- Документооборот (ECM)
Цели проекта
Основная цель проекта – перевод движения документов необходимых для оформления командировок из бумажной в электронную форму, повышение эффективности и скорости обработки документов, оптимизация корпоративных бизнес-процессов.
Детализация целей проекта включает в себя следующие подзадачи:
- Оптимизация и автоматизация процессов передачи документов между подразделениями;
- Создание автоматизированных способов контроля календарных сроков необходимых для надлежащего оформления и издания приказов;
- Создание автоматизированных способов уведомления сотрудников о необходимости предоставления дополнительной информации, необходимой для оформления командировок, а также методов контроля выполнения предоставления этой информации;
- Повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания согласуемых документов;
- Создание автоматизированных способов контроля создания иных документов, необходимых для оформления командировок;
- Создание автоматизированных способов уведомления сотрудников об издании приказов, и о необходимости предоставления отчетов о командировках;
- Сокращение бумажного документооборота;
- Исключение потери документов;
- Создания предпосылок для дальнейшего развития процесса в сторону интеграции электронного документооборота, учета кадров и финансово-хозяйственной деятельности;
Для реализации основной цели проекта было необходимо создание единой системы обработки и хранения документов на базе "1С:Документооборот" (далее - 1С:ДО) и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" (далее - 1С:БГУ).
В рамках проекта требовалось обеспечить автоматизацию следующих процессов:
- Интеграция между 1С:ДО и 1С:БГУ;
- Создание адаптивного маршрута согласования документов, в котором учитывается структура организации, уровни подчиненности, отраслевая принадлежность сотрудников, цели командирования;
- Контроль прохождения согласований;
- Контроль полноты предоставляемых сведений;
- Создание проектов приказов о направлении в командировку;
- Передача документов между подразделениями.
Задачи проекта:
- Формирование схем процессов обработки документов в логике передачи информации в отдел кадров;
- Проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на остальные подразделения;
- Пилотное внедрение проекта;
- Проведение нагрузочного тестирования;
- Тиражирование решения на остальные подразделения.
Ситуация до внедрения
Клиника высоких медицинских технологий им. Н. И. Пирогова (поликлиника, стационар) Санкт-Петербургского государственного университета – одно из старейших медицинских учреждений Санкт-Петербурга и Северо-Западного региона.
Сегодня это многопрофильное медицинское учреждение, оказывающее высокотехнологичную медицинскую помощь (ВМП), работающее в системе обязательного медицинского страхования (ОМС), по договорам добровольного медицинского страхования (ДМС), договорам с организациями и за наличный расчет. На базе клиники функционирует диагностический комплекс, в который входят отделения эндоскопической, ультразвуковой, функциональной и лучевой диагностики. В составе клиники - два стационара и 4 поликлинических комплекса.
Врачи Клиники активно занимаются медико-научными исследованиями в зависимости от потребностей населения в области здравоохранения, внедряя результаты в повседневную медицинскую практику и повышая качество оказания медицинской помощи. Результаты научных работ представлены в виде патентов на изобретения и технологий, а также публикаций в научных журналах.
- Наличие широкой сети подразделений, размещенных в разных районах города Санкт-Петербурга, на удалении от планово-экономического отдела, бухгалтерии, отдела кадров, и руководящих заместителей директора.
- Наличие подразделений, с различной отраслевой направленностью, которые занимаются различными сферами деятельности. В зависимости от отраслевой направленности, а также от занимаемых должностей, сотрудник должен получить согласование у различных руководителей.
- Большое количество командировок у сотрудников различного уровня (администраторы, врачи, заведующие, заместители директора и пр.).
Перед организацией стояли задачи по сокращению затрат на бюрократические функции без потери качества.
Существовала постоянная потребность повышать уровень автоматизации бюрократических функций и реализовывать лучшие практики.
Уникальность и инновационность проекта
- Реализован блок взаимодействия между 1С:ДО и 1С:БГУ в рамках движения документа "Решение о командировании". Использован метод бесшовной интеграции, с помощью которой создание документа "Решение о командировании" сотрудником происходит в 1С:БГУ, а движение, уведомления и контроли осуществляются напрямую в 1С:ДО, что существенно упрощает работу пользователей. Старт процессов обработки происходит автоматически на основании созданного "Решения о командировании".
Использованные контроли (способ задания):
- Контроли принадлежности к определенной рабочей группе (в режиме конструктора);
- Контроли заполнения реквизитов (в режиме конструктора);
- Контроли календарных дат (в режиме конструктора);
- Контроль срока необходимого для оформления командировки (на встроенном языке);
- Контроль цели (направления) командировки (на встроенном языке);
- Контроль наличия файла с требуемой ролью (на встроенном языке);
- Контроль наличия внутренних совмещений рабочих должностей (на встроенном языке);
- Контроль следящий за тем кто выполнил задачу обработки, сотрудник или действие эскалации (на встроенном языке).
