Цели проекта

• сократить время на подготовку платежей и отчетности;
• исключить ошибки, связанные с человеческим фактором, при планировании и исполнении бюджетов;
• автоматизировать процесс согласования платежей;
• обеспечить точный и оперативный контроль над денежными потоками;
• повысить прозрачность и безопасность финансовых операций;
• автоматизировать формирование реестра платежей;
• автоматизировать прогнозирование платежей;
• автоматизировать сбор план-фактной отчетности.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Центр корпоративной медицины" — медицинский холдинг, предоставляющий услуги в области охраны здоровья в России, странах СНГ, Центральной и Юго-Восточной Азии. Компания обеспечивает медицинское обслуживание на удаленных промышленных объектах, включая морские платформы, районы Крайнего Севера и Арктики, организует здравпункты "под ключ", лицензирует их, оснащает оборудованием и медикаментами, подбирает и обучает медицинский персонал.

До старта проекта финансовые процессы в холдинге строились на Excel и бумажных согласованиях. Это приводило к ошибкам ввода данных, задержкам в согласовании платежей, отсутствию централизованного доступа к информации, долгому сбору фактических данных и риску нецелевого расходования средств. При росте нагрузки на финансовый блок такой подход перестал обеспечивать нужную скорость, прозрачность и управляемость.

Компании требовался единый цифровой контур для казначейства и бюджетирования, который позволил бы автоматизировать планирование и исполнение бюджета движения денежных средств, сократить ручные операции, повысить качество финансовых данных и ускорить работу финансовой службы.

Уникальность и инновационность проекта

Проект решал не одну локальную задачу согласования платежей, а комплексно перестраивал финансовое управление медицинского холдинга. В новой системе нужно было объединить процессы казначейства, бюджетирования, план-фактного анализа и контроля договорных обязательств, при этом сохранить удобство работы для пользователей и обеспечить прозрачность движения денежных средств в режиме, близком к реальному времени.

Дополнительную сложность проекту придавали несколько факторов: низкая инициатива части конечных пользователей, необходимость настройки сложных многоуровневых маршрутов согласования заявок на оплату и лимитов по бюджету, а также интеграция с существующими информационными системами компании. Для успешного запуска команда выстроила регулярные коммуникации, еженедельную отчетность по проекту и обеспечила очное присутствие специалистов на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Ключевая ценность проекта — в сочетании автоматизации казначейства и бюджетирования с управленческими механизмами контроля. В системе реализованы автоматическое формирование плановых бюджетных данных на основе фактических данных прошлых периодов, автоматизированный контроль БДДС с план-фактным анализом, маршруты согласования заявок на оплату с уведомлениями инициаторов о статусе, проверка лимитов по бюджетам и контрактам, централизованное рабочее место казначея, платежные календари, аналитическая отчетность и автоматизированный контроль платежных документов для исключения нецелевого расходования денежных средств.

В результате заказчик получил не просто автоматизацию отдельных операций, а управляемую финансовую систему, которая поддерживает дальнейшее развитие: с клиентом уже согласован план расширения управленческого учета и автоматизации управленческого баланса.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Бухгалтерия" в ООО "СибМедЦентр"

Результаты проекта

В результате внедрения "БИТ.ФИНАНС" медицинский холдинг получил единый цифровой инструмент для управления платежами, бюджетами и финансовой отчетностью. Проект позволил снизить зависимость от Excel и бумажных процессов, ускорить работу финансовой службы, повысить точность данных и усилить контроль за исполнением бюджетов и договорных обязательств.

Основные результаты проекта:

• трудозатраты на обработку данных и подготовку отчетности снижены на 30–40%;
• количество ошибок при вводе данных и согласовании платежей сокращено на 50%;
• согласование финансовых документов ускорено в 2–3 раза;
• руководство получило возможность формировать управленческую отчетность в режиме реального времени;
• расходы на бумагу, печать и сопутствующий документооборот сокращены на 60%;
• повышены прозрачность финансовых процессов, качество контроля и уровень доверия к данным;
• обеспечена интеграция с другими информационными системами холдинга и обмен данными между подразделениями в реальном времени.

Дополнительный эффект проекта заключается в том, что финансовая служба высвободила время для аналитической и управленческой работы, а система стала основой для дальнейшего развития финансового контура компании.

1С:Бухгалтерия :
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Финансовый анализ
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Консолидация данных
• Управленческий учет

БИТ.ФИНАНС :
• Казначейство
• БДДС и план-фактный анализ
• Согласование заявок на оплату
• Контроль лимитов по бюджетам и договорам
• Рабочее место казначея
• Платежный календарь
• Аналитическая отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект начался с анализа текущих процессов в холдинге и проектирования целевой модели работы. Команда "1С:Первый Бит" обследовала существующие схемы согласования и подготовки финансовых данных, после чего сформировала цифровые маршруты согласования, определила подход к автоматизированному сбору плановой и фактической информации и заложила логику последующего контроля исполнения бюджета движения денежных средств.

На этапе реализации была выполнена настройка "БИТ.ФИНАНС" для автоматизации ключевых финансовых процессов. В системе организовали автоматическое формирование плановых данных бюджета на основе фактических данных прошлых периодов, реализовали план-фактный анализ БДДС, автоматизировали управление маршрутами согласования платежей и заявок на оплату, настроили проверки лимитов по бюджетам и контрактам, а также централизовали управление платежами и кассовыми операциями, включая работу по расчетным и валютным счетам. Для оперативной работы финансовой функции было создано рабочее место казначея с инструментами мониторинга, управления оплатами и формирования платежных календарей.

Отдельный блок работ был связан с интеграцией системы в ИТ-ландшафт холдинга. Специалисты "1С:Первый Бит" настроили интеграцию "БИТ.ФИНАНС" на базе "1С:Бухгалтерия" с другими существующими системами компании, включая учет пациентов и складской учет. Это позволило обеспечить единую информационную среду и обмен данными между подразделениями в реальном времени.

После настройки решения было проведено обучение сотрудников финансовой службы, организована поддержка пользователей и сопровождение после завершения основного этапа внедрения. Такой подход позволил сократить сопротивление изменениям, ускорить адаптацию пользователей и обеспечить устойчивый переход на новую модель работы.