Цели проекта

1. Формирование единого информационного пространства (единой точки входа и хранения нормативно-правовой документации) в компании, повышение прозрачности документооборота.

2. Систематизация и упорядочение документов в электронном хранилище, наличие актуальных документов на едином ресурсе. Сокращение/отказ от бумажных носителей документов.

3. Минимизация рисков потери/повреждения документов.

4. Повышение эффективности работы сотрудников, минимизация ручной обработки документов.

5. Повышение скорости движения и обработки документов, их согласования/утверждения, поиск, оперативное получение информации.

Ситуация до внедрения

Стройпарк — это сеть DIY гипермаркетов. Работает с 1998 года и является лидером на рынке строительно-отделочных материалов в Томской области. В состав компании входят два офлайн-магазина общей площадью 21500 кв.метра, интернет-магазин, распределительный центр 8500 кв.метров и 20 сервисных услуг (дизайн интерьера, пошив штор, ЛДСП-центр и другие).

В 2023 году компания приняла решение об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, касающихся документооборота. Инструментом для реализации данного решения стала система электронного документооборота на базе 1С:документооборот.

Предварительно был проведен анализ существующей системы документооборота со следующими результатами:

• в компании ведется смешанный документооборот (электронный, бумажный).
• электронные документы хранятся в отдельных папках на ресурсе общего доступа сотрудников, либо ограниченного доступа, учитывая закрепленные права на отдельные виды документов,
• бумажный вариант документов хранится у ответственных лиц в соответствующих подразделениях компании.
• согласование/утверждение договоров, внутренних нормативных документов (ВНД), организационно-распорядительных документов (ОРД) производится, в основном, на бумажных носителях,
• сотрудники для работы использовали неактуальную базу документов,
• фиксировалась утеря, повреждение важных документов, на поиск документов тратилось большое количество времени сотрудников,
• согласование/утверждение документов занимало длительное время,
• отсутствовали унифицированные формы документов,
• был снижен фактор информационной безопасности и пр.

В целях минимизации вышеуказанных рисков компания Стройпарк обратилась к компании "1С:Первый Бит" в Томске. Предварительно был проведен сравнительный анализ поставщиков услуг по внедрению ПО 1С:Документооборот на рынке. Наиболее выгодное и полноценное предложение было представлено компанией Первый Бит, с которой и был заключен договор впоследствии. Кроме того, с данным офисом Стройпарк сотрудничает уже многие годы по иным продуктам "1С". Сотрудники зарекомендовали себя как профессионалы и специалисты высокого уровня.

Уникальность и инновационность проекта

В компании "Стройпарк" есть Департамент развития, который отвечает за построение бизнес-процессов, в том числе и по документообороту. Со стороны Стройпарка был выделенный Руководитель проекта, который совместно с командой "1С:Первого Бита" внедрял систему электронного документооборота на базе решения 1С:Документооборот КОРП.

Публикации о проекте

• Внедрение 1С:Документооборот КОПР в торговой компании "Стройпарк"

Результаты проекта

1. 1С:Документооборот КОРП внедрен в промышленную эксплуатацию в торговой компании "Стройпарк".

2. Разработано более 200 маршрутов движения документов, которые позволили реализовать корректную переадресацию документов между подразделениями и ответственными с точностью 100%.

3. На 60% повысилась скорость согласования и подписания документов.

4. На 35% увеличилась скорость работы с документами, особенно в "горячий" сезон.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрение происходило последовательно по функциональным блокам. Классического обследования не делали, так эту задачу Департамент развития Стройпарка решили самостоятельно. Расписали весь свой бизнес-процесс по работе с договорами: текущий и какой хотят видеть в программе в формате блок-схем. На данных схемах четко расписано:

• кто составляет документ;
• что должно быть в том или ином документе;
• кто согласовывает;
• на что должен обращать внимание каждый ответственный за согласование в каждом типе документа;
• дальнейшая жизнь документа в компании (куда отправляется, как и где хранится).

По данным схемам специалист "1С:Первого Бита" настраивал уже саму программу 1С:Документооборот КОРП:

• маршруты движения документов;
• шаблоны документов;
• структура хранения документов;
• права доступов.

После настройки, тестирования и ввода в эксплуатацию блока по работе с договорными документами, специалисты "1С:Первого Бита" приступили к внедрению дальнейших блоков программы.

Сейчас в программе 1С:Документооборот КОРП компания "Стройпарк" работает с различными документами:

• договора товарно-материальных ценностей;
• административно-хозяйственные договора;
• учредительные документы;
• служебные записки;
• приказы;
• инструкции;
• 20 различных договоров ОСК;
• ТОЗы;
• входящая и исходящая корреспонденция.