Цели проекта

Ключевая цель проекта – ускорить и формализовать процесс закрытия месяца в "1С:ERP Управление предприятием" (прим.: далее по тексту – 1С:ERP), чтобы финансовая служба могла в сжатые сроки проверить качество учетных данных и подготовить отчетность для собственника без постоянного возврата к уже закрытым периодам.

Бизнес-цели проекта:

1. Обеспечить подготовку отчетности собственнику в жестко ограниченные сроки.
2. Сократить длительность ручных проверок при закрытии месяца.
3. Повысить качество учетных данных до формирования управленческой и МСФО-отчетности.
4. Снизить риск корректировок после закрытия периода.
5. Сделать процесс закрытия месяца управляемым и прозрачным для финансового директора и главного бухгалтера.
6. Снизить зависимость от отдельных сотрудников, чтобы не только они знали порядок проверок и особенности закрытия.
7. Создать основу для дальнейшего расширения контрольных процедур закрытия месяца.

Проектные задачи:

1. Описать регламент закрытия месяца: этапы, сроки, ответственных и перечень контрольных проверок.
2. Перевести методику проверок из ручного формата в алгоритмы автоматизированного контроля.
3. Реализовать АРМ главного бухгалтера для запуска проверок из единого интерфейса.
4. Автоматизировать базовые бухгалтерские проверки закрытия счетов.
5. Реализовать проверки сопоставления данных разных уровней учета: оперативного, управленческого, бухгалтерского, налогового.
6. Обеспечить отображение результатов проверок в понятном формате: успешно пройдено/есть отклонение.
7. Добавить возможность перехода из проверки к расшифровке и отчету по выявленному отклонению.
8. Разделить проверки по очередям с учетом критичности для отчетности собственнику и регламентированного учета.
9. Создать чек-лист закрытия месяца и механизм ежедневного контроля статуса.
10. Сформировать базу знаний по процедурам закрытия, типовым ошибкам и способам их исправления.

Ситуация до внедрения

"ОПУС ТД" – один из лидеров российского рынка напольных покрытий и федеральный дистрибьютор с более чем 30-летней историей. Компания развивает портфель брендов, в том числе эксклюзивных, и поставляет широкий ассортимент покрытий: ламинат, линолеум, LVT, ковролин, искусственную траву и сопутствующие материалы. "ОПУС ТД" работает с крупными клиентами и развивает складскую сеть в разных регионах России и Казахстана.

До проекта закрытие месяца было одним из наиболее напряженных процессов для бухгалтерской и финансовой службы. В начале месяца у команды было ограниченное окно – несколько рабочих дней, – чтобы завершить проверку данных, закрыть учет и подготовить отчетность для собственника по международным стандартам.

Проблема в том, что часть данных появляется только в конце месяца: после расчета себестоимости, закрытия расходов, загрузки данных из смежных систем и выполнения регламентных операций. Поэтому значительную часть проверок невозможно было полноценно провести заранее в течение месяца.

Закрытие месяца включает несколько контуров: оперативный учет, РСБУ, налоговый учет, международный учет и внутреннюю управленческую отчетность. В рамках регламента были выделены контрольные точки: перенос данных из смежных систем, внесение данных по заработной плате, закрытие периода для внесения данных, выполнение контрольных проверок, отражение данных в международном учете и подготовка отчетности внутри компании.

При этом уже на 3-й рабочий день требовалось закрыть период для внесения данных и выполнить ключевые операции по оперативному и регламентированному учету.

К 5-му рабочему дню необходимо было подготовить данные международного учета и внутреннюю управленческую отчетность. После этого начинался этап более детальной проверки РСБУ и налогового учета.

Бухгалтерская служба заказчика имела сильную внутреннюю методологию. Для закрытия месяца был сформирован перечень проверок – около 30 контрольных процедур. По каждой проверке был понятен алгоритм: какой отчет сформировать, какие данные посмотреть, какие расхождения найти и как действовать при отклонениях.

Но на практике эти проверки требовали большого объема ручной работы. Бухгалтеры последовательно формировали отчеты, анализировали обороты по счетам, сравнивали данные, искали отклонения, исправляли ошибки и повторно выполняли проверки. В условиях жесткого дедлайна сотрудники успевали проверить только наиболее критичные участки, а часть исправлений могла переноситься на более поздние периоды.

