Цели проекта

• обеспечение полноты и достоверности управленческого, бухгалтерского и налогового учета ежедневных операций (транзакций) по всем типам договоров АО "Аэроклуб" (в том числе: договоры на оказание услуг, агентские и субагентские договоры, кредитные договоры и т.д.) и на всех этапах жизненного цикла договоров;
• обеспечение ключевых сотрудников Компании информацией в виде финансовой отчетности в аналитических разрезах данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета транзакций для принятия обоснованных управленческих решений в режиме On-line;
• оперативный (ежедневный) учет, прогнозирование и анализ дебиторско-кредиторской задолженности в требуемых аналитических разрезах учета;
• повышение оперативности исполнения платежных обязательств Компании и снижение временных и трудовых ресурсов в казначейских процессах; повышение качества управления ликвидностью, оперативности планирования и контроля ликвидности Компании;
• создание эффективной системы централизованного планирования и контроля над платежами в АО "Аэроклуб" по всей цепочке (договор – график платежей – заявки на платеж – выполнение платежей);
• обеспечение возможности формирования бюджетов доходов и расходов и движения денежных средств;
• формирование отчетов об исполнении бюджетов на основе фактических данных внедряемой Системы, с возможностью детализации фактических показателей бюджетов до первичных данных (бухгалтерские проводки, платежи и пр.);
• обеспечение ключевых специалистов Компании данными для построения отчетности, по ведению деятельности Группы Компаний на основе фактических данных и показателей бюджетов;
• снижение трудоемкости, повышение качества и оперативности формирования регламентированной отчетности в соответствии с нормами законодательства Российской Федерации и требованиями банков и инвесторов;
• обеспечение электронного документооборота Компании с контрагентами в части обмена регламентируемыми и произвольными документами финансовой деятельности;
• снижение трудоемкости и повышение качества процессов централизованного управления нормативно-справочной информацией (НСИ) для планирования, учета и анализа финансовой деятельности Компании;
• сокращение трудозатрат сотрудников Компании на выполнение рутинных операций управленческого, бухгалтерского, налогового учета и формирования финансовой отчетности (целевой показатель – 25 %);
• повышение оперативности и снижение трудоемкости обновления программного обеспечения для финансового управления Компании;
• минимизация стоимости сопровождения и развития Системы.

Ситуация до внедрения

• существующие системы учета компании исчерпали свои возможности по развитию и не могли обеспечивать постоянно расширяющиеся потребности бизнеса;
• для управления финансовой деятельностью компании использовались два программных продукта: "1С:Бухгалтерия 2.0" (БП 2.0) (ведение оперативного учета и подготовка бухгалтерской отчетности) и "1С:Бухгалтерия 3.0" (БП 3.0) (подготовка налоговой отчетности по НДС, частичное использование ЭДО при работе с контрагентами); - основная учетная система (БП 2.0) не обновлялась с 2014 г.;
• для подготовки отчетности по НДС, транспортному налогу и налогу на имущество использовалась промежуточная информационная система (БП 3.0);
• между БП 2.0 и БП 3.0 отсутствовал онлайн обмен данными, а периодическая передача данных требовала выверки данных и постоянной поддержки со стороны разработчиков; - отсутствовал отдельный модуль для клиентских менеджеров для подтверждения текущих поступлений или их переноса на другую дату (плановая дата оплаты);
• анализ дебиторской задолженности производился неверно; - основная учетная система (БП 2.0) не позволяла вести учет НДС в соответствии с нормами гл. 21 НК РФ и формировать налоговою декларацию по НДС;
• основная учетная система (БП 2.0) не позволяла использовать механизм корректировочных и исправительных счетов-фактур; - основная учетная система (БП 2.0) не позволяла выполнять в автоматическом режиме следующие регламентные операции, формируемые по окончании месяца: переоценка валюты, распределение расходов, списание расходов будущих периодов, расчет курсовых разниц, НДС распределение, определение финансовых результатов, расчет временных разниц. При выполнении регламентных операций не выполнялись дополнительные проверки корректности учета;
• текущие информационные системы не выдерживали постоянного роста объема транзакций; увеличение объемов данных приводил к необходимости кратно увеличивать серверные мощности;
• архитектура интеграции между БУ 2.0 и БП 3.0 не позволяла не только осуществлять он-лайн обмен, но и контролировать в деталях его ход, что в случае возникновения проблем с обменом вело потом к длительному переносу данных под постоянным контролем специалистов, что в отчетные периоды несло очень большие риски для компании; - в основной учетной системе (БП 2.0) практически не использовались типовые документы, что не позволяло проводить обновление конфигурации и требовало фактически инициации отдельного проекта с довольно большими затратами на его реализацию.

