Цели проекта

Основной целью проекта было создание единой информационной системы управленческого и регламентированного учёта на предприятии для автоматизации бизнес-процессов производства, ремонтов, закупок, склада и создания единого контура для работы всех отделов предприятия с оперативным получением данных о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Создание системы было направлено на решение следующих задач:

• Организация единой информационной системы управления компанией;
• Организация оперативного взаимодействия между подразделениями;
• Автоматизация производственных бизнес-процессов и процесса организации ремонтов оборудования;
• Автоматизация складских бизнес-процессов;
• Автоматизация бизнес-процессов закупок;
• Сокращение трудозатрат на расчёт производственного плана, плановой калькуляции и фактической себестоимости;
• Повышение точности данных плановой калькуляции и фактической себестоимости;
• Повышение уровня сервиса обслуживания клиентов (обеспечение заказов);
• Снижение процента возвратов с доставки;
• Оперативный мониторинг показателей экономической эффективности предприятия.

Ситуация до внедрения

MCS Coca-Cola является частью холдинга MCS Group, который работает в области информации, связи, строительства, недвижимости, промышленности и инфраструктуры. Реализует масштабные проекты, которые направлены на глобальное развитие Монголии.

MCS Coca-Cola была основана в 2001 году и производит напитки мирового класса с 2002 года. На сегодняшний день выпускает продукцию 140 типов девяти брендов. Численность компании 860 сотрудников.

До 2020 года в компании работало несколько информационных систем, в которых были автоматизированы:

1. работа торговых представителей
2. регламентированный учёт
3. работа отдела доставки / обработки заказов

Планирование и учёт производства, учёт продукции и анализ состояния запасов на складах, расчёт плановой калькуляции и фактической себестоимости, а также сбор данных для оценки ключевых показателей производительности по основным подразделениям велись практически в ручном режиме.

Передача информации о наличии товарных остатков в систему для приёма заказов клиентов осуществлялась не оперативно, и торговые представители зачастую размещали заказы на отсутствующие позиции. При объёме 2-3 тысячи заказов в неделю подобные нестыковки значительно увеличивали время обработки заказов. Системы автоматизации сбора данных о деятельности предприятия, подготовки отчётности и планирования отсутствовали или не удовлетворяли текущим требованиям бизнеса.

Большая часть работы по учёту выполнялась в электронных таблицах Microsoft Exсel, обработка и оценка информации, поступающей из разных отделов, занимала не один рабочий день и требовала значительных трудозатрат сотрудников различных отделов. Функционал текущих информационных систем не позволял автоматизировать бизнес-процессы производства, их производительность была ограничена и возможностей для её увеличения не было.

Уникальность и инновационность проекта

Данный проект является первым внедрением "1С:ERP" на территории Монголии. Компания "MCS Coca-Cola" входит в крупнейший монгольский холдинг "MCS", который использует единый план счетов международного учёта. Поэтому для ведения регламентированного учёта механизм блока финансового международного учёта был перенесен из "1С:ERP" в "1C:Бухгалтерия".

Все задействованные в автоматизации блоки: Планирование производства, Ремонты и контроль качества, Маркетинг, Продажи, Склад и доставка, Финансы и Казначейство были значительно переработаны под нужды Заказчика в связи со своими особенностями учёта.

