Цели проекта

Создание единой автоматизированной системы раздельного учета хозяйственных операций в разрезе источников финансирования и статей КОСГУ для обеспечения достоверности управленческой и регламентированной отчетности.

Обоснование цели проекта:

Раздельный учёт по источникам финансирования — ключевое требование для медицинских организаций, обеспечивающее прозрачность, контроль и эффективное использование финансовых ресурсов. Особенно важен такой учёт при работе с бюджетными средствами обязательного медицинского страхования (ОМС).

При наличии нескольких источников финансирования (оказание медицинской помощи в рамках программы государственных гарантий (ОМС) и оказание платных медицинских услуг, не медицинская деятельность, медицинская организация обязана обеспечить контроль за целевым использованием бюджетных средств и ведение раздельного учета расходования средств в разрезе статей классификации операций государственного управления (КОСГУ) для целей соблюдения законодательства и успешного прохождения проверок контролирующими органами (территориальные фонды ОМС, Федеральное казначейство, Счетная палата).

Раздельный учёт обеспечивает прозрачность финансовых потоков, что важно для внутреннего и внешнего аудита, а также для государственных органов контроля.

Нарушения раздельного учета, нецелевое использование бюджетных средств, отсутствие принципов долевого деления расходов могут привести к полному возврату средств в бюджет с уплатой штрафа в размере 10% от общей суммы и другим санкциям. К примеру, в рамках компании АО "К 31 Сити" риски составляют более 1,7 миллиардов рублей за каждый календарный год.

Ситуация до внедрения

Необходимость раздельного учета обусловлена Федеральным законодательством об обязательном медицинском страховании.

Доли расходов по этим направлениям регламентируются тарифным соглашением, судебной практикой, внутренними нормативно-правовыми актами.

Существующая учетная система (1С:ERP Управление предприятием) не позволяла в полной мере вести аналитику по статьям КОСГУ, что было критически важно для:

• Прозрачности финансовых потоков: невозможность увидеть структуру расходов по ОМС и КМЦ в разрезе утвержденных статей.
• Трудоемкости отчетности: данные для управленческой и регламентированной отчетности собирались вручную, с высоким риском ошибок.
• Контроля взаиморасчетов: отсутствовала возможность автоматически распределять поступления и списания денежных средств по соответствующим статьям КОСГУ, что приводило к разрывам в учете.

До внедрения проекта в целях соблюдения законодательства медицинская организация вела раздельные банковские счета по ОМС и по коммерческой деятельности. При этом, присвоение обязательных аналитик производилось сотрудниками вручную по каждой операции поступления и расходования средств.

Осуществлялся ручной контроль за соответствием каждой номенклатурной позиции и соответствующей ей КОСГУ принципам целевого расходования.

Выполнялось ручное разделение заказов и создание нескольких заявок на оплату для оплаты одного счета для соблюдения долевого принципа и исключения расходов, не относящихся к ОМС.

Ситуация до внедрения представлена в виде схемы на рисунке.

Уникальность и инновационность проекта

Проект автоматизации раздельного учета по источникам финансирования и статьям КОСГУ обладает рядом уникальных характеристик, которые выделяют его среди типовых внедрений и делают его инновационным.

1. Отраслевая специфика и сложность учета в здравоохранении

• Уникальность: большинство промышленных предприятий не сталкиваются с необходимостью разделять каждую хозяйственную операцию (от закупки канцтоваров до сложного медицинского оборудования) по двум параллельным, но разнородным направлениям (ОМС и КМЦ) с разными источниками финансирования и требованиями к отчетности.
• Почему это важно: необходимость соблюдать законодательство РФ в части учета средств в разрезе аналитик Госбюджета (КОСГУ), а также законодательства ОМС (ПГГ-тарифное соглашение), поставила задачу перед клиникой создать новую подсистему управленческого учета

2. Комплексный подход: "от документа до регистра"

• Уникальность: в отличие от фрагментарных решений, где КОСГУ добавляется только в несколько ключевых документов, наш проект охватил более 15 видов документов, включая такие сложные, как "Корректировка задолженности", "Взаимозачет", "Отражение зарплаты в фин.учете". Был разработан специализированный регистр накопления, который стал единым источником данных по остаткам и оборотам в разрезе КОСГУ.
• Почему это важно: только такой комплексный подход гарантирует 100% достоверность данных. Разрыв аналитики на любом из этапов (например, только в документах закупки, но не в документах оплаты) сводит на нет весь смысл раздельного учета. Наше решение исключает эти разрывы.

