Цели проекта

Основные цели создания автоматизированной системы управления казначейской деятельностью — решить комплекс проблем, зафиксированных на момент обследования:

• децентрализованное казначейство (каждый филиал самостоятельно распоряжался средствами на своих счетах);
• полный бумажный документооборот при передаче счетов на оплату и служебных записок;
• бумажное согласование реестров платежей;
• ручное разнесение банковской выписки силами бухгалтерии;
• ручное формирование основных трудоёмких отчётных форм.

Для устранения этих проблем система должна обеспечить:

• Существенное улучшение управляемости и прозрачности бизнес-процессов казначейства для руководства — за счёт перехода к централизованному казначейству, где все оплаты проводятся со счетов исполнительного аппарата, а каждый филиал теряет возможность несанкционированного или нескоординированного расходования средств.
• Полный отказ от бумажного документооборота внутри общества в части казначейских процессов — все заявки на оплату (ЗнО), реестры платежей, реестры МНО, счета и служебные записки передаются и согласовываются исключительно в системе.

Снижение вероятности ошибок персонала при вводе данных — достигается за счёт:

• логического контроля и контрольных соотношений (например, автоматическая проверка лимитов, остатков ДДС, соответствия договору);
• исключения дублирования информации;
• автоматического наследования информации из договоров и первичных документов;
• должного распределения полномочий (разграничение доступа между казначейством, бухгалтерией, ЦФО и руководством).

Улучшение качества мониторинга, анализа и контроля казначейских процессов — в том числе контроль дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе контрагента, договора, статей ДДС, проектов и иных управленческих аналитик.

Улучшение качества и скорости формирования отчётных и аналитических форм — замена ручного свода данных автоматизированной отчётностью.

Конкретные задачи проекта:

• Автоматизация планирования ДДС — формирование планов с учётом договорных обязательств, лимитов и утверждённого бюджета.
• Автоматизация формирования ЗнО — заявки на оплату создаются автоматически на основании данных договоров и первичных учётных документов (УПД, товарная накладная, поступление нма корректировками долга), что исключает повторный ввод информации и исключает двойные оплаты.
• Автоматизация согласования — маршрутизация ЗнО, реестров платежей в электронном виде с контролем сроков и полномочий.
• Автоматизация осуществления платежей — выгрузка платёжных поручений в банк без промежуточного ручного ввода.
• Автоматизация разнесения выписки — процесс разделён между казначейской и бухгалтерией (ранее полностью вручную делала бухгалтерия).
• Учёт кредитов, займов — автоматическое отслеживание графиков погашения, процентов, возвратов.
• Учёт финансового и страхового обеспечения — контроль наличия, сроков и сумм обеспечения по договорам.
• Автоматизация сбора дебиторской и кредиторской задолженности — в разрезе контрагента, договора, статьи ДДС, проектов и иных управленческих аналитик (позволяет видеть долги не только в целом, но и по конкретным договорам или проектам).
• Формирование отчётности — автоматическая генерация как регламентированных, так и управленческих отчётов (например, отчёт по платежам, по задолженности, по кассовым разрывам).

Ситуация до внедрения

Основная деятельность ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга" направлена на обеспечение очистки и подачи холодного водоснабжения горожанам, а также на сбор, транспортировку и дальнейшую обработку сточных вод для обеспечения экологической безопасности водохозяйственного комплекса Петербурга.

Для поддержания и улучшения качества оказываемых услуг предприятию необходимо своевременно планировать работы по развитию, реконструкции, модернизации существующих сетей и комплексов очистки питьевой и сточных вод.

ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга" имеет филиальную структуру, в свете чего наблюдался ряд проблем, а именно децентрализованное казначейство.

Казначейство было децентрализовано. Управление ликвидностью осуществлялось раздельно, что не позволяло руководству исполнительного аппарата видеть остатки средств в режиме реального времени и оперативно контролировать движение денежных средств. Решения по расходам принимались локально.

Документооборот по казначейским операциям был полностью бумажным. Счета на оплату и служебные записки передавались в подразделения казначейства на физических носителях. Обмен документами между подразделениями занимал значительное время. Отсутствовала единая база заявок, что затрудняло отслеживание статуса обработки документов.

Согласование реестров платежей осуществлялось на бумажных носителях. Документы передавались между ответственными лицами и подразделениями вручную. При внесении изменений реестр формировался заново. Отсутствовал централизованный контроль версий.