Главный риск заключался не только в трудозатратах. После закрытия периода возвращаться к нему нежелательно: изменение данных в прошлом периоде влияет на уже сформированную отчетность и требует дополнительных корректировок. Поэтому заказчику был нужен инструмент, который позволит быстрее находить причины расхождений до финальной подготовки отчетности.

Дополнительной сложностью было то, что регламентированный учет в 1С:ERP формируется на основе нескольких связанных уровней данных: первичных документов, оперативного учета, управленческих регистров, расчетов себестоимости, бухгалтерского и налогового учета. Если ошибка возникает на нижнем уровне, простая корректировка итоговой цифры в регламентированном учете не решает проблему полностью: в следующем месяце расхождение может повториться.

Уникальность и инновационность проекта

Решение

Проект начался с методологической работы. Команда совместно с заказчиком описала технологию закрытия месяца: какие действия выполняются в каждый день закрытия, кто отвечает за подготовку данных, какие проверки должны быть выполнены до передачи отчетности собственнику и какие отклонения требуют дополнительного внимания.

Регламент охватил не только работу бухгалтерии. Перед началом бухгалтерских проверок сотрудник IT выполняет техническую часть закрытия: регламентные операции, пересчеты и подготовку данных в системе. Затем бухгалтерия проводит контроль учетных данных, а финансовая служба использует подготовленные данные для формирования отчетности по МСФО и отчетности для собственника. Таким образом, в регламенте была упорядочена работа сразу трех служб: IT, бухгалтерии и финансового блока.

Также в регламенте были зафиксированы задачи процесса: выполнить регламентные процедуры для расчета итоговых показателей в 1С:ERP до конца и без ошибок, вовремя сформировать отчетность, получить корректные данные для управленческих решений, сделать закрытие периода понятным и управляемым, распределить обязанности и закрепить ответственность за сотрудниками.

Процесс закрытия был разделен на четыре этапа:

Первый этап – работа в течение отчетного месяца. На этом этапе выполняются регулярные проверки корректности данных, контролируется отражение документов в регламентированном учете, проверяются банковские документы, затраты и сверки с контрагентами.

Второй этап – подготовка к закрытию, начиная с 23-го числа отчетного месяца. Здесь выполняется предварительное закрытие на предварительных данных, чтобы заранее выявить критические ошибки и не переносить весь объем проблем на первые дни следующего месяца.

Третий этап – закрытие месяца для целей внутренней управленческой отчетности. Он выполняется в первые 5 рабочих дней следующего месяца и включает финальные правки, перенос данных из смежных систем, внесение данных по заработной плате, закрытие периода на редактирование, контрольные проверки, отражение данных в международном учете и формирование отчетности внутри компании.

Четвертый этап – закрытие месяца для целей РСБУ и налоговой отчетности. Он включает внесение документов, поступивших после закрытия периода для внутренней отчетности, контрольные процедуры, исправление ошибок и подготовку данных для внешней отчетности.

Выполняемый вручную специалистами заказчика процесс был превращен в управляемый регламент. Финансовый директор и главный бухгалтер получили структуру контроля: что должно быть сделано в первый день, какие операции проверяются на следующем этапе, какие данные готовы к передаче в отчетность и где есть риск задержки.

На основе регламента был разработан АРМ главного бухгалтера. Инструмент автоматически выполняет набор проверок по данным 1С:ERP и отображает результат в едином интерфейсе. Пользователь указывает период и организацию, выбирает нужный режим проверки – для срочного закрытия на 4-й рабочий день или для расширенного контроля в период с 6-го по 20-й рабочий день – и получает список проверок с понятным индикатором: зеленый статус означает, что проверка пройдена, красный – что требуется внимание бухгалтера.

Если проверка не пройдена, АРМ показывает таблицу отклонений: счет, контрагента, номенклатуру, документ, сумму, расхождение или другой показатель в зависимости от типа контроля. Это позволяет бухгалтеру сразу перейти к проблемной зоне, а не искать ее вручную через несколько отчетов.

АРМ работает не только с данными регламентированного учета. В 1С:ERP итоговые показатели формируются на основе более глубоких слоев данных: первичных документов, оперативного учета, управленческих регистров, расчетов себестоимости и других операций.