3. Интеллектуальная автоматизация и бизнес-правила

• Уникальность: реализована многоуровневая логика автоматического определения статьи КОСГУ:

Приоритет 1: Значение, указанное в карточке договора для конкретной номенклатуры.

Приоритет 2: Значение, заданное для вида номенклатуры (если в договоре не указано).

Приоритет 3: Подстановка "Технической статьи" как fallback-значения. Это позволяет гибко настраивать правила как на уровне отдельных договоров, так и на уровне справочников, без необходимости доработки конфигурации.

• Почему это важно: система сама "понимает", какую статью КОСГУ подставить, основываясь на бизнес-контексте. Это минимизирует человеческий фактор и ускоряет работу, так как пользователю не нужно вручную выбирать статью в каждом документе.

4. Инструмент для экономиста (АРМ корректировки) как "защита от нештатных ситуаций"

• Уникальность: создан специализированный АРМ, который позволяет экономистам ОМС вносить корректировки в регистр КОСГУ постфактум. Это решает проблему "что делать, если данные уже введены, но статья КОСГУ не проставлена или или предмет договора отнесен к не верной КОСГУ.
• Почему это важно: в любом реальном бизнес-процессе возникают ошибки или нестандартные ситуации. Наличие легального и контролируемого инструмента для их исправления (с автоматическим формированием сторнирующих записей. Система становится устойчивой к "человеческому фактору".

5. Масштаб и значимость для медицинской отрасли

• Уникальность: АО "К 31 Сити", входящий в группу компаний "МедИнвестГрупп" — один из лидеров частной медицины в России. Проект был реализован в сжатые сроки (активная фаза ~6 месяцев) силами внутренней ИТ-команды.
• Почему это важно: успешный опыт автоматизации раздельного учета может и должен быть тиражирован на другие частные клиники и медицинские центры, работающие в системе ОМС. Это вклад в развитие всей отрасли и повышение прозрачности финансовых потоков в здравоохранении

Результаты проекта

1. Обеспечение прозрачности и подотчётности

Аналитики КОСГУ в документах устанавливаются автоматически в соответствии с утвержденными справочниками, что минимизирует ошибки ручного ввода и облегчает процесс обучения сотрудников, а также приводит к единообразию учета.

2. Гарантия целевого использования средств и повышение эффективности управления расходами

Переход на согласование заказов, контроль соответствия номенклатуры заказа номенклатуре договора (которая уже проверена и утверждена экономистом ОМС), не даст ошибиться в определении целевого и не целевого расхода, а также определяет источник оплаты заказа до его реализации, что важно при планировании расходов для принятия оперативных и обоснованных управленческих решений.

Возможность установки аналитики КОСГУ и драйверов попозиционно к каждой номенклатурной строке позволяет формировать только один заказ, не дробя его в угоду принципам целевого расходования и соблюдения долевого распределения.

Инициатор закупки формирует заказ исходя из потребностей бизнеса, далее на этапе согласования экономистом ОМС проверяется корректность установленных статей КОСГУ и проводится подбор и установка соответствующих драйверов. А выделение в ЗРДС разных платёжных позиций с учетом долевого распределения и выделения прямого расходования обеспечивает соблюдение норм законодательства и корректность учета по источникам финансирования.

Наличие "единого окна" для ввода долей распределения и драйверов, с привязыванием драйверов к тем подразделениям, где они могут быть использованы, исключает возможность ошибки при ручном делении "на калькуляторе" каждой ЗРДС по позициям.

3. Снижение административной нагрузки

С финансиста полностью сняты обязанности по контролю соблюдения долевого расходования средств.

