Цели проекта

Цель проекта: организовать и автоматизировать процесс работы с документами в части учета и оформления страховых рисков для авиационной отрасли. Это должно способствовать повышению эффективности работы СК "Независимая страховая группа".

Ситуация до внедрения

ООО Страховая компания "Независимая страховая группа" (СК "НСГ") - один из ведущих операторов на рынке корпоративного страхования. Компания предлагает свыше 40 видов услуг страхования и перестрахования и участвует в реализации госпрограмм по обязательному страхованию промышленных предприятий. СК "НСГ" является официальным страховщиком известных форумов, выставок и фондов. В рамках социальных программ для работников корпоративных страхователей принято на страхование более 30 тысяч человек.

Стратегическое направление деятельности СК "НСГ" — обеспечение страховой защиты высокотехнологичных промышленных предприятий, в том числе страхование гражданской ответственности производителей авиационных работ и услуг.

До старта проекта обработка страховой документации и работа с информационными базами производились в сторонних программах, с использованием иностранного программного обеспечения, что вызывало риск потери данных.

Необходимо было организовать прозрачный процесс работы с документами в части оформления и учета страховых рисков для авиационной отрасли. Требовалось автоматизировать согласовательные процедуры и настроить формирование полисов по преднастроенному шаблону. Новая единая система должна была обеспечить обработку входящей документации и выпуск на основании клиентских запросов новых документов: договоров, полисов, дополнительных соглашений.

Партнером проекта автоматизации стала компания "1С-Рарус" с большим штатом сертифицированных специалистов по документообороту и опытом работы с компаниями страхового сектора.

Экспертами "1С-Рарус" спроектирована и запущена кастомизированная ECM-система на базе типовой конфигурации "1С:Документооборот 8 КОРП", ред 3.0.

Обеспечена сохранность и контроль наличия документов предприятия в единой информационной системе благодаря автоматизации учетных задач.

Автоматизированы бизнес-процессы, повысившие качество и скорость взаимодействия отделов управления и страхования рисков, в том числе авиационных:

• исполнение и контроль поручений;

• согласование и подписание полисов;.

• обработка заявок на страхование;

• согласование убытков;

• обработка договоров, в том числе договоров с экспертами;

• обработка служебных записок.

Проведено обучение сотрудников "Независимой страховой группы", оказаны консультации на этапе тестирования и запуска системы. Подготовлены инструкции для пользователей и администраторов решения.

Уникальность и инновационность проекта

1. Автоматизированы и настроены специфические бизнес-процессы по страхованию рисков

В результате изучения страховой деятельности "НСГ" произведена автоматизация процесса создания и выпуска документов. На базе "1С:Документооборот" реализована возможность создания на основании заявлений от страхователей полисов, генеральных договоров, договоров перестрахования и других документов. Каждый вид документа содержит набор только необходимых реквизитов и адаптирован специально под нужды страховой деятельности, чтобы сделать процесс документооборота быстрым и эффективным.

Отдельного внимания заслуживает реализованный процесс выпуска полисов, которые могут создаваться на основании генерального договора или заявления страхователя. При создании "На основании" полис копирует набор данных из документа-источника, из-за чего при заполнении снижается вероятность ошибок. Специфичные для полиса реквизиты вынесены на отдельную вкладку. В зависимости от типа страхового продукта и вида страхования заполненные реквизиты автоматически формируют шаблон файла полиса, который в дальнейшем отправляется страхователю.

Кроме того, при записи новой карточки полиса автоматически срабатывает метод веб-сервиса, который дублирует записанные данные в интегрированном решении "1С:Страховая компания" и возвращает номер только что созданного документа. Таким образом, пользователи при создании одной карточки в "1С:Документооборот" получают и файл полиса и документ в учетной системе, не производя для этого никаких дополнительных действий, что имеет прямой эффект на производительность труда страховых специалистов.

Процессы обработки документации унифицированы, а состав действий адаптируется под определенный документ с помощью различных условий. Постоянными исполнителями является ограниченный круг лиц, дополнительные согласующие проставляются вручную, если это необходимо. Таким образом, процесс обработки документа не усложняется длинными согласованиями и выполняется настолько быстро, насколько это возможно.

2. Создан привычный пользователям компании интерфейс

В соответствии со спецификой и нюансами работы страховой компании проведено проектирование и разработка оригинального интерфейса системы. Спроектированы и разработаны визуальные и функциональные элементы для создания и ведения учета полисов, договоров перестрахования, аддендумов (письменное дополнение к существующему договору), убытков и их взаимосвязей.

При разработке интерфейса учтены пожелания сделать дизайн, схожий с используемым ранее в компании сервисом электронных таблиц. Это упростило переход к новой системе документооборота и ускорило адаптацию пользователей.

Окно запуска программы

На странице запуска системы реализован личный кабинет пользователя, позволяющий из одного окна получать доступ к важным блокам работы.