Использованные комбинированные (сложные) контроли (архитектура):
- Контроль для руководителя уровня заместителя директора: начальник подразделения более двух рабочих дней не выполняет задачу согласования документа (эскалация задачи (автоматическое выполнение задачи с позитивным результатом); контроль следящий за тем, кто выполнил задачу обработки, сотрудник или действие эскалации (на встроенном языке); отправка уведомления заместителю директора; возвращение задачи на этап согласования начальника подразделения);
- Контроли создания связанных документов (эскалация задачи (автоматическое выполнение задачи с позитивным результатом); контроль заполнения реквизитов (документы созданы или документы не требуются); отправка уведомления командируемому сотруднику; возвращение задачи на этап выполнения действий по созданию дополнительных документов);
- Контроль даты предоставления отчета о завершённой командировке (задача обработки "Стадия от издания приказа до окончания командировки" (исполнитель задачи служебный пользователь - робот); эскалация задачи (автоматическое выполнение задачи с позитивным результатом); контроль календарных дат; возврат к задаче обработки "Стадия от издания приказа до окончания командировки").
Результаты проекта
В результате реализации основной цели проекта планировалось:
- повысить эффективность бюрократической функции и сократить трудовые затраты, за счет внедрения единого подхода к процессу оформления командировок, повысить качество бизнес-процессов;
- сократить сроки отвлечения сотрудников от основных рабочих функций и реагирования на любые запросы;
- снизить уровень эмоционального вовлечения в бюрократический процесс всех сотрудников, которые принимают в нем участие.
01.02.2023 был создан отдел комплексной автоматизации управленческих процессов.
Для достижения поставленной цели требовалась автоматизация процессов работы с внутренними документами.
Для обеспечение этой задачи был инициирован проект по внедрению системы электронного документооборота на базе 1С:ДО.
Выбор основного программного продукта был связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного продукта соответствовали требованиям организации:
- Соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;
- Поддержка распределенной архитектуры;
- Работоспособность при больших объемах данных;
- Приемлемая стоимость лицензий, программного обеспечения и стоимости владения системой;
- Распространенность на рынке, перспективность развития;
- Возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.
По завершению проекта повысилась прозрачность бюрократических процессов связанных с оформлением сотрудниками командировок, что способствовало:
- Оптимизации процессов передачи документов между подразделениями;
- Оптимизации процессов поиска и контроля прохождения процесса согласования документов;
- Повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания документов;
- Созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов в электронную форму;
- Сокращению бумажного документооборота;
- Исключению потери документов.
-
1С:Документооборот государственного учреждения
Архитектура решения и масштаб проекта
Проект выполнялся в несколько этапов:
На первом этапе проводилось обследование процессов.
На основании данных обследования были спроектированы целевые процессы обработки документов, которые позволяли обеспечить взаимодействие между сотрудниками подразделений.
Для реализации проекта были спроектированы и созданы комплексные процессы на основе 1С:ДО и 1С:БГУ.
Пилотное внедрение процесса происходило на базе отделения Гинекологии.
Главный процесс на этапе пилота включал в себя следующие блоки:
- Блок по созданию документа о командировке, включающий в себя документ "Решение о командировании" (типовой документ 1С:БГУ), в который были добавлены 4 реквизита и 6 макетов печатных форм, и интеграция между 1С:БГУ и 1С:ДО, для обеспечения миграции документов и процессы для работы с документами.
- Блок дополнительных документов в 1С:ДО (2 вида документов), связанных с главным процессом, а также методы контроля как необходимости создания таких документов, так и факта их создания.
- Блок по созданию набора инструкций с текстовыми, графическими и видео-материалами.
На втором этапе проводилось расширение количества вовлеченных в процесс подразделений, а также внесение необходимых доработок в главный процесс:
1. В список подразделений, принимающих участие в проекте, были включены отделения Урологии и Онкологическое отделение №2 (торакоабдоминальной онкологии и противоопухолевой лекарственной терапии с койками общей хирургии);
2. В схему главного процесса были внесены изменения, отказались от полностью линейной схемы, большую часть маршрутных точек привели к параллельному движению процесса.
На заключительном этапе в главный процесс были вовлечены все подразделения, а также внесен еще ряд доработок:
1. Для части точек маршрута был внедрен автоматизированный метод выполнения;
2. Главный процесс был удлинен за счет включения в процесс автоматизированного уведомления о необходимости создания отчета о прошедшей командировке.
Основные показатели масштаба проекта:
- Более 70 подразделений;
- Всего 2 доработки функционала типового решения,
- 800 человеко-часов,
- 200 АРМ.