
- Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)

Цели проекта
- Построение комплексной информационной системы управления предприятием в рамках единого программного продукта "1С:ERP";
- Ускорение информационных потоков компании – открытие новых возможностей для дальнейшего масштабирования ИТ-структуры и развития бизнеса;
- Повышение эффективности работы коммерческих и логистических служб, улучшение качества обслуживания клиентов;
- Снижение затрат на технологическое сопровождение информационных систем предприятия.

Ситуация до внедрения
"МОЗАИКА-СИНТЕЗ" - ведущее российское издательство в области дошкольного воспитания и образования. Наиболее известные проекты издательства: комплексная система развития детей "Школа семи гномов", программа дошкольного образования "От рождения до школы", полный учебно-методический комплекс к программе, а также серия музыкальных книг "Великие композиторы – детям", книги с пазлами "Играем в сказку" и "Играем в театр" и многое другое. В настоящее время "МОЗАИКА-СИНТЕЗ" ежегодно выпускает более 300 изданий общим тиражом, превышающим 11 миллионов экземпляров. В структуре компании функционируют несколько ключевых отделов: издательский отдел, коммерческий отдел (включая отдел сетевых продаж), интернет-магазин, 7 магазинов розничной торговли, отдел логистики с собственным автопарком. Общая производственная и складская площадь составляет 6,5 тысяч кв. м.
Ежедневно издательство может получать от 200 до 600 заказов в день, которые нужно оперативно обработать, зарезервировать, собрать на складе и отправить клиентам. В подобной ситуации важны внимательность менеджеров, наличие корректных остатков на складе, которые резервируются под конкретного клиента, слаженная работа отдела логистики, который организует транспортировку продукции, оперативная работа склада, который отвечает за сбор заказа и корректную печать документов. Малейший сбой в такой сложной системе чреват потерей лояльности клиентов и финансовыми рисками за срыв сроков поставок и неверно оформленной документацией. Работа розничных магазинов также осуществляется непрерывно с раннего утра до позднего вечера, что требует от системы высокой степени стабильности и оперативности учета в части складских остатков и денежных средств.
Ранее для управления работой подразделений применялись разрозненные информационные системы для разных направлений бизнеса, соединенных между собой нетиповыми обменами. В ассортименте компании более 75 000 наименований продукции. При этом нормативно-справочная информация не была унифицирована, так как учет велся параллельно в разных системах. Было сложно оперативно обрабатывать заказы клиентов, формировать заказы поставщикам, анализировать динамику закупок и продаж. По этой же причине не было возможности оперативно контролировать и управлять остатками на складе, так как учет велся параллельно в разных базах.
Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы объединить и синхронизировать работу всех подразделений, повысить эффективность работы коммерческих и логистических служб, улучшить качество обслуживания клиентов. Для руководства компании ключевыми целями создания системы стали повышение качества и достоверности управленческой отчетности, внедрения эффективной системы управления денежными средствами, возможности для дальнейшего масштабирования ИТ-структуры и развития бизнеса.Одной из приоритетных целей предприятия являлось увеличение объема продаж при сохранении персонала предприятия в текущей численности.
Таким образом, ключевыми задачами внедрения были выделены следующие пункты:
- Унификация и централизация НСИ предприятия;
- Организация адресной работы с каждым клиентом, включая клиентов интернет-магазинов;
- Повышение качества обработки и количества обрабатываемых заказов клиентов;
- Усиление контроля за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке;
- Расширение каналов сбыта (маркетплейсы, интернет-магазины и пр.).

Уникальность и инновационность проекта
Высокий уровень управляемости проектом внедрения за счет широкого использования проектной технологии. Сроки и бюджет проекта практически не отличались от изначально запланированных (отклонение по бюджету составило 10%). Все цели и задачи проекта были полностью задокументированы в Уставе, что позволило в финале провести объективный анализ успешности проекта. На всем протяжении проекта руководителями проекта велся мониторинг прогресса выполнения задач и контроль сроков исполнения этапов плана-графика, что позволяло своевременно купировать возникающие инциденты и не допускать отклонения от ключевых задач внедрения.
