Цели проекта

В 2024-2025 годах ООО "НФГ" запустила проект по цифровизации финансового контура, включающий 2 этапа:

• Перестроить систему управленческого учёта, чтобы обеспечить качество и скорость получения информации для принятия решений. Данный этап призван обеспечить корректную методику сбора данных, бюджетную модель, регламенты и единые формы отчётности.
• Передать рутинные операции бухгалтерско‑финансовой службы цифровому ассистенту (роботу).

Задачи в части автоматизации финансового и управленческого учета:

1. Провести аудит и оптимизацию текущих настроек управленческого учета и системы БИТ.ФИНАНС – выявить и устранить избыточность, сложные и непрозрачные элементы учетной архитектуры.
2. Упростить и стандартизировать процессы согласования заявок и статей движения денежных средств – сделать их понятными для всех участников, уменьшив количество ошибок и задержек.
3. Автоматизировать подсистему казначейства и сбор бюджета движения денежных средств (БДДС) – обеспечить корректный и своевременный сбор финансовых данных без ручных операций.
4. Организовать полноценную интеграцию внешних источников данных – обеспечить автоматическую загрузку информации по выручке и зарплате из специализированных программ для фитнес-клубов.
5. Настроить сбор и формирование управленческой отчетности (БДР, БДДС) на регулярной основе – предоставить собственнику и управленческой команде прозрачную информацию о финансовом результате по каждому клубу и подразделению.
6. Обеспечить сопровождение и поддержку решения в соответствии со стандартами 1С – минимизировать технические риски, упростить дальнейшее развитие и обновление системы.
7. Повысить прозрачность процессов и доверие к данным среди ключевых сотрудников.

Задачи в части роботизации:

Ситуация до внедрения

Бренд World Class появился на российском рынке в 1990 году в Москве. World Class является основателем института персональных тренеров в России. В компании разработана система сертификации, которую ежегодно проходят все инструкторы сети. В состав тренерской команды клубов входят олимпийские чемпионы, чемпионы мира и Европы, мастера спорта международного класса.

"Нижегородская фитнес группа" – это региональный проект, который с 2004 года развивает сеть клубов World Class и ФизКульт в Нижнем Новгороде. Компания представляет членам клубов полный комплекс фитнес- и wellness программ, бассейны, групповой и индивидуальный тренинг, тренажерные залы, детские клубы, русскую и турецкую бани, салоны Beauty SPA, фитнес-бары и солярии.

Разнообразие подразделений в каждом из клубов объясняет разветвлённую структуру управленческого учета компании. В 2023 году компания осуществила переход на "1С:Бухгалтерия КОРП" редакции 3.0, который стал первым шагом к расширению функций учетной системы. На замену кастомизированной программы пришла объединенная конфигурация БИТ.ФИНАНС. Внедрение проводилось силами штатных сотрудников и единственным запущенным контуром стала подсистема "Казначейство".

В 2024 году компания обратилась в "1С:Первый Бит, Нижний Новгород, пл. Минина" за помощью в перезапуске системы и расширении контуров учета. Ранее проектная команда успешно завершила подобный проект в одном из подразделений холдинга, поэтому проект доверили проверенным специалистам.

Руководство компании стремилось повысить эффективность финансовой службы без увеличения штата. Поэтому в рамках проекта по цифровизации определи пул трудоемких рутинных операций, которые можно было бы передать роботу. В группу компаний входит несколько юридических лиц, каждое ведёт взаиморасчёты с большим количеством контрагентов. Например, у юрлица ООО "НФГ" порядка 2 000 контрагентов.

Уникальность и инновационность проекта

Проект уникален комплексным подходом к цифровизации финансового контура сети фитнес-клубов. Компания разработала ИТ-стратегию развития, где в рамках единой "дорожной карты" модернизировала уже работающий продукт, т.к. он перестал удовлетворять новым требованиям и уже не обеспечивал качество и скорость управления денежными ресурсами. После чего перешли на уровень выше – к роботизации.

Особенности внедрения технологий RPA на проекте:

Управленческий учёт опирается на данные бухгалтерии. Акты сверки – один из ключевых инструментов проверки корректности взаиморасчётов. Робот обеспечил операционную чистоту и полноту первичных подтверждений, сделал этот контроль массовым, регулярным и менее зависимым от людей → данные для управленческой отчётности стали более надёжными.

Проект стал примером инженерной и методологической реанимации системы управленческого учета, которая была внедрена, но не проносила ощутимой пользы. В условиях сложных регламентов, раздутых справочников и смены ключевых сотрудников удалось сохранить непрерывность процессов и вывести управленческий учет на работающий уровень с возможностью дальнейшего развития.

Публикации о проекте

• Цифровизация финансового контура сети фитнес-клубов на базе "БИТ.ФИНАНС" и "1С:Бухгалтерия КОРП"

Дополнительная информация к описанию проекта

Работа по перезапуску БИТ.ФИНАНС велась не с "чистого листа", а путем поэтапной оптимизации существующих настроек:

• Схемы согласования. Причины сложностей выявлены, проведено объяснение финансовому директору и оптимизация без радикального переписывания: чтобы не останавливать бизнес-процессы, максимально упростили взаимодействие, но структуру не "ломали".
• ЦФО и статьи. Избыточность частично "сжата" с помощью объединяющих дополнительных реквизитов. Отчет теперь строится по группам, а не по необъятному перечню.
• Внедрили сетевые заявки (закупка на множество ЦФО одной заявкой), что сильно упростило работу подразделений.
• Проведён аудит технических доработок, указаны ошибки, подготовлены рекомендации для корректной поддержки.
• Бюджет доходов и расходов (БДР) собран с нуля, текущие неработающие правила удалены. Также доработано формирование отчета на основе интеграции с фитнес-ботом и выгрузками из "1С:Зарплата и управление персоналом". Отдельным достижением здесь стала возможность разбивки зарплат по должностям/подразделениям.

