Цели проекта

Цели проекта:

• Снизить приостановку в работе аптечных пунктов из-за отсутствия фармацевтов;
• Создать возможность распределения человеческих ресурсов в оперативном режиме;
• Повысить эффективность процессов кадрового администрирования;
• Повысить точность учета рабочего времени при снижении трудоемкости учета;
• Создать оперативный подбор персонала из действующего кадрового состава;
• Сократить время на формирование регламентированной отчетности по требованиям законодательства РФ.

Задачи проекта:

• Получить возможность отражения штатной расстановки и наличия сотрудников на рабочих местах в режиме онлайн;
• Сократить трудозатраты сотрудников при выполнении операций по расчету зарплаты и кадровому учету для 1 700 сотрудников;
• Отследить повышение и управление квалификацией персонала по дефицитным позициям штатного расписания;
• Предоставить бухгалтерскую отчетность.

Ситуация до внедрения

АО "Областной аптечный склад" – лидирующее фармацевтическое предприятие Южного Урала. Компания занимается оптовой и розничной продажей лекарственных средств, выполняет задачи по обеспечению медикаментами льготных категорий граждан, изготавливает лекарственные средства по рецептам. Розничная сеть компании включает 300 обособленных подразделений.

АО «Областной аптечный склад» вместе командой "1С-Рарус" настроил учет рабочего времени и расчет заработной платы. В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП" ведется подбор, адаптация, развитие и премирование персонала территориально распределенной торговой компании. При этом удалось сохранить типовые механизмы программы.

Уникальность и инновационность проекта

В результате проекта разработаны и внедрены механизмы контроля, в которых заведующие торговых точек могут онлайн контролировать и управлять дефицитом персонала в каждом аптечном пункте используя фиксацию явок персонала в удаленных рабочих точках посредством СКУД.

• Создано рабочее место для управления персоналом розницы «Подбор персонала» для замены отсутствующего сотрудника с учетом:

• загруженности;

• географического положения;

• квалификации персонала.

• Разработан механизм оперативного учета присутствия сотрудников на рабочем месте, подбора персонала розницы из действующего кадрового состава на замену отсутствующего сотрудника. Механизм учитывает взаимозаменяемость должностей и дает 300 руководителям розничных точек, находящихся в отдаленных населенных пунктах УРФО, управлять графиком работы персонала.

• Реализован автоматический табель по явкам при сканировании бейджа в аптеке;

• Автоматизировано бюджетирование ФОТ по точкам в разрезе категорий персонала, видов выплат, подразделений, что привело к увеличению точности планирования расходов компании на оплату труда и автоматическому формированию отчетов "Доля ФОТ", "План по труду";

• Оптимизацию налогового учета за счет перехода на учет НДФЛ по финансово-экономическому подразделению, что привело к сокращению количества отчетных форм с 250 до 80.

• Объединение с учетными программами и бизнес-приложениями, в которых отражены мотивационные показатели.

• Информацию о приеме и увольнении сотрудников, на основании которой администратор предоставляет и ограничивает доступ к информационным программам, используя внутреннюю политику безопасности пользовательской рабочей среды.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" в АО "ОБЛАСТНОЙ АПТЕЧНЫЙ СКЛАД"
• Видеоролик о проекте

Дополнительная информация к описанию проекта

Цитаты ключевых пользователей программы:

1) Вера Подивилова, начальник отдела труда и заработной платы АО “Областной аптечный склад”:

“Результатом внедрений была автоматизация процесса учета рабочего времени, цифровизация кадровых документов, изменение концепта привлечения сотрудников”.

2) Александр Амелькович, заместитель генерального директора по административно-правовым вопросам. АО “Областной аптечный склад”:

“При переходе на новые графики работы и изменении системы оплаты труда ранее юридическая и кадровая служба готовили уведомление и доп.соглашение вручную. В настоящий момент это делается автоматически, что позволяет экономить трудозатраты”.

3) Татьяна Ершова, директор направления Центральное АО “Областной аптечный склад”:

“С чего я начинаю рабочий день? Открываю программный продукт и наглядно вижу присутствие сотрудников на рабочем месте, время присутствия в конце рабочего дня. Это очень помогает в расстановке кадров при их дефиците”.

Результаты проекта

1. Сократили трудозатраты планирования графика работы персонала за счет типизации. Количество графиков уменьшилось с 200 до 30.

2. Реализована возможность отражения штатной расстановки и наличия сотрудников на рабочих местах в режиме онлайн

3. Сократили время расстановки кадров при их дефиците. Подбор персонала реализуется за короткий срок из действующего кадрового состава. Механизм учитывает взаимозаменяемость должностей и предоставляет руководителям 300 розничных точек управлять персоналом с большей результативностью.

4. Заполнение табелей учета рабочего времени реализовали на информации о явках персонала путем интеграции с ИС контроля управления доступом (СКУД). Тем самым исключили ручное заполнение табеля учета рабочего времени.

5. Автоматизирован процесс создания кадровых документов на перевод, подработку, изменение графика, совмещение, совместительство

6. Шаблонизировали кадровые приказы с опорой на штатное расписание, что позволило сократить ошибки по оформлению кадровых операций.

7. Сократили время подготовки отчетности по учету НДФЛ с 2 недель до 3 дней, за счет консолидации отчетности по финансово-экономическому подразделению и автоматизировали формирование регламентированной отчетности.

8. Разработали бюджет фонда оплаты труда, который ежедневно рассчитывает мотивационные показатели руководителей бизнеса на основании учетных программ и бизнес-приложений.

9. Автоматизировали уведомление о приеме и увольнении сотрудников, на основании которых администратор предоставляет и ограничивает доступ к рабочей сети, информационным программам с опорой на внутреннюю политику безопасности пользовательской рабочей среды. В результате уменьшения влияния человеческого фактора повышена информационная безопасность компании и уменьшены риски несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Кадровый чет
• Расчет заработной платы
• Расчет налогов и взносов
• Обучение и развитие персонала

Архитектура решения и масштаб проекта