки с внешних складов ответственного хранения);
• менеджеров по продажам за счет предоставления удобных и информативных инструментов для планирования и расчета эффективности проведения промо - акций, возможности детального анализа финансовых результатов по собственным клиентам;
• менеджеров отдела обслуживания клиентов (Customer Service) за счет сокращения скорости обработки заказов и удобного инструментария анализа уровня удовлетворенности клиентов;
• менеджеров отдела логистики за счет автоматизации процессов планирования доставки сырья и готовой продукции;
• технологов за счет удобного управления спецификациями продукции, возможностей системы по анализу себестоимости продукции и полуфабрикатов;
• начальника производства за счет наглядных инструментов оперативного планирования выпуска продукции и полуфабрикатов, а также широких возможностей анализа различных показателей производственной деятельности;
• менеджеров по закупкам за счет удобного механизма расчета потребностей в сырье;
• специалистов МТО за счет автоматизации процесса планирования ремонтных работ и расчета потребности в материалах и запчастях к дате ремонта;
• финансово - экономической службы за счет:
• улучшения качества регламентированного и управленческого учета, повышения прозрачности отчетности (в частности, проявилось в улучшении качества аудиторского заключения);
• автоматизации процессов учета и формирования управленческой и регламентированной отчетности;
• сокращения времени на заведение документов, другие рутинные операции (например, осуществление финансового закрытия месяца ускорилось на 40-50%),

в результате у сотрудников появилось больше времени для анализа, улучшилось качество работы;

• руководства компании и подразделений за счет появления широких возможностей по планированию, контролю и анализу результатов хозяйственной деятельности компании.

Повышение эффективности управления материальными ресурсами:

• увеличение оборачиваемости складских запасов сырья;
• улучшение показателя оборачиваемости по запчастям в 8,8 раз;
• сокращение производственных отходов на 17%;
• снижение стоков запчастей на 16%;

Повышение эффективности управления финансовыми ресурсами компании:

• за счет внедрения и автоматизации процессов кредитного контроля и блокировки отгрузки при просрочке задолженности, произошло снижение просроченной дебиторской задолженности в 5 раз;
• за счет автоматизации процессов оперативного и долгосрочного планирования движения денежных средств улучшилось прогнозирование кассовых разрывов.

Повышение эффективности учета, контроля и анализа результатов финансово - хозяйственной деятельности:

• внедренные отчеты по анализу различных экономических показателей способствовали более точному планированию расходов на перспективу 1, 3, 5 лет.
• возможность автоматизированного расчета различных KPI подразделений, позволили планировать и контролировать их исполнение ответственными лицами, повысив таким образом качество управления компанией.
• с помощью широкого инструментария "1С: ERP Управление предприятием" значительно улучшилась прозрачность данных для внутреннего контроля.

Интегральным показателем успешности проекта можно назвать улучшение показателя рабочего капитала.

Подводя итог можно сказать, что основные цели проекта достигнуты. И, что особенно важно, внедренная информационная система предоставила широкие возможности по дальнейшей автоматизации различных задач учета и управления компанией. Так в настоящий момент реализуется проект по автоматизации процесса бюджетирования.

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление продажами
• Управление закупками
• Управление складом и запасами
• Управление производством
• Организация ремонтов
• Казначейство
• Управление персоналом и расчет заработной платы
• Управленческий учет в соответствии со стандартами МФУ
• Регламентированный учет

Архитектура решения и масштаб проекта

Клиент - серверный вариант;

СУБД: MS SQL;

Количество автоматизированных рабочих мест: 50.