Уникальность и инновационность проекта

АО "Аэроклуб" - лидер российского рынка в области управления и организации деловых поездок. С 1994 года компания оказывает полный спектр услуг в сфере бизнес-туризма, осуществляя обслуживание более 1000 корпоративных клиентов через основной офис в Москве, представительствах компании в Санкт-Петербурге и Владивостоке, а также обширную сеть имплант-офисов. Среди основных услуг агентства – консалтинг по оптимизации и сокращению расходов клиентов, а также разработка и внедрение уникальных IT-решений для индустрии. Основа бизнеса "Аэроклуба" - предоставление лучшего сервиса. Для повышения эффективности деятельности АО "Аэроклуб" в 2018 году ЗАО "КРОК инкорпорейтед" успешно реализовал Проект создания Информационной системы управления финансовой деятельностью АО "Аэроклуб" (далее – "Система") на основе продуктов и технологий фирмы "1С".

Запуск точно в срок без дублирования. Система была запущена в промышленную эксплуатацию в январе 2019 года без дублирования историческими системами. В течение 4-х месяцев промышленной эксплуатации Система работает без сбоев, в штатном режиме. Количество запросов пользователей в службу поддержки Системы сократилось за время эксплуатации в 5 раз, что подтверждает ее стабильную работу и высокое качество проектных решений.

Уникальное решение для уникального бизнеса агенства деловых поездок. В ходе Проекта создано отраслевое решение на базе типового ПО "1С:Управление холдингом 8", учитывающее специфику уникальных процессов агентства делового туризма:

Ниже иллюстрация модернизации бизнес-процесса по формированию закрывающих документов для клиентов (Рисунок 1):

Рисунок 1. Модернизация бизнес-процесса.

Автоматизированный стенд разработки и "1С:СППР". Архитектурные решения Системы были созданы и протестированы с использованием облачного Интегрированного стенда разработки КРОК для 1С и специального продукта фирмы "1С2 - "1С:Система проектирования прикладных решений"("1С:СППР"). Ниже иллюстрация описания бизнес-процесса в "1С:СППР" с регистрацией требований (Рисунок 2).

1% изменений типовых объектов. В архитектуре Системы ЗАО "КРОК инкорпорейтед" нашел разумный компромисс в части использования типовых возможностей "1С:Управление Холдингом 8" для регламентированного бухгалтерского и налогового учета и доработок программного кода ПО "1С" для учета специфики деятельности оператора делового туризма, что было подтверждено в ходе эксплуатации Системы простотой обновлений ПО "1С" для учета изменений регламентированной отчетности. Количество измененных типовых объектов "1С:Управление Холдингом 8" составило 1% от общего количества объектов.

Высокопроизводительная система. Экспертиза ЗАО "КРОК инкорпорейтед" по созданию высоконагруженных систем на ПО "1С" позволила создать техническую архитектуру Системы с трехкратным запасом по производительности и масштабируемости, что подтвердили нагрузочные тесты, выполненные по стандартам и методикам фирмы "1С".

Высокий уровень документированности и передачи знаний поддержке. Это позволило обеспечить высокое качество настроек и доработок ПО "1С", а также получить в электронном виде детальную проектную и эксплуатационную документацию по Системе. Система стала "отчуждаемой" от разработчика и может быть передана на поддержку и развитие на конкурсной основе любому партнеру "1С" с соответствующей квалификацией и с коротким периодом погружения в специфику ее работы.

Эффективная стратегия передачи знаний пользователям. Компанией ЗАО "КРОК инкорпорейтед" был организовал непрерывный процесс передачи знаний по Системе ключевым бизнес-экспертам АО "Аэроклуб" и позволил бизнес-экспертам самостоятельно обучать конечных пользователей перед началом эксплуатации Системы и консультировать их в ходе эксплуатации.

