Цели проекта

1. Сокращение времени на согласование и оплату платежей;
2. Снижение рисков перерасхода средств и кассовых разрывов за счет контроля лимитов бюджета в режиме реального времени;
3. Формирование бюджетов движения денежных средств и доходов и расходов в разрезе аналитик с автоматическим заполнением цен номенклатуры;
4. Отказ от ручного труда в сборе фактических данных для формировании управленческой отчетности для руководства;
5. Контроль финансового результата по каждому ЦФО и в целом по компании в режиме реального времени.

Ситуация до внедрения

ОАО "Санаторий "Магадан" — санаторно-курортный комплекс, расположенный в живописном поселке Лоо города Сочи, на побережье Чёрного моря. Санаторий известен длительной историей работы и входит в официальный перечень ведущих здравниц региона, предлагая современные медико-оздоровительные программы и комфортные условия проживания. Комплекс занимает большую территорию, утопающую в субтропической зелени, и способен одновременно принимать существенное количество гостей. Сегодня учреждение ориентируется на семейный, индивидуальный и корпоративный отдых, поддерживая высокий уровень медицинских и сервисных услуг. До проекта использовалась учетная система 1С:Бухгалтерия КОРП, в которой велся регламентированный учет.

• Казначейство

Счета на оплату не согласовывались. Не было контроля выполнения бюджета движения денежных средств. Платежные поручения заводились вручную в учетной системе 1С:Бухгалтерия КОРП и отправляли в оплату с помощью Директ-банка.

• Бюджетирование
• Бюджеты

Сбор планов по бюджетам доходов и расходов на очередной год в компании осуществлялся с помощью рассылки участникам процесса электронных писем с прикрепленной Excel-формой. Руководители подразделений заполняли и возвращали эти формы в том же формате. Сводный бюджет компании формировался вручную путем копирования данных, что занимало около 5 рабочих дней. Ежемесячно пересматривались бюджетные показатели: формировались месячные бюджеты продаж по путевкам, платным услугам и операционный бюджет затрат.

• Фактические данные

Фактические данные по продажам путевок и койко-дней получали из СПК "Здравница". Экономисты вручную выгружали "Отчет по койко-дням", чтобы определить фактическое число проживающих, по видам путевок (например: "ДМС", "Льготы", "Турфирмы", "СВО", "Предприятия", прямые продажи) и занятые койко-дни. Данные о медицинских услугах также собирались вручную из СПК "Здравница", отдельно формировался "Сводный отчет по кассе" по оплаченным процедурам: лечебные ванны, массажи, физиотерапия. При этом справочник медицинских услуг СПК "Здравница" не был сопоставлен со статьями доходов в 1С:Бухгалтерия КОРП. На консолидацию данных уходило около 3 рабочих дней ежемесячно. Постоянно присутствовал риск ошибок переноса, а руководство получало отчеты с опозданием и не имело актуальной информации о прибыльности каждого направления.

Уникальность и инновационность проекта

В проекте участвуют 14 центров финансовой ответственности (ЦФО). Проект включает моделирование процессов верхнего уровня, детальную настройку НСИ бюджетирования, внедрение функционала блоков "Казначейство" и "Бюджетирование".

Внедрена комплексная система бюджетирования и казначейства на базе типовых решений 1С и БИТ.ФИНАНС, автоматизированы процессы согласования заявок на расходование денежных средств и договоров, настроены правила трансляции данных из бухгалтерского учета в управленческий.

В рамках настройки казначейства реализованы маршруты согласования заявок на расходование денежных средств. Настроены алгоритмы визирования и интерактивного управления платежами через рабочее место казначея. Созданы два маршрута визирования: первый — для статей расходов "Продукты питания" и "Агентское вознаграждение", второй — для остальных статей, что связано с разным составом согласующих лиц. Заявка на расходование денежных средств проверяется на соответствие лимиту бюджета до отправки в банк.