Запуск точно в срок без дублирования информации в исторических системах. Все подразделения компании начали работу в "1С:ERP" с 01.01.2019 без дублирования данных в исторических системах. Оперативная приемка и отгрузка заказов клиентов велась без сбоев в рабочем режиме.
Широкий IT-ландшафт проекта. Внедряемая система была интегрирована со множеством других вспомогательных систем бизнеса: "1С:WMS", "1С:CRM", "1С:Документооборот", системы приема заказов от партнеров, три интернет-магазина (загрузка заказов), "Почта России", счетчики посетителей в розничных магазинах, загрузка заказов из MS Excel и пр.
Высокий уровень документации и передачи знаний поддержке. Учет всех доработок системы полностью велся и согласовывался в "1С:СППР", включая постановку задач и их техническое описание. Это позволило полностью исключить из проекта бумажную документацию, обеспечить удобный и быстрый механизм поиска, а также обеспечить высокий уровень качества настроек и доработок системы.
Система стала "отчуждаемой" от Исполнителя и в любой момент может быть передана на поддержку и развитие любой команде поддержке с соответствующей квалификацией и с коротким периодом погружения в специфику ее работы.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Результаты проекта
- "1C:ERP" стало ядром корпоративной системы предприятия. В единую систему управления компанией интегрированы ранее разрозненные информационные базы, а также все вспомогательные информационные системы, в том числе: "1С:Документооборот 8", "1С:WMS", системы управления заказами, системы учета посетителей в розничных магазинах. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные в нескольких программах, полностью исключены расхождения данных. Повысилась дисциплина и осознанность сотрудников при внесении с систему хозяйственных операций, так как теперь все предприятие работает в единой системе.
- Согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20%. Ранее счета на оплату предоставлялись на подпись директору в бумажном варианте или посредством электронной почты. Сейчас в системе все заявки поступают в специальное рабочее место "Согласование заявок на расходование денежных средств" в едином формате. Теперь руководство видит все документы в режиме одного окна. Такой процесс ускоряет утверждение таких документов, повышает оперативность исходящих платежей и значительно экономит время генерального директора. В целом, согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20% по сравнению с предыдущей системой.
- Ускорение обработки заказов от клиентов на 30%. От клиентов потенциально могут поступать заказы в любом формате и по любым согласованным с клиентом каналам связи. Задача менеджера – в течение двух часов обеспечить заказ товарами и передать в отгрузку. Помимо существующих клиентов, с которыми у компании уже отлажено взаимодействие, появляются новые клиенты со своими форматами обмена данными, которые надо оперативно адаптировать под загрузку заказов в "1С:ERP". В условиях повсеместного спада продаж компания вынуждена реагировать на такие вызовы и подстраиваться практически под каждого клиента. В процессе внедрения было создано рабочее место универсальной загрузки заказов в систему, позволяющее загружать заказы от клиентов в любом формате, управлять датами отгрузки этих заказов, а также управлять групповым обеспечением заказов (распределять по заказам резервы и свободные остатки). Сейчас менеджеры обрабатывают до 500 заказов в день с перспективой расширения количества заказов до 30% (в пиковые нагрузки). Ранее для обеспечения пиковых нагрузок в помощь менеджерам приходилось привлекать дополнительный персонал. В результате использования рабочего места загрузки заказов такая необходимость отпала.
- Повышение качества анализа продаж наборов. Ранее для реализации группы книг одной тематики сетевым магазинам использовали отдельное собирательное наименование продукции (микс). Для анализа продаж такой подход был крайне непродуктивен, так как в итоге не давал представления о конкретных позициях проданных книг, входящих в состав микса. Соответственно, нельзя было делать выводы, какие именно книги и где лучше продаются, спрогнозировать спрос, спланировать производство составляющих миксов и сборку миксов. В процессе внедрения данный подход был пересмотрен и использован типовой функционал системы "1С:ERP", основанный на наборах номенклатуры. В результате теперь в анализе продаж фигурируют реальные данные по реализованным книгам по каждой конкретной позиции, входящей в состав миксов. Это дает возможность более четко планировать работу с торговыми сетями и прогнозировать спрос на конкретные позиции книг и миксы. Использование данных возможностей системы "1С:ERP" также позволило повысить точность планирования производства в соответствие с реальными потребностями продаж и бизнеса.