Появилась возможность настроить начальную страницу перед тем, как начать работу с новой программой, и потом изменять состав окна приветствия в процессе работы. Для упрощенного старта работы в незнакомой программе на страницу запуска можно вынести только те объекты, с которыми пользователь будет непосредственно работать. При этом сам пользователь не будет ограничен в наборе преднастроенных функций и может в любой момент произвести индивидуальную настройку начальной страницы с помощью интерактивного интерфейса.

3. Разработан уникальный механизм связей документов

В процессе анализа работы с договорной документацией было выявлено, что пользователям необходимо взаимодействовать с большим количеством связанных друг с другом документов и регулярно перемещаться между ними без открытия дополнительных окон. Также нужно иметь доступ к обзору набора основных реквизитов.

Стандартный механизм отображения связанных документов не предоставляет подобных функций, так как требует открытия каждой карточки в отдельной форме. Реализовано динамическое обновление и отображение связанных документов в специализированной таблице на вкладке обзора документа.

Такая таблица автоматически собирает связанные документы, группирует по видам и позволяет открыть файл, не переходя в соответствующую карточку. Реквизиты отображаются в виде колонок, состав и порядок которых пользователь может настроить индивидуально для себя и для каждого вида документа. Реализованный механизм связей значительно повысил удобство навигации в привычном интерфейсе при работе в системе "1С:Документооборот".

Публикации о проекте

• rbc.ru: «1С-Рарус» автоматизировал документооборот «Независимой страховой группы»
• cnews.ru: «1С-Рарус» автоматизировал документооборот «Независимой страховой группы»
• tadviser.ru: «1С-Рарус» автоматизировал документооборот «Независимой страховой группы»
• it-world.ru: «1С-Рарус» автоматизировал документооборот «Независимой страховой группы»

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

1. Проведен анализ работы с документами на предприятии. Выработаны оптимальные регламенты обработки документов, в соответствии с которыми настроенные бизнес-процессы повысили эффективность взаимодействия сотрудников и производительность организации.

2. Реализован веб-сервис для интеграции с имеющейся учетной системой. Благодаря этому обеспечена единая точка ввода данных и автоматическая синхронизация документов, что помогает экономить временные ресурсы персонала.

3. Проведена модификация типовой конфигурации путем создания расширения для адаптации форм документов, справочников, задач и первоначальной страницы пользователя.

4. Разработан механизм автоматического создания файлов выпускаемый полисов на русском и английском языках для разных типов страховых продуктов из одной заполняемой формы по шаблону. Это сократило время выпуска документов и снизило риск возникновения ошибок из-за человеческого фактора.

5. Организован прозрачный процесс работы с документацией в части оформления и учета страховых рисков для авиационной отрасли. Это стало возможным благодаря внедрению учета версионности, контролю исполнительской дисциплины, участию рабочей группы документа в обработке, наличию жизненного цикла и истории работы с ним.

6. Обеспечен быстрый и удобный поиск по уникальным реквизитам: страховой номер и дата документа, внешний номер и дата документа, контрагент, тип продукта, тариф, общая страховая сумма, статус оплаты, дата оплаты и т.д.

Внедрение системы "1С:Документооборот" позволило СК "Независимая страховая группа" добиться следующих бизнес-выгод:

• Ускорение отчетности по исполнительской дисциплине - 50%.

• Снижение трудозатрат на поиск документов - 50%.

• Рост производительности труда при выпуске страховых документов - 65%.

• Снижение трудозатрат на выпуск полиса - 40%.

• Среднее повышение эффективности труда - 65%.

Сотрудничество "1С-Рарус" и "Независимой страховой группы" продолжается в рамках сопровождения системы. В дальнейшем планируется автоматизировать другие виды и типы продуктов страхования предприятия.

Бахарев Александр Игоревич, начальник управления ИТ, ООО СК "НСГ":

"Команда "1С-Рарус" успешно завершила в нашей страховой группе проект автоматизации документооборота. Было непросто, требовалось много усилий и терпения. Но итог оправдывает наши ожидания. Пользователи охотно используют новые инструменты для учета и оформления страховых случаев. Работа спорится, "1С:Документооборот 8 КОРП" помогает быстрее работать с документацией и улучшает работу сотрудников СК "Независимая страховая группа".

1С:Документооборот КОРП :
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами: автоматизация бизнес-процессов.
• Документооборот (ECM): делопроизводство; учет и хранение документов; учет и контроль исполнения поручений; учет договоров.
• Другие автоматизированные функции: учет иных договорных документов; обработка бизнес-процессов согласования; автозаполняемые шаблоны; учет служебных записок; учет входящей и исходящей документации; учет страховых полисов, договоров, дополнительных соглашений, аддендумов; учет убытков.

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема связей между объектами системы "1С:Документооборот"

Специфика страховой деятельности предполагает наличие множества взаимосвязанных документов. Важной задачей проекта являлась реализация логически правильной структуры связи, чтобы пользователь мог быстро перемещаться между документами по одному договору, полису, контрагенту.

Однако подобная структура связей документов сложна для ведения вручную. По результатам анализа процесса было выявлено, что операция "Создания на основании" является предпочтительной, и было решено создавать связи автоматически при записи нового документа. Таким образом, пользователи получают структурную связанность документов в системе без дополнительных трудозатрат.