В ходе настройки бюджетирования внедрена комплексная система бюджетного управления, охватывающая как движение денежных средств (БДДС), так и формирование финансового результата (БДР).

Сквозное планирование: Бюджеты формируются на уровне центров финансовой ответственности (ЦФО) по детализированным статьям оборотов. Для доходной части (продажи путевок, медицинские услуги) появилась возможность планирования не только в денежном, но и в натуральном выражении — например, в койко-днях, что особенно важно для санатория.

Гибкие формы бюджетов: Настроены специализированные формы для ввода бюджетных данных. Так, бюджет продаж санаторно-курортных путевок заполняется в фиксированном макете, обеспечивая удобство работы, а операционные бюджеты имеют динамические, настраиваемые структуры, меняющиеся по мере их заполнения.

План-фактный анализ: фактические данные по БДР автоматически поступают из бухгалтерского учета по настроенным правилам трансляции, а данные по продажам — из СПК "Здравница". Это позволяет в реальном времени сравнивать плановые и фактические показатели по ЦФО, статьям, типам реализации и признакам затрат.

Проект включает интеграцию с системой СПК "Здравница" для автоматизации учета санаторно-курортной деятельности.

• Учет путевок и койко-дней: система автоматически загружает данные по фактическому проживанию, распределяет выручку по видам реализации (например, "путевка с лечением", "проживание") и подсчитывает количество оказанных услуг в натуральном выражении (койко-дни). Это позволяет точно оценивать плановую выручку санатория.
• Учет медицинских и платных услуг: автоматически загружаются все оплаченные гостями процедуры. Проведена работа по сопоставлению номенклатуры "Здравницы" со статьями оборотов в 1С. Например, "Лечебное плавание в бассейне" всегда относится к статье "БП-000183", а все виды массажа — к "БП-000167". Это обеспечило консистентность данных.
• Сквозная аналитика: каждая операция (и из бухгалтерии, и из "Здравницы") получает аналитику по ЦФО (14 центров ответственности, например, "Водно-оздоровительный комплекс", "Лечебный корпус") и Проекту, что позволяет видеть финансовый результат по каждому направлению.

Получение управленческой отчетности упростилось за счет автоматического сбора данных в единой конфигурации. Отчёты содержат детальную информацию как по бухгалтерским статьям, так и по операционным данным из СПК "Здравница": выручке по типам путевок, доходам от медицинских услуг, количеству обслуженных гостей (койко-дни). Появилась возможность оперативно выявлять отклонения и быстро на них реагировать. В отчете "План-фактный анализ бюджета" стало ясно, по каким статьям возникли отклонения (например, "Продукты питания" по ЦФО "Комплекс питания") и из-за чего произошёл перерасход или образовалась экономия.

Благодаря настройке выгрузки данных из СПК "Здравница" в 1С:Бухгалтерия КОРП по путевкам и платным услугам сократилось время на формирование управленческой отчетности для руководства и устранен риск ошибок, связанных с "человеческим фактором".

Публикации о проекте

• Внедрение управленческого учета и бюджетирования в ОАО "Санаторий "Магадан" с помощью "БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет"

Результаты проекта

1. Автоматизированы процессы согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств, а также формирования платежных документов. Благодаря этому время принятия решения об оплате и подготовки платежных документов сократилось с 3 часов до 20 минут.
2. Формируется платежный календарь, позволяющий предотвращать кассовые разрывы.
3. Формирование отчетов по финансовой деятельности, которое ранее осуществлялось вручную и занимало до трёх дней (на основе данных из 1С:Бухгалтерия КОРП и СПК "Здравница"), теперь занимает всего 5 минут.
4. Повысился контроль исполнения бюджетов и качество принятия финансово-управленческих решений.

1С:Бухгалтерия КОРП :
• Бухгалтерский учет

БИТ.ФИНАНС :
• Финансовый учет
• Управленческий учет

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрение выполнено на платформе 1С:Бухгалтерия КОРП с использованием конфигурации БИТ.ФИНАНС Управленческий учет.