- Усиление контроля за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке. Задача своевременной отгрузки заказов клиенту в компании имеет ключевое значение. В ряде случаев договорами клиентов предусмотрены значительные штрафные санкции за несвоевременную доставку заказа. В результате внедрения в системе "1С:ERP" в режиме реального времени доступна информация о текущем состоянии заказов клиентов. Разработана специальная система статусов заказов, которая интегрирована и плотно взаимодействует со складской системой "1С:WMS". При каждом изменении статуса заказа (сборка, передача в доставку, установка даты доставки и пр.) информация оперативно передается в систему "1С:ERP". Менеджер теперь может в любое время проверить статус каждого конкретного заказа и дать клиенту исчерпывающую информацию о его выполнении: на какой стадии заказ находится в данный момент времени, когда планируется отгрузка и поставка.
- Сотрудники отдела закупок тратят на 20% меньше времени на заполнение данных по закупаемой продукции. В рамках проекта разработан многофункциональный механизм загрузки и создания в системе новых позиций товаров и прайсов для них. Загрузка возможна из файлов разных форматов и разных объемов, и позволяет создать позиции номенклатуры со всеми необходимыми реквизитами и доп. свойствами, а также сразу внести в систему закупочные и продажные цены (прайсы на продукцию). Теперь сотрудники отдела закупок могут сосредоточиться на расширении контактов с потенциальными поставщиками, улучшении закупочных условий, улучшении качества планирования закупок, а не на операторской работе, как это было ранее.
- Ведение заказов клиентов интернет-магазина в разрезе каждого физического лица. Ранее в исторической системе в части интернет-магазинов не поддерживался учет в разрезе клиентов, эта детализация велась во внешней информационной системе. Это не позволяло оценить перспективы продаж в рамках каждого клиента, и адресно работать по каждому клиенту, расширяя его потенциал и увеличивая тем самым продажи. Благодаря техническому потенциалу "1С:ERP" стало возможным реализовать универсальное интеграционное решение, которое позволяет обмениваться заказами между сайтами и "1С:ERP" не агрегированно, а в разрезе конкретных клиентов. Как следствие, за счет анализа активностей клиента в «одном окне» менеджер может оперативно понимать, какие интересы у клиента; на что сделать упор по взаимодействии с клиентом, чтобы потенциально повысить по нему продажи.
- Расширение взаимодействия с торговыми площадками (маркетплейсами). Каждый из маркетплейсов, как и большинство клиентов, реализует свои стандарты обменов с поставщиками, под которые компании необходимо оперативно подстраиваться. В процессе внедрения маркетплейсы были включены в обмен заказами между сайтами и "1С:ERP" наравне с остальными клиентами. Было разработано специальное рабочее место, которое позволило автоматизированно разносить платежи на заказы, отражать расходы по комиссии маркетплейса, проводить взаимозачеты встречных обязательств. Ранее только на отражение операций в старой системе по одной торговой площадке уходило 3 дня в месяц. В итоге была полностью снята нагрузка с бухгалтерии по разноске соответствующих операций маркетплейсов. Данное решение является универсальным и позволяет оперативно подключать к процессам новые марктеплейсы, тем самым увеличивая каналы сбыта без подключения дополнительных человеческих ресурсов.
- Интеграция с платежными системами на уровне элементарных транзакций. Ранее бухгалтерская служба предприятия вручную разносила в системе порядка 100 эквайринговых операций по всем направлениям деятельности компании. В процессе внедрения был налажен обмен эквайринговыми операциями между "1С:ERP" и платежными системами (Сбербанк, Яндекс). При оплате клиентом заказа информация об оплате сразу же попадает в "1С:ERP", отражается во всех учетах и становится доступной для анализа соответствующими службами компании. С бухгалтерии полностью снята нагрузка по разноске платежей от платежных систем на клиентов: платежные поручения от клиентов грузятся автоматически с помощь типового решения "Загрузка выписки банка". В части решения обмена платежами между платежными системами достигнута требуемая для бизнеса масштабируемость, что позволяет, в случае открытия компанией новых направлений, моментально транслировать данное решение на другие бизнесы.