Ежеквартальная проверка проведенных оплат, проводимая ранее в полуручном режиме с использованием таблиц excel, на данный момент переведена в проверку системных отчетов в 1С, утверждены сроки и регламент проведения внутреннего контроля. В том числе, экономистам ОМС передан функционал по проведению рекласса аналитик КОСГУ в документах самостоятельно, без участия сотрудников технической поддержки, что снижает нагрузку на оба подразделения и увеличивает скорость и качество работы экономиста ОМС.

4. Соответствие требованиям законодательства

Обеспечение полного соответствия действующему законодательству, системный контроль и не возможность установки счета ОМС на нецелевой расход по имеющимся аналитикам значимо повышают безопасность медицинской организации в части учета и расходования бюджетных средств.

Отчеты, отражающие план-факт по источникам финансирования и собирающие федеральную отчетность по имеющимся в системах аналитикам, позволяют значимо сократить сроки формирования отчетности. Ранее экономисту ОМС требовалось не менее четырех рабочих дней для сбора, анализа и формирования отчета. Сейчас не более трех часов с учетом корректировок, если в них есть необходимость

5. Создание основы для стратегического развития

Накопленные достоверные данные в системах позволяют не только корректно вести текущую хозяйственную деятельность и формировать достоверную отчётность по каждому источнику финансирования, но и предоставляют возможности для более глубокого анализа, расчета себестоимости в разрезе источников финансирования, формирования более точных финансовых результатов в разрезе источников финансирования и видов деятельности, дальнейшего прогнозирования и планирования развития медицинской организации.

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление закупками
• Управление финансами

Архитектура решения и масштаб проекта

Участники: рабочая группа из 12+ человек, включая представителей бизнеса (ОМС, Казначейство, Финансовый департамент) и ИТ-департамента.

Ключевая сложность: необходимость интеграции новой аналитики в существующие бизнес-процессы без остановки операционной деятельности холдинга.

Реализованные доработки (Технические детали). В ходе проекта была проведена глубокая доработка конфигурации 1С:ERP Управление предприятием и смежных систем. Основные изменения содержали 2 этапа:

Этап 1. Разделение учёта по статьям КОСГУ:

1. Добавление реквизит Статья КОСГУ в документы:

• Приобретение товаров и услуг
• Заказ поставщику (автоматическое заполнение по настроенным правилам).
• Возврат товаров поставщику (заполнение из документа-основания).
• Поступление безналичных ДС (операции "Возврат от поставщика").
• Списание безналичных ДС.
• Корректировка задолженности, Взаимозачет задолженности.
• Отражение зарплаты в фин.учете и другие.

2. Разработан регистр накопления для учёта операций в разрезе КОСГУ:

• Измерения: Аналитика учета, Объект расчетов (Заказ/Договор), Валюта, Статья КОСГУ.
• Ресурсы: Сумма.
• Реквизиты: Подразделение, Проект, Вид движения по КОСГУ (ДвижениеТоваровУслуг / ДвижениеДС).
• Регистр интегрирован с более чем 20 документами-регистраторами.

3. Автоматизация правил заполнения:

• Реализована иерархия заполнения статьи КОСГУ: значение из Номенклатуры договора (1-й приоритет) → из Вида номенклатуры (2-й приоритет) → Техническая статья (по умолчанию).
• Для документа "Поступление ДС (Возврат от поставщика)" реализован механизм подбора документов-оснований и автоматического разбиения сумм по статьям КОСГУ.

4. Разработан АРМ "Корректировка регистра КОСГУ" (в составе рабочего места "Закрытие месяца"):

• Позволяет экономистам ОМС вносить корректировочные записи в регистр для исправления ошибок или перераспределения сумм.
• Автоматически формирует сторнирующие и корректирующие движения при изменении первичных документов.

5. Настроены обмены данными:

• Организована передача статьи КОСГУ между документами 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Управление холдингом, а также при выгрузке в 1С:Документооборот

6. Полученные бизнес-эффекты

• Повышение прозрачности учета: появилась возможность в режиме реального времени анализировать структуру расходов и доходов в разрезе статей КОСГУ для ОМС и КМЦ.
• Снижение трудозатрат: автоматизация заполнения более чем в 15 видах документов сократила время работы бухгалтеров и экономистов на 30-40%. Исключен ручной ввод и связанные с ним ошибки.
• Ускорение закрытия периода: сверка оборотов по статьям КОСГУ теперь происходит автоматически через специализированный регистр, что сократило время закрытия месяца на 2-3 дня.
• Достоверность отчетности: данные для управленческой и регламентированной отчетности стали консолидированными и достоверными.
• Масштабируемость решения: разработанная архитектура (регистр + правила подстановки) легко масштабируется на новые виды деятельности и юридические лица.