Основные функции робота:

1. Определяет перечень контрагентов для сверки

Робот анализирует обороты с контрагентами за период с начала текущего года по конец предыдущего месяца. Для проверки взаиморасчётов робот формирует в 1С отчёты "Оборотно-сальдовая ведомость по счёту" по счетам 60 и 62, используя предопределённые настройки (например, Счёт – 60, Организация – НФГ ООО ). Отчёты формируются на дату запуска робота и сохраняются в формате .xlsx. На основе сохранённых файлов робот строит структуру "организация – список контрагентов", по которой дальше формируются акты сверки.

2. Автоматически формирует акты сверки в 1С

Для каждого юрлица и каждого найденного контрагента с движением:

• робот переходит в список "Акты сверки взаиморасчётов" и создаёт новый акт сверки;
• выбирает организацию и контрагента из сформированной структуры;
• заполняет период сверки;
• устанавливает параметр "Разбить по договорам";
• выбирает счета учёта расчётов: 60, 62, 66, 67, 76.07.2, 58, 76.05;
• последовательно нажимает "Заполнить", "Только по нашей организации", "Провести".

3. Проверяет доступность ЭЦП и инфраструктуры

Робот работает на выделенном компьютере. Перед отправкой документов он проверяет, подключена ли флешка с нужным ключом ЭЦП для конкретного юрлица. Если подходящий ключ ЭЦП не найден, документы по этому юрлицу не отправляются, робот фиксирует это в отчёте.

4. Отправляет акты сверки контрагентам

Робот пытается отправить сформированный акт сверки через систему ЭДО.

При успешной отправке робот переходит к следующему контрагенту. Если возникает ошибка подключения к серверам ЭДО, робот отправляет уведомление об ошибке. Если какой-либо контрагент не подключен к ЭДО и не может получить акт сверки этим способом, робот зафиксирует это в отчёте о работе и не теряя времени перейдет к работе с другим контрагентом.

5. Отчётность по работе робота

Результаты проекта

В части автоматизации финансового и управленческого учета:

1. Оптимизирована архитектура учёта и схемы согласования заявок. Устранена избыточная сложность и критические технические ошибки, процессы стали понятными и прозрачными для сотрудников. Внедрили сетевые заявки, что упростило работу подразделений при закупках на несколько клубов.
2. Уменьшено и структурировано количество ЦФО и статей движения денежных средств, тем самым повысили читабельность управленческих отчетов.
3. Автоматизирован сбор и формирование отчётов о доходах, расходах и движении денежных средств – внедрён регулярный и корректный сбор БДР и БДДС.
4. Выполнена интеграция с внешними программами ("1С:Зарплата и управление персоналом" и специализированным ПО для учета в спортивных организациях) – автоматизировано поступление данных по выручке каждого клуба и декомпозиция заработной платы по подразделениям/должностям.
5. Повышена прозрачность и доступность финансовой информации для собственника и управляющей команды — стала возможна детальная оценка финансовых результатов по месяцам и клубам, повысилось доверие к данным и процессам.
6. Минимизирован риск сбоев и усложнений при дальнейшей поддержке и обновлениях системы, соблюдены стандарты 1С, описаны корректные регламенты доработок.
7. Проект реализован в сжатые сроки: 3 месяца от обследования до результата.

Автоматизировали массовое формирование и отправку актов сверки по большому массиву контрагентов.

По оценке участников проекта, на 80-90% сократилось время, которое сотрудники тратили на рутинные операции по этому процессу (до внедрения робота: 5-7 минут на один акт, после внедрения 2,5-3 минуты, в которые входит и формирование документа, и отправка по ЭДО).

2. Перераспределение задач сотрудников.

Повысили управляемость и прозрачность блока сверок за счёт отчётности робота и обработки исключительных случаев. Освободившееся время бухгалтера теперь направлено на работу со "сложными" ситуациями по взаиморасчётам, анализ расхождений и другие задачи, требующие участия квалифицированного сотрудника.

3. Качество и управляемость процесса.

Акты сверки формируются и отправляются системно по всей группе юрлиц, по всем контрагентам с движениями. Ошибки и нестандартные ситуации не блокируют работу по всем контрагентам, фиксируются в отчёте с описанием причин и становятся прозрачными для ответственных лиц. Робот работает в режиме 24/7, поэтому процесс стал воспроизводимым и независимым от человеческого фактора (отпуска, болезни, сезонные загрузки).

4. Технологическая база для дальнейшего развития роботизации финансово‑бухгалтерских процессов.

БИТ.ФИНАНС :
• Казначейство
• Бюджетирование (планирование, получение фактических данных по бюджетам, план-фактный анализ)
• Мониторинг показателей
• Консолидация

Архитектура решения и масштаб проекта

Программный продукт БИТ.ФИНАНС выполняет роль центральной учетной системы, осуществляющей сбор управленческой отчетности по разным направлениям деятельности.