Разнесение банковской выписки выполнялось вручную бухгалтерией. Каждая операция сопоставлялась со счетами, договорами и заявками, проставлялись статьи движения денежных средств, контрагенты и проекты. Процесс требовал значительных трудозатрат и времени на отражение операций в учёте.

Формирование ключевых отчётных форм осуществлялось вручную на основе данных из бумажных реестров и электронных таблиц. Сбор информации занимал значительное время, к моменту предоставления отчётов руководству данные могли терять актуальность. Детальный анализ по договорам или проектам был затруднён из-за отсутствия единой структуры данных.

На момент старта проекта процессы казначейства характеризовались децентрализованным управлением финансами, преобладанием ручных операций и бумажного документооборота.

Уникальность и инновационность проекта

Проект автоматизации казначейства ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга" был реализован в сжатые сроки: от начала обследования до завершения опытно-промышленной эксплуатации прошло 10 месяцев. За это время в единую систему на базе "1С:Управление холдингом" были объединены одна головная организация и 7 филиалов, а всего было автоматизировано 350 рабочих мест.

Масштаб внедрения и его ключевые параметры:

Организационная сложность: проект объединил в едином контуре учёта центральный аппарат и все филиалы, для которых до этого момента были характерны разрозненные бизнес-процессы и децентрализованное управление финансами.

Трудозатраты: при масштабе в 350 АРМ проектная команда суммарно отработала более 4 тысяч человеко-часов.

Публикации о проекте

• Создание комплексной системы учета финансово-хозяйственной деятельности ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга"

Результаты проекта

В результате внедрения удалось полностью отказаться от бумажного документооборота: 100% всех расходных и доходных платежей теперь планируются, согласовываются и проводятся в системе.

Ключевые количественные и качественные изменения:

• Централизация управления: все платежи проводятся со счетов централизованного казначейства, что позволило перейти от децентрализованной модели к единому центру управления ликвидностью.
• Скорость обработки данных: за счёт автоматического формирования заявок на оплату, их маршрутизации и разнесения выписок общее время на проведение платежей сократилось на 40%, а обработка одной операции занимает в среднем на 5 минут меньше, чем до внедрения.
• Ручной труд: автоматизация процессов загрузки и обработки банковской выписки сократила трудозатраты на 30%.
• Прозрачность и контроль: сбор дебиторской и кредиторской задолженности теперь ведётся в разрезе контрагента, договора и статей ДДС. План-фактный анализ доступен руководству в режиме реального времени, что ранее было невозможно из-за ручного сбора данных.

Павлова Яна Александровна, руководитель по казначейской работе:

"Автоматизация управления казначейской деятельностью на базе "1С:Управление холдингом" – это качественно новый уровень управления финансовыми потоками нашего Предприятия. Раньше казначейство работало в режиме децентрализации: каждый филиал вёл учёт платежей в своём режиме. Внедрение системы 1С кардинально изменило ситуацию. Сегодня все процессы – от планирования платежей до контроля исполнения бюджета – сосредоточены в единой системе. Мы перешли от разрозненных Excel-таблиц к централизованному управлению с прозрачными маршрутами согласования и мгновенной отчётностью в режиме реального времени. Скорость обработки заявок на оплату выросла в разы, а человеческий фактор перестал быть угрозой для точности платежей. Мы получили полный контроль над финансовым циклом, возможность прогнозировать и быстро перераспределять ресурсы".

1С:Управление холдингом :
• Корпоративное казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

Для автоматизации казначейской деятельности выбрали платформу "1С:Управление холдингом". Стандартную конфигурацию модифицировали под задачи ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга" — с учётом необходимости централизации казначейства.

Под автоматизацию попало 350 рабочих мест. В системе реализовано шесть бизнес-процессов: планирование движения денежных средств, формирование и согласование заявок на оплату, реестров платежей и реестров МНО, проведение платежей, разнесение банковской выписки, учёт кредитов и займов, а также сбор дебиторской и кредиторской задолженности с формированием отчётности.

Проект длился 10 месяцев — от начала обследования до завершения опытно-промышленной эксплуатации.

Со стороны исполнителя в проекте участвовало более 20 специалистов из двух компаний-соисполнителей. В результате система работает как единое целое: для всех филиалов действуют одинаковые правила и механизмы, производительность позволяет одновременно работать 350 пользователям.