Этап. 2. Разделение учёта по источникам финансирования:

1. Добавлен реквизит "Драйвер распределения расходов" и алгоритмы автозаполнения

1.1 Доработка документов расчета с контрагентами:

• Заказ поставщику: реализовано автоматическое заполнение драйвера по настроенным правилам (приоритет: Конкретная позиция> Номенклатура / Вид номенклатуры> драйвер Бизнес-направления).
• Приобретение товаров и услуг: автоматическая подстановка драйвера и долей из документа-основания ("Заказ поставщику").
• Возврат товаров поставщику, Корректировка задолженности, Взаимозачет: Заполнение драйвера с автоматическим сторнированием долей ОМС/КМЦ по документу-основанию.
• Поступление/Списание безналичных ДС (операции с поставщиками):

1.2 Доработки учетных механизмов:

• Добавлены настройки для включения/отключения механизма "Драйверов"
• Исключения согласования: реализована возможность указать склады/ЦФО, для которых проверка на заполнение драйвера не выполняется (автоматическое проведение).

2. Разработан специализированный справочник и документ управления правилами распределения расходов

Справочник "Драйверы распределения расходов":

• Хранит шаблоны распределения (Наименование, Бизнес-направление).
• Реализована версионность изменений через документы.

Документ "Установка плановой доли расходов":

• Позволяет указать конкретные проценты распределения для пар "Организация + Бизнес-направление".
• Задает период действия правил (дата "Действует с").
• Механизм "Основной драйвер" для определения приоритета при автоматическом заполнении.
• Поддержка гибкой настройки: распределение долей (КМЦ/ОМС) или "Прямые расходы", а остаток по правилам.

3. Автоматизация правил выбора и заполнения драйверов

Реализована двухуровневая иерархия подбора драйвера:

• 1-й приоритет: значение, указанное вручную в документе пользователем (Экономистом ОМС на этапе согласования заказа поставщику).
• 2-й приоритет: значение, автоматически найденное по цепочке: Номенклатура (основной драйвер) → Вид номенклатуры → Бизнес-направление (основной драйвер по умолчанию).

Интеграция с бизнес-процессами:

• на этапе согласования "Заказа поставщику" встроена проверка: если драйвер не указан — проведение документа блокируется с выводом ошибки "Укажите драйвер распределения долей".

Типизация правил:

• разработаны предопределенные драйверы "ОМС 100%" и "КМЦ 100%" для автоматического заполнения документов с прямыми расходами.

4. Разработан АРМ "Мастер настройки драйверов"

Состав АРМ (в составе рабочего места "Учет ОМС"):

• Справочник "Драйверы" (создание правил).
• Журнал документов "Установка плановой доли расходов".

Функционал: позволяет экономистам ОМС самостоятельно вести правила распределения ("на лету") без привлечения программистов.

Управление изменениями:

• При вводе нового документа с более поздней датой, автоматически закрывает предыдущие правила и переводит их статус в "Закрыт", сохраняя историю.

5. Полученные бизнес-эффекты

• Скорость формирования заказов: автоматизация заполнения драйверов сократила время создания позиций заказа менеджерами на 40%. Исключен простой в ожидании уточнения процентов.
• Снижение трудозатрат экономистов ОМС: сотрудники перестали заниматься ручным расчетом процентов и перепроверкой каждой позиции. Время на согласование одного заказа сократилось с 10 минут до 1-2 минут.
• Повышение прозрачности учета: появилась единая аналитика в разрезе Источник финансирования (ОМС/КМЦ), что позволило точно планировать расходы.
• Контроль и надежность: механизм блокировки проведения заказа без драйвера исключил "висящие" суммы нераспределенных расходов.