- Документооборот (ECM)
Цели проекта
- Повышение эффективности взаимодействия при обмене информацией между организациями интегрированной холдинговой структуры АО "Российские космические системы".
- Внедрение инновационного подхода к организации и управлению документооборотом.
- Обеспечение контроля за оперативностью и качеством обработки корреспонденции.
- Сократить длительность согласования документов между компаниями группы.
Задачи проекта:
- создать единую систему документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП";
- унифицировать подходы обработки документов в управляющей компании и управляемых обществах.
Ситуация до внедрения
АО "Российские космические системы" разрабатывает, производит, испытывает, поставляет и эксплуатирует бортовую и наземную аппаратуру и информационные системы космического назначения. Свою деятельность осуществляет в разрезе заказов, в том числе государственных. Управление ресурсами предприятия в ходе исполнения контрактов является важнейшей задачей.
До внедрения выбранного решения процесс обмена информацией между организациями интегрированной холдинговой структуры АО "Российские космические системы" происходил путём передачи бумажных документов, электронных писем. Численность работников холдинговой структуры составляет более 5000 человек и некоторые организации располагаются на значительном территориальном удалении, что усложняет контроль процессов руководством и как следствие, снижает оперативность получения данных и исполнительскую дисциплину в целом.
Уникальность и инновационность проекта
Проект был реализован с применением гибкой методологии внедрения: переход происходил поступательно по блокам посредством организации интеграции. Охват более 10 организаций холдинговой структуры. Реализована возможность внедрения доработок в документооборот компаний холдинга.
Результаты проекта
- Обеспечение руководства достоверными данными о состоянии исполнения поручений.
- Функционирует система постановки и выполнения задач через электронный документооборот.
- Организовано единое хранилище документации с учетом связанных поручений.
- Ускорен процесс согласования документов.
- Повышение качества управления холдинговой структурой.
- Создание базы данных статистической детализированной информации о выполненных поручениях.
- На 60% увеличилась скорость обмена документами между предприятиями холдинга.
- Повысилась исполнительная дисциплина.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Документы и файлы
- Совместная работа
- Нормативно-справочная информация
- Управление процессами
Архитектура решения и масштаб проекта
Проект внедрения на 3000 рабочих мест.
Для решения проблем, описанных выше, были выбраны следующие модули "1С:Документооборот КОРП":
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Контроль исполнения поручений
- Входящая и исходящая корреспонденция
- Внутренние документы
- Учет мероприятий
- Проекты
Реализован обмен с "1С:ERP. Управление холдингом" в области договоров и проектов, что обеспечивает оперативное создание связи писем с заказами.