Поэтому часть проверок была построена так, чтобы сопоставлять данные разных уровней и находить причину расхождения не только "на поверхности", но и в исходных данных, из которых формируется учет.

Это важно для качества исправлений. Если корректировать только итоговую цифру в регламентированном учете, ошибка может повториться в следующем месяце, потому что исходные данные останутся некорректными. АРМ помогает бухгалтеру увидеть, на каком уровне возникло расхождение, и устранить его причину.

Проверки были разделены на две очереди. Первая очередь включила наиболее критичные процедуры, которые необходимо выполнить в начале месяца до подготовки отчетности собственнику. Вторая очередь расширила контроль и включила проверки, влияющие на качество регламентированного учета, налогов и последующей бухгалтерской отчетности.

В первую очередь вошли 12 проверок, ориентированных на срочное закрытие и подготовку данных для внутренней управленческой отчетности и отчетности собственнику. Во вторую очередь вошли 25 проверок для более глубокого контроля РСБУ, налогового учета и участков, влияющих на последующую бухгалтерскую отчетность. Такое разделение позволило не перегружать пользователей всем набором контрольных процедур в первые дни месяца и выстроить работу в соответствии с реальным календарем закрытия.

В АРМ вошли разные типы проверок:

1. Базовые бухгалтерские проверки. Например, контроль закрытия счетов 20, 25, 26, 44 и счетов учета дополнительных расходов. Раньше бухгалтеру нужно было последовательно формировать оборотно-сальдовые ведомости и проверять наличие остатков. Теперь АРМ сам показывает, есть ли остатки на счетах, которые должны быть закрыты.
2. Проверки распределения расходов. Например, контроль остатков по регистру прочих расходов и счетам, где могут оставаться недораспределенные расходы. Если отклонение есть, пользователь переходит в расшифровку и видит, по каким статьям, объектам или документам возник остаток.
3. Проверки основных средств и амортизации. АРМ позволяет контролировать отражение расходов по амортизации и сопоставлять данные в разных контурах учета.
4. Проверки сопоставления оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Такие проверки помогают выявлять ситуации, когда данные на разных уровнях начинают расходиться и в регламентированном учете появляется не та сумма, которую ожидает бухгалтер.
5. Технические проверки отражения документов. Например, ситуации, когда в регламентированном учете отразилось количество, но не отразилась сумма, или наоборот. Такие ошибки сложно выявлять вручную: для этого нужно формировать отчеты, накладывать фильтры и последовательно проверять данные. АРМ автоматически подсвечивает подобные случаи.
6. Проверки НДС, валютных операций, резервов, аренды и ТМЦ. Во второй очереди были добавлены более глубокие контрольные процедуры, которые помогают выявлять ошибки на участках, влияющих на РСБУ, налоговый учет и последующую отчетность.

Отдельной особенностью стало то, что АРМ был настроен под учетную политику и реальные процессы заказчика. Часть проверок является универсальной и понятной любой бухгалтерской службе, например, контроль закрытия счетов. Но часть алгоритмов была разработана именно под настройки учета компании-заказчика.

После запуска первой очереди пользователи некоторое время параллельно проверяли данные привычными отчетами, чтобы убедиться в корректности результатов АРМ. Постепенно инструмент получил доверие бухгалтерской службы и стал основным способом контроля при закрытии месяца.

Особенности проекта

1. Регламент закрытия месяца с ежедневным контролем статуса

Проект включал разработку регламента закрытия месяца, в котором были описаны этапы, сроки, ответственные и контрольные точки процесса. Регламент позволил сделать закрытие месяца управляемой последовательностью действий.

На каждое закрытие месяца формируется чек-лист. Ответственные сотрудники ежедневно фиксируют в нем статус работ: что должно быть выполнено по плану, что сделано фактически, где есть отклонение и по какой причине. Ежедневные отчеты по чек-листу размещаются в корпоративном канале, что делает состояние закрытия прозрачным для участников процесса и руководства.

Благодаря этому финансовый директор и главный бухгалтер получили инструмент управленческого контроля: они могут видеть не только итоговый факт закрытия месяца, но и промежуточное состояние процесса по дням.