• Планирование производства: доработан типовой механизм планирования производства на основании планов продаж в части учёта таких важных параметров как складские и производственные мощности, минимальные партии производства по каждой линии. Разработан алгоритм автоматического переформирования планов производства с учётом загруженности линий в "сезон" и корректировки по фактическому выполнению плана прошлого месяца.
• Производство: разработана система расчёта и отчётности плановой калькуляции и фактической себестоимости производимой продукции.
• Ремонты: разработан алгоритм планирования и автоматического контроля ремонтных работ на год с указанием исполнителей и материалов. А также доработано рабочее место по созданию "Задания на ремонт": добавлена возможность создания "Заданий на ремонт" по выработке и по плану ремонтных работ. Автоматизировано рабочее место по созданию "Задания на промывку оборудования" с учётом фактической и плановой переналадки и периодичности.
• Контроль качества: разработан новый формат серий, в котором хранится тип продукции, номер партии используемых концентратов, интервал времени, в течение которого разливалась текущая партия продукции, номер производственной линии, объём бутылки, качество и срок годности. Автоматизирован функционал присвоения серии при выпуске продукции согласно заданного формата.
• Маркетинг: доработан механизм скидок/наценок с учётом суммы заказа. Регистрируется и собирается в отчёты информация по суммам и количеству скидок и выданных подарков. Доработаны табличные части документов "заказ клиента" и "реализация товаров и услуг" для передачи информации в бухгалтерию. А также разработаны с "нуля" механизмы начисления бонусов клиентам по различным программам лояльности.
• Продажи: реализован обмен с системой, которая используется в работе торговых представителей (загрузка заказов, выгрузка нормативно-справочной информации, информации о взаиморасчётах с клиентами и данными о продажах). Для удобства работы операторов было реализовано рабочее место "Тара", и разработаны механизмы по её учёту. Разработан механизм обмена с Ebarimt (национальный налоговый орган), позволяющий осуществлять оперативную отправку необходимых данных в систему.
• Склад и доставка: разработан алгоритм автоматического распределения заказов по машинам, адаптировано рабочее место "Доставка" для возможности отбора и группировки заказов по различным фильтрам. Разработаны механизмы автоматического формирования финансовых и складских документов и пакетной печати документов на отгрузку. Разработаны специализированные отчёты по контролю за складскими остатками и за эффективностью занимаемой площади склада.
• Финансовый блок: разработано рабочее место по разнесению оплат, полученных от экспедитора, учитывающее движение денежных средств залога за тару. Разработаны правила конвертации для передачи данных из "1С:ERP" в "1C:Бухгалтерия". Разработаны рабочие места для контроля неверных авансов, связанных с порядком проведения документов. Реализовано автоматическое распределение косвенных затрат, расчёт и корректировка себестоимости готовой продукции, корректировка себестоимости проданной готовой продукции.
• Также разработано около 20 различных печатных форм и отчётов, необходимых в работе.

Публикации о проекте

• Автоматизация компании КОО "М-СИ-ЭС Кока-Кола" (Монголия) c применением программного продукта "1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2"

Результаты проекта

• Построена единая информационная система для работы всех подразделений в онлайн-режиме, что позволило убрать двойное отражение одних и тех же операций, перераспределить обязанности сотрудников и использовать человеческий ресурс более эффективно.

• Организовано адресное хранение продукции. В системе отражается вся необходимая информация о товаре: дата производства, серия и срок годности. В результате сократились потери товара от порчи и брака.

• Отделы продаж и закупок всегда располагают актуальной информацией об остатках на складе и текущих заказах на производство, что позволило повысить качество планирования и более оперативно принимать управленческие решения.

• Повысилась точность расчёта плановой калькуляции за счёт более детального распределения косвенных расходов на выпускаемую продукцию.

• Повысилась точность расчёта фактической себестоимости за счёт того, что разница между плановой и фактической себестоимостью уходила на отдельный счёт, и не распределялась на себестоимость, сейчас все расходы распределяются на фактическую себестоимость.

• Бухгалтерия и финансовый отдел получают оперативные и актуальные данные о дебиторской и кредиторской задолженности, что позволяет осуществлять качественный контроль за состоянием взаиморасчётов с контрагентами.

• Информационная система позволяет отправлять данные в налоговую в соответствии с законодательством.

• Оптимизированы трудозатраты, связанные со сбором и обработкой информации из различных подразделений.

• Повысилась достоверность данных.

• Увеличился контроль эффективности работы сотрудников.

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление производством
• Организация ремонтов
• Управление взаимоотношениями с клиентами
• Управление продажами
• Управление складом и запасами
• Управление финансами и бюджетирование
• Казначейство

1С:Бухгалтерия

Архитектура решения и масштаб проекта

Для автоматизации предприятия была выбрана программа "1С:ERP Управление предприятием 2", редакция 2.4 (далее "1С:ERP"), как наиболее полно покрывающая потребности в автоматизации основных блоков оперативного учёта. Для автоматизации регламентированного учёта было принято решение установить "1С:Бухгалтерия Предприятия КОРП 3.0" (далее "1С:Бухгалтерия") – кастомизированное решение для Монголии с доработанным блоком "Международный финансовый учёт". Правила обмена между конфигурациями разрабатывались с "нуля" и были реализованы с помощью конфигурации "Конвертация данных 2.0". Для обмена данными с существующей базой данных мобильного приложения для автоматизации работы торговых представителей была разработана обработка обмена через промежуточную базу данных (SMTExchange).