Цели проекта

Организация внутреннего электронного документооборота на основе 1С:Документооборот, ред. 3.0

Ситуация до внедрения

Dr. Theiss Naturwaren Rus GmbH – это успешно развивающаяся компания с мировым именем, продукция которой представлена более чем в 55 странах мира. Компания ставит высокие требования к собственному производству лекарственных средств и средств по уходу за кожей, разрабатывает их под строгим контролем качества согласно стандартам GMP и в гармонии с природой.

ООО "Др. Тайсс Натурварен Рус" (ранее ЗАО "Натусана") – это представительство немецкой фармацевтической группы компаний Dr. Theiss Naturwaren, выпускающей продукцию под всемирно известными торговыми марками: LACALUT, Долгит, Dr. Theiss, MediPharmaСosmetics.

Основная сфера продвижения продукции – оптовая торговля препаратами, парафармацевтикой, стоматологической и лечебно-профилактической продукцией в фармацевтическом канале и на рынке FMCG бытовой химии, парфюмерии по всей России.

Ранее системы внутреннего документооборота в компании не было. Для этих целей использовались разрозненные решения типа электронной почты, месенджеров и т.п., а также широко применялся бумажный документооборот. В связи с переездом основного офиса на удаленную площадку, а также широким применением удаленного формата работы сотрудников руководством компании была поставлена задача в сжатые сроки внедрить электронный документооборот внутри компании. Целевым программным продуктом был выбран 1С:Документооборот, ред. 3.0.

В качестве подрядчика была выбрана компания 1С:Первый Бит, так как был важен опыт релевантной проектной работы.

На этапе пресейла специалистами подрядчика была проведены демонстрации целевого программного продукта, а также разобраны индивидуальные кейсы, что доказало нам оптимальность предлагаемого решения.

Выработанные в рамках этапа пресейла методологические предложения экспертами, подтвердили компетентность исполнителя и способность провести проект не только по настройке и доработке функционала, но и при необходимости по консалтинговой проработке.

Специалистами 1С:Первого Бита была предложена архитектура интеграции 1С:Документооборот, ред. 3.0 с операционной системой 1С:Управление торговли, ред. 11.5 и системой внешнего электронного документооборота.

Целью проекта была организация внутреннего электронного документооборота и включение всех сотрудников компании в эти процессы.

Перед специалистами стояли следующие задачи:

• Формализовать требования заказчика в виде описания процессов
• Провести моделирования требуемых процессов в типовой конфигурации 1С:Документооборот, ред. 3.0
• Доработать конфигурацию 1С:Документооборот, ред. 3.0 по выявленным функциональным разрывам
• Осуществить интеграцию 1С:Документооборот, ред. 3.0 с 1С:Управление торговлей, ред. 11.5 и СЭД.

Проект был разделен на 2 этапа:

Уникальность и инновационность проекта

В связи с очень сжатыми сроками внедрения документооборота был выбран гибридный метод проектной работы, при котором работы по моделированию и вводу в эксплуатацию начинались по уже формализованный на тот момент требованиям к процессам документооборота, в то время как обследование по остальным процессам еще продолжалось. Это позволило существенно сократить сроки запуска документооборота.

Данные задачи решались на высоком уровне качества, так как специалисты компании 1С:Первый БИТ, реализующие проект, обладали высокой квалификацией в методологии документооборота, а также соответствующим проектным опытом.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

• В компании автоматизирован внутренний электронный документооборот. Осуществлен полный отказ документооборота за пределами 1С:Документооборот, ред. 3.0
• Решение внедрено с доработками типового функционала
• Сроки прохождения снижены более чем в 3 раза
• Трудозатраты на внутренний документооборот снижены более чем в 2 раза
• Обеспечена работа сотрудников компании с документами без посещения офиса
• Реализованы отдельные шаблонные формы документы с упрощенным процессом согласования, которые обеспечили существенное ускорение подготовки, согласования и подписания документов при сокращении трудозатрат на обработку этих документов
• Система электронного документооборота заменила классическую систему хранения бумажных и электронных документов
• Ускорено прохождение внутренней документации на 200%.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Специалистами 1С:Первого Бита была реализована архитектура интеграции 1С:Документооборот, ред. 3.0 с операционной системой 1С:Управление торговли, ред. 11.5 и системой внешнего электронного документооборота.