Высокая оценка авторского надзора от "1С". На протяжении всего Проекта ЗАО "КРОК инкорпорейтед" активно взаимодействовал с Группой Авторского надзора "1С", которая проводила контроль качества решений и документации, и своевременно реагировал на замечания и рекомендации специалистов фирмы "1С".

Публикации о проекте

• "Аэроклуб" роботизировал финансово-экономические процессы в "1C"
• В результате проекта КРОК 60 роботов помогут сотрудникам "Аэроклуба" обрабатывать финансовые операции в "1С"

• Информационная система управления финансовой деятельностью компании АО «Аэроклуб» на базе прикладного программного решения "1С:Управление холдингом 8"

Результаты проекта

• создана высоконагруженная система: o ежедневно формируется более 15 000 новых документов, а актуализируется более 60 000 по более чем 2 000 клиентам; o запас производительности рассчитан на удвоение объемов формируемых документов и работающих пользователей;
• роботизированы рутинные специфичные процессы для агенства делового туризма: o каждые полчаса создаются и заполняются закрывающие документы для клиентов по более чем 300 алгоритмам; o каждые полчаса формируются проводки в бухгалтерском учете по более чем 200 правилам; o ежедневно анализируется и заполняется более 2000 строк банковской выписки по более чем 100 правилам; o ежедневно анализируется дебиторская и кредиторская задолженность и рассчитываются плановые данные по поступлениям и расходованиям денежных средств;
• автоматизировано около 150 рабочих мест в головной организации АО "Аэроклуб" и филиалах в г. Санкт-Петербурге и г. Владивостоке.;
• количество одновременно работающих пользователей ИСУФД превышает 100;
• производительность труда работников взросла более чем на 25%; возможность не расширять штат специалистов по работе с клиентами, при увеличении объема бизнеса на 25% в год.

1С:Управление холдингом

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система управления финансовой деятельностью компании АО "Аэроклуб" на базе прикладного программного решения "1С:Управление холдингом 8" предназначена для обеспечения стандартизации и автоматизации бизнес-процессов бухгалтерского и налогового учета, управления финансовыми потоками и ликвидностью, управления расчетами с контрагентами, электронного документооборота с контрагентами, формирования регламентированной и управленческой отчетности.

Функциональная архитектура:

В рамках Системы были автоматизированы следующие функциональные блоки:

• управление НСИ;
• управление продажами;
• управление закупками;
• управление бюджетированием;
• казначейство;
• управление денежными средствами;
• бухгалтерский и налоговый учет.

Концептуальная схема Системы приведена на Рисунке 3.

Рисунок 3. Концептуальная архитектура Системы.

С использованием Системы автоматизировано около 150 рабочих мест в головной организации АО "Аэроклуб" и филиалах в г. Санкт-Петербурге и г. Владивостоке. В онлайн режиме Система получает более 10 000 транзакций ежедневно о продажах из системы-агрегатора бронирования. На основе полученных данных пользователи формируют и отправляют документы по ЭДО более 2000 клиентам. Модуль бюджетирования и казначейства используется подразделениями организации для формирования бюджета компании, прогнозирования денежных потоков и контроля исполнения платежей.

Интеграционная архитектура:

Интеграционная архитектура Системы включила в себя взаимодействие с 8-ю смежными Системами. Выбранные технологии интеграции позволили сократить время загрузки данных о продажах из агрегатора в несколько раз и перейти на ежедневное формирование первичных документов для клиентов и отправки по ЭДО.

Интеграционная архитектура приведена на Рисунке 4.

Рисунок 4. Интеграционная архитектура Системы.

Техническая архитектура:

Техническая архитектура Системы реализована на базе боевой и тестовой среды с высоким уровнем доступности. Проведены испытания по нагрузочным тестам. Система предоставляет большой запас производительности, что обеспечивает повышение нагрузки с учетом увеличения объема бизнеса. Проведено тестирование восстановления Системы после сбоя. Технология восстановления позволила возобновить работоспособность Системы в минимальный для бизнес-критичных процессов срок.

Схема технической архитектуры приведена на Рисунке 5.

Рисунок 5. Техническая архитектура Системы.