2. База знаний и накопление опыта по ошибкам закрытия

В рамках технологии закрытия месяца была предусмотрена база знаний по процедурам закрытия. В нее входят описания проверок, инструкции по использованию обработок и отчетов, перечень часто возникающих ошибок и порядок их исправления.

Если при закрытии месяца возникает новая ошибка, ответственный сотрудник фиксирует ее в чек-листе. После исправления информация переносится в базу знаний: что произошло, как была выявлена ошибка и каким способом ее устранили.

Такой подход позволяет компании не терять накопленный опыт. Повторяющиеся ошибки быстрее распознаются, новые сотрудники могут опираться не только на помощь коллег, но и на формализованную базу знаний, а процесс закрытия становится менее зависимым от конкретных экспертов.

В первые два месяца количество фиксируемых ошибок составляло 10-20 шт, на третий месяц работы стало менее 10, на текущий момент, после полугода работы с АРМ количество фиксируемы новых (ранее не разобранных) ошибок составляет 1-3 шт.

3. Разделение проверок по срочности и назначению

АРМ был построен с учетом реального календаря закрытия месяца. Проверки разделены на два режима.

Первый режим ориентирован на срочное закрытие в первые рабочие дни месяца. Он помогает быстро проверить данные, необходимые для подготовки внутренней управленческой отчетности и отчетности собственнику.

Второй режим используется в период с 6-го по 20-й рабочий день. Он предназначен для более глубокой проверки регламентированного и налогового учета: НДС, курсовых разниц, резервов, аренды, остатков по ТМЦ, корректности отражения документов и других участков, влияющих на РСБУ и налоговую отчетность.

Такое разделение позволило не перегружать пользователей всеми проверками одновременно. В первые дни месяца бухгалтерия фокусируется на критичных контрольных точках, а после подготовки внутренней отчетности переходит к более детальной проверке данных.

4. Автоматизация сложных контрольных процедур

Во второй очереди АРМ были добавлены проверки, которые сложно и трудоемко выполнять вручную. Они затрагивают участки учета, где ошибки могут быть неочевидны, но существенно влияют на качество РСБУ, налогового учета и отчетности.

В частности, были автоматизированы проверки:

• корректности валютных остатков и курсовых разниц;
• некорректных сумм и количества по счетам учета ТМЦ;
• правильности формирования НДС по отдельным участкам учета;
• блока аренды;
• авансового НДС по предоплатам;
• отрицательных остатков и товаров в пути;
• дублей резервов;
• корректности отражения операций по заработной плате и резервам отпусков;
• сопоставления данных регламентированного учета с регистрами и расчетными отчетами.

Для каждой проверки АРМ не только показывает факт ошибки, но и выводит расшифровку отклонений. Это сокращает время на диагностику и помогает бухгалтерии быстрее перейти от поиска проблемы к ее исправлению.

5. Контроль данных для разных видов отчетности

Процесс закрытия месяца охватывает не только РСБУ и налоговый учет, но и подготовку данных для международной отчетности. В регламенте были описаны контрольные процедуры по ключевым участкам: сырье, готовая продукция, себестоимость, выручка, затраты, резервы, основные средства, курсовые разницы, денежные средства и управленческие отчеты.

6. Снижение зависимости от отдельных сотрудников

До проекта значительная часть знаний о закрытии месяца была сосредоточена у конкретных специалистов. Они знали, какие проверки нужно выполнить, где искать отклонения, какие отчеты сформировать и как понять причину ошибки.

После разработки регламента, базы знаний и АРМ эта логика стала частью системы. Новый или замещающий сотрудник может ориентироваться на регламент, чек-лист и результаты автоматизированных проверок, а не только на личный опыт коллег. Это снижает кадровые риски и делает процесс закрытия месяца более устойчивым.

7. Рост компетенций бухгалтерской и ИТ-команды

В ходе проекта бухгалтерская служба глубже погрузилась в логику формирования данных в 1С:ERP. Для корректного закрытия месяца оказалось важно понимать не только регламентированный учет, но и данные оперативного и управленческого контуров, из которых формируются итоговые показатели.

