Цели проекта

Ситуация до внедрения

Проектный институт "Гипрокоммундортранс" (далее – "ГКДТ") - надёжный партнер для реализации сложных и масштабных проектов, предлагающий полный цикл услуг: от разработки градостроительной концепции и архитектурного облика до детального проектирования и дизайна, с применением передовых технологий, включая BIM.

За 58 лет работы "ГКДТ" спроектировал порядка шести тысяч объектов. По проектам компании построены детские сады, школы, спортивные объекты, жилые комплексы, бизнес-центры, поликлиники, больницы, дома-интернаты для пожилых людей и инвалидов, автомобильные дороги и развязки, съезды и мостовые переходы.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта состоит в преимуществах подхода к реализации проекта по принципу "расширение, а не замена".

• Ключевое достоинство в едином пространстве учёта всей компании

Благодаря объединению продуктов заявки, закупки, движение материалов по складам и объектам ведутся непосредственно в единой системе. Расчёт себестоимости проектов, план-фактный анализ и управленческая отчётность формируются на основе тех же первичных данных. Бухгалтерские проводки и налоговая отчётность создаются автоматически на основе оперативных хозяйственных операций.

• Исключены ошибки и задержки, присущие интеграциям

Нет двойного ввода - не нужно переносить данные из одной системы в другую. Операция, проведённая менеджером по проекту (например, оформление заявки), сразу видна бухгалтеру и финансовому директору. Обеспечена мгновенная актуальность данных для всех пользователей по остатку бюджета по проекту, состоянию склада или движению денежных средств. IT-отдел обслуживает одну систему, а не комплекс связанных между собой программ.

Публикации о проекте

• ОТЗЫВ о внедрении программного продукта «БИТ.Финанс» на базе «1С:Бухгалтерия 8.3» у проектного института «Гипрокоммундортранс»

Результаты проекта

БИТ.ФИНАНС :
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Финансовый анализ
• Управленческий учёт и расчёт себестоимости методом АВС

Архитектура решения и масштаб проекта

Вместо установки новых программных продуктов, используемая ранее "1С:Бухгалтерия" была функционально усилена с помощью системы "БИТ.ФИНАНС". Такой подход помог исключить необходимость сложных интеграций и создал единое информационное пространство.

Выстраивание учёта затрат по проектам

В системе "БИТ.ФИНАНС" был создан единый справочник проектов (объектов), который стал основным центром для учёта всех затрат. Все операции, такие как закупка материалов, списание их в производство, оплата субподрядчикам и начисление заработной платы для проектной команды, фиксируются с обязательным указанием проекта, на который направлены соответствующие расходы. Благодаря этому руководитель проекта и финансовый директор могут в любой момент видеть утвержденный бюджет, уже понесённые обязательства (например, по заявкам и договорам), а также фактические затраты. Такой подход обеспечивает прозрачный контроль бюджета в реальном времени и позволяет своевременно предотвращать перерасход средств.

Быстрое автоматизированное согласование заявок

Была реализована единая форма заявки, которую сотрудник заполняет, сразу указывая соответствующий проект и статью затрат. После заполнения заявка автоматически направляется по установленному маршруту согласования: сначала к руководителю подразделения, затем к руководителю проекта и финансовому директору. На каждом этапе согласующий получает информацию о том, не превышает ли заявка остаток бюджета по проекту; в случае превышения система может автоматически заблокировать такую заявку. Все участники процесса всегда осведомлены о текущем статусе заявки, а встроенные уведомления не позволяют ей "зависнуть" на каком-либо этапе согласования.

Ускорение формирования управленческой отчётности

Формирование управленческой отчётности стало происходить в 3 раза быстрее, что стало главным достижением проекта. Такой результат был достигнут благодаря аккумулированию всех финансовых и операционных данных в "БИТ.ФИНАНС", что полностью устранило необходимость ручного сбора и сверки информации из электронных таблиц и других сторонних программ. Автоматизация процесса ежемесячного закрытия затрат, распределения косвенных расходов и расчёта себестоимости проектов позволила сократить продолжительность этих процедур с нескольких дней до нескольких часов.

Новая система предлагает готовые и настраиваемые отчёты:

Теперь руководство получает ключевую управленческую отчётность уже на следующий день после закрытия периода, тогда как раньше этот процесс занимал целую неделю.

Благодаря проектному внедрению стала возможной согласованная работа разных отделов "по одному клику". Менеджер проекта создаёт заявку на материалы в том же окне "1С", с которым он уже знаком. Согласующие видят не только сумму, но и актуальный остаток бюджета проекта в реальном времени, так как данные о уже понесенных затратах находятся в системе. Бухгалтер видит согласованную заявку и на её основе одним кликом создает документ на оплату. Все проводки создаются автоматически. Кладовщик отражает поступление материалов на склад и их списание на конкретный объект. Эта операция сразу уменьшает складские остатки и формирует затраты по проекту. А финансовый директор в конце месяца одним нажатием кнопки запускает процедуру закрытия периода и немедленно получает полный комплект отчетности: P&L по компании и по проектам, ОДДС, отчёт по исполнению бюджетов и готовый дашборд.

Архитектура проекта: