Цели проекта

Ситуация до внедрения

Строительная компания "ВЫБОР" — ведущий застройщик в Центрально-Черноземном регионе. Высокое качество, краткие сроки возведения и надёжность — три неизменных гаранта, которые позволяют компании из года в год на протяжении 25 лет занимать лидирующие позиции и удостаиваться наград в крупных конкурсах. Суммарный объём возведенной площади за годы работы — более 2 500 000 кв. м.

В компании существовала система "1С:ERP Управление строительной организацией", в которой вёлся только бухгалтерский учёт, контуры управленческого учёта отсутствовали. Сотрудники финансового отдела формировали бюджеты и управленческую отчётность вручную в электронных таблицах. Самостоятельно выгружались оборотно-сальдовые ведомости, проводили реклассификацию расходов. Такие алгоритмы были непрозрачны, а данные отчётности было невозможно расшифровать до первичной документации.

Сроки актуализации бюджетов занимали до недели и более, что не позволяло сотрудникам заниматься другими важными задачами, терялась оперативность. Также существовала проблема трудоёмкости пересчёта бюджета при стресс-сценариях. По подразделению закупок не использовался функционал лимитов по заявкам, а осуществлялся вручную.

Сбор управленческой отчётности производился тоже вручную, что приводило к заметному перегрузу двух специалистов отдела - при наличии исторических данных сбор факта занимал до 5 рабочих дней по истечении месяца. Существовала вероятность ошибок при разнесении факта. Существовали данные по касам, которые не были отражены в регламентированном учёте, что значительно снижало прозрачность данных.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта удалось реализовать процесс консолидации и заполнения управленческих аналитик на основе данных оперативного и бухгалтерского учёта. Были проведены многоступенчатые работы, так как требовалось консолидировать данные по ДДС сразу из трёх баз компании – "СК Выбор", "Выбор-ОБД" и "Выбор-ОБД Столица".

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:ERP Управление строительной организацией" и "БИТ.Финанс" в ООО "СК Выбор"

Результаты проекта

1С:ERP Управление строительной организацией :
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Управленческий учёт и расчёт себестоимости методом АВС

БИТ.ФИНАНС

Архитектура решения и масштаб проекта

Специалисты "1С:Первого Бита" реализовали проектное внедрение с помощью дополнительного модуля для финансового учёта на базе системы "1С:ERP Управление строительной организацией". Доработки коснулись двух основных контуров: бюджетирования и управленческого учёта.

Автоматизация бюджетирования

Единственным бюджетом, которым на данный момент пользуется Заказчик в целях планирования и анализа, является БДДС. До внедрения автоматизации данные для планирования хранились в различных отделах, финансистам предоставлялись лишь итоговые цифры. Процесс планирования движения денежных средств был поверхностным, ответственность за него целиком ложилась на финансовую службу. В рамках оптимизации заказчиком был выбран механизм формирования БДДС с детализацией по ЦФО, для этого были разработаны все необходимые бюджеты. На первом этапе заказчик планирует загружать в них данные из файлов ответственных подразделений, в дальнейшем предполагается привлечение сотрудников для самостоятельного заполнения полноценных бюджетов по ЦФО с последующей проверкой и утверждением финансовой службой.

Для того, чтобы бюджетная отчётность имела весь необходимый аналитический разрез по группе компаний (более 60 организаций), внесены дополнительные аналитики: Регион, Объект строительства, Проект, Организация, Контрагент. Для планирования выручки предложен механизм использования плановых цен.

Заказчик часто использует уточнение плановых данных в периоде, для этого реализован механизм актуализации по различным сценариям, как средство предварительного анализа.

Для анализа БДДС настроены пользовательские варианты отчётов, в том числе с возможностью контроля остатков.

Автоматизация управленческого учёта

В связи с тем, что на момент старта проекта блок оперативного управления денежными средствами в компании уже был автоматизирован в подсистеме казначейства "1С:ERP Управление строительной организацией", автоматический сбор факта по движению денежных средств был реализован с использованием механизма трансляций дополнительного модуля по финансовому учёту.

Заполнение значений элемента справочника ЦФО (модуль финансового учёта) было настроено через назначение соответствий со справочником Подразделения "1С:ERP". Также назначено соответствие большинству Статей оборотов (БИТ) статьям движения денежных средств регламентированного учёта. Особенности заполнения отдельных статей оборотов и других аналитик (БИТ) описаны в правилах трансляции.

Сбор факта осуществлён на предопределенном сценарии "Факт", записи формируются в регистре накопления "Обороты по бюджетам (БИТ)". Для получения остатков денежных средств был заполнен "План счетов бюджетирования" и настроены правила трансляций с регистра "Обороты по бюджетам (БИТ)" на "План счетов для бюджетирования".

Проведенный анализ показал, что по составу аналитик ни один из имеющихся регистров "1С:ERP" не удовлетворял потребности в полной мере, как источник данных. Поэтому было принято решение о создании регистра накопления "БДДС (аналитика) (ВБР)".

Учитывая методологию составления управленческой отчётности Заказчика, для изменения направления отдельных операций (возврат денежных средств) в конструктор правил трансляции было добавлено дополнительное поле "Коэффициент".

В ходе интервью выяснилось, что Заказчик для разных типов бюджетов и отчётов использует разную степень детализации данных. Для обеспечения этой потребности была выполнена установка зависимых оборотов, посредством которой при сборе факта информация с детализированных статей оборотов собирается на более обобщенные статьи.

Проверка полноты и корректности сбора факта на регистре "Обороты по бюджетам (БИТ)" производится с помощью отчёта "Соответствие записей трансляции", сверку оборотов и остатков на счетах бюджетирования удобно проводить с помощью отчёта "Оборотно-сальдовая ведомость по записям трансляции".

Заключительным этапом трансформации фактических данных стало распределение данных по аналитикам "Регион" и "Объект строительства". Соответствующие настройки выполнены с помощью документа "Распределение бюджета".

В результате проектного внедрения модуля финансового учёта в "1С:ERP Управление строительной организацией" в "СК Выбор" появилась прозрачность бюджетного процесса. Теперь бюджеты собираются по определённым аналитикам, детализации, объектам, статьям, договорам. Главный эффектом послужило то, что был автоматизирован сбор пакта - автоматически на основании бухгалтерских данных в компании собирается готовый управленческий отчёт.