- Механизм печати отгрузочных документов. К сожалению, не все клиенты работают по стандартным печатным формам, ряд клиентов используют свои модифицированные унифицированные формы документов. Форматы клиентских документов и сроки их предоставления, в большинстве случаев, оговариваются договором с клиентами. Несоблюдение этих условий приводит к отказам клиентов принимать отгрузки и рождает для компании дополнительные издержки. К указанным проблемам добавляется повышенная нагрузка на склад, поскольку печать форм индивидуальных для клиентов форматов надо печатать непосредственно перед отгрузкой. В процессе внедрения был разработан функционал, позволяющий объединять клиентские формы документов в комплекты с указанием для каждой формы количества для печати, назначать соответствующие комплекты непосредственно конкретным клиентам в целях повышения гарантии того, что для клиента будет распечатана форма именно того формата, который указан в договоре. Для склада был разработан специальный механизм печати, который позволяет вывести на печать документы для отгрузки клиенту согласно его индивидуальному комплекту документов, а также сохранить весь комплект документов в любом формате для последующей отправки его клиенту по электронной почте.
- Руководство компании отмечает значительное усовершенствование инструментов получения управленческой отчетности по сравнению с предыдущей системой учета. Теперь в системе доступны детализированные отчеты о движении денежных средств, доходах и расходах предприятия, рентабельности продаж, в том числе, в разрезе направлений деятельности и др. Это помогает лучше контролировать работу предприятия и своевременно принимать решения для повышения эффективности бизнеса.

-
1С:ERP Управление предприятием
:
- Управление затратами и расчет себестоимости
- Управление продажами
- Управление закупками
- Управление складом и запасами
- Управление персоналом и расчет заработной платы
- Управление финансами и бюджетирование
- Регламентированный учёт
- Управление взаимоотношениями с клиентами
Архитектура решения и масштаб проекта
Информационная система построена на базе продукта "1С:ERP", клиент-серверный вариант.
Система интегрирована со множеством других вспомогательных систем бизнеса: "1С:WMS Логистика. Управление складом", "1С:CRM", "1С:Документооборот", системы приема заказов от партнеров, три интернет-магазина (загрузка заказов), Почта России, счетчики посетителей в розничных магазинах, загрузка заказов из MS Excel и пр.
Количество автоматизированных рабочих мест – 100.























































1. Про архитектуру ведения магазинов едином контуре: изначально у руководства были требования по полному онлайну, ибо:
- целостность данных при файловых обменах все же контролировать менее эффективно, чем онлайн;
- опять же, централизованность управления (обновления системы в одной точке, раздача прав пользователям с моментальным вводом в строй этих прав);
- информационные потоки внутри в случае онлайна все же ускоряются в разы, по сравнению с файловым. А, следовательно, управленческие решения принимаются быстрее;
- конечно, это накладывает определенные требования на систему связи в части резервирования. Но сейчас есть ряд стабильных особо не затратных решений, любая компания может их себе позволить.
2. Про развитие системы в части открытия новых точек:
- у нас этот процесс регламентирован. Есть состав мероприятий по открытию (что нужно сделать в информационной системе, чтобы открыть новую точку). Выполняем этот состав мероприятий;
- по подготовке рабочего места магазина: оно готовится в центральном офисе (включая наладку торгового оборудования), везется на точку. Далее работа строится по "тонкому клиенту".
3. По поводу причины не использования розницы в виде подчиненного узла: понимаю вас, такое решение повышает автономность. Но у нас магазины расположены в стационарных ТЦ, поэтому требований к повышенной автономности у нас нет. Кроме того, если у нас требуется автономность, мы успешно используем мобильные кассы. Очень удобное типовое решение, рекомендую. Автономность максимальная.