Проект помог преодолеть разрыв между бухгалтерией, управленческим учетом и IT-командой. Пользователи стали лучше понимать, откуда берутся расхождения, а IT-специалисты заказчика – какие проверки критичны для учета и отчетности.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

• Создана технология закрытия месяца.
• Разработан АРМ главного бухгалтера для автоматизированной проверки учета.
• Процесс закрытия месяца стал управляемым по этапам и срокам.
• Финансовый директор получил прозрачность статуса закрытия.
• Автоматизирована значительная часть ручных проверок.
• Сокращено время на поиск расхождений при закрытии месяца.
• Время на формирование данных для проверок и их анализ сократилось с 2 рабочих дней до 2–3 часов работы в АРМ.
• Повышено качество данных перед подготовкой отчетности собственнику.
• Усилен контроль данных на разных уровнях учета.
• АРМ поддерживает два режима контроля.
• Автоматизированы сложные проверки РСБУ и налогового учета.
• Главный бухгалтер получил инструмент контроля работы команды.
• Сформирована база знаний по закрытию месяца.
• Снижена зависимость от отдельных экспертов.
• Бухгалтерская служба стала глубже понимать логику формирования данных в 1С:ERP.
• Создана база для дальнейшего развития контроля закрытия месяца.

"Закрытие месяца для нас – это процесс с жесткими сроками и большим объемом данных. Ежемесячно через учетный контур проходит от 60 до 100 тысяч первичных документов, при этом данные для отчетности собственнику необходимо подготовить уже к 5-му рабочему дню. Раньше значительная часть времени уходила на ручное формирование отчетов, поиск расхождений и повторные проверки.
Совместно с командой assino мы формализовали технологию закрытия месяца и реализовали АРМ главного бухгалтера. Теперь проверки собраны в одном инструменте, разделены по срочности и показывают не только факт ошибки, но и расшифровку отклонений. Это позволило сократить время на формирование данных и первичный анализ с двух рабочих дней до 2–3 часов, а сам процесс закрытия стал более прозрачным для бухгалтерии, финансовой службы и IT".

1С:ERP Управление предприятием :
• Управленческий учет
• Регламентированный учет
• МСФО

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедренные и доработанные решения:

• "1С:ERP Управление предприятием", ред. 2.5.22.170
• АРМ главного бухгалтера
• Регламент / технология закрытия месяца
• Чек-лист закрытия месяца
• База знаний по процедурам закрытия
• Автоматизированные проверки учетных данных

Методологический контур:

• регламент закрытия месяца;
• четыре этапа закрытия месяца;
• контрольные точки по рабочим дням;
• чек-лист закрытия месяца;
• ежедневная фиксация статуса закрытия;
• база знаний по процедурам закрытия;
• реестр типовых ошибок и способов исправления;
• корпоративный канал MS Teams для координации процесса.

Функциональный контур АРМ:

• режим проверок для срочного закрытия;
• режим проверок для периода 6–20-й рабочий день;
• индикаторы статуса проверок;
• расшифровки отклонений;
• переход к проблемным данным;
• автоматизированные проверки по данным регламентированного учета;
• сопоставление данных разных уровней учета;
• проверки участков, влияющих на РСБУ, налоговый учет и международную отчетность.

Автоматизированные участки контроля:

• закрытие счетов 20, 25, 26, 44;
• контроль распределения расходов;
• контроль остатков по счетам;
• проверка отражения амортизации;
• сопоставление данных бухгалтерского, налогового, управленческого и оперативного учета;
• проверка отражения движений в регламентированном учете;
• выявление ситуаций, когда отражено количество без суммы или сумма без количества;
• контроль отрицательных остатков;
• контроль остатков и оборотов по ТМЦ;
• НДС по авансам и отдельным операциям;
• блок аренды;
• валютные остатки и курсовые разницы;
• резервы;
• операции по заработной плате;
• товары в пути;
• счета 90 и 91;
• контроль данных для международной отчетности.

Масштаб учетного процесса:

• от 60 до 100 тыс. первичных документов в месяц;
• более 300 сотрудников в бухгалтерском контуре;
• подготовка данных для МСФО и отчетности собственнику – к 5-му рабочему дню;
• полная проверка РСБУ – к 20-му календарному дню;
• 12 проверок в первой очереди АРМ;
• 25 проверок во второй очереди АРМ;
• сокращение времени на формирование данных и анализ проверок с 2 рабочих дней до 2–3 часов.