Цели проекта

Основная цель проекта – перевод движения документов необходимых для оформления командировок из бумажной в электронную форму, повышение эффективности и скорости обработки документов, оптимизация корпоративных бизнес-процессов.

Детализация целей проекта включает в себя следующие подзадачи:

• Оптимизация и автоматизация процессов передачи документов между подразделениями;
• Создание автоматизированных способов контроля календарных сроков необходимых для надлежащего оформления и издания приказов;
• Создание автоматизированных способов уведомления сотрудников о необходимости предоставления дополнительной информации, необходимой для оформления командировок, а также методов контроля выполнения предоставления этой информации;
• Повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания согласуемых документов;
• Создание автоматизированных способов контроля создания иных документов, необходимых для оформления командировок;
• Создание автоматизированных способов уведомления сотрудников об издании приказов, и о необходимости предоставления отчетов о командировках;
• Сокращение бумажного документооборота;
• Исключение потери документов;
• Создания предпосылок для дальнейшего развития процесса в сторону интеграции электронного документооборота, учета кадров и финансово-хозяйственной деятельности;

Для реализации основной цели проекта было необходимо создание единой системы обработки и хранения документов на базе "1С:Документооборот" (далее - 1С:ДО) и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" (далее - 1С:БГУ).

В рамках проекта требовалось обеспечить автоматизацию следующих процессов:

• Интеграция между 1С:ДО и 1С:БГУ;
• Создание адаптивного маршрута согласования документов, в котором учитывается структура организации, уровни подчиненности, отраслевая принадлежность сотрудников, цели командирования;
• Контроль прохождения согласований;
• Контроль полноты предоставляемых сведений;
• Создание проектов приказов о направлении в командировку;
• Передача документов между подразделениями.

Задачи проекта:

• Формирование схем процессов обработки документов в логике передачи информации в отдел кадров;
• Проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на остальные подразделения;
• Пилотное внедрение проекта;
• Проведение нагрузочного тестирования;
• Тиражирование решения на остальные подразделения.

Ситуация до внедрения

Клиника высоких медицинских технологий им. Н. И. Пирогова (поликлиника, стационар) Санкт-Петербургского государственного университета – одно из старейших медицинских учреждений Санкт-Петербурга и Северо-Западного региона.

Сегодня это многопрофильное медицинское учреждение, оказывающее высокотехнологичную медицинскую помощь (ВМП), работающее в системе обязательного медицинского страхования (ОМС), по договорам добровольного медицинского страхования (ДМС), договорам с организациями и за наличный расчет. На базе клиники функционирует диагностический комплекс, в который входят отделения эндоскопической, ультразвуковой, функциональной и лучевой диагностики. В составе клиники - два стационара и 4 поликлинических комплекса.

Врачи Клиники активно занимаются медико-научными исследованиями в зависимости от потребностей населения в области здравоохранения, внедряя результаты в повседневную медицинскую практику и повышая качество оказания медицинской помощи. Результаты научных работ представлены в виде патентов на изобретения и технологий, а также публикаций в научных журналах.

• Наличие широкой сети подразделений, размещенных в разных районах города Санкт-Петербурга, на удалении от планово-экономического отдела, бухгалтерии, отдела кадров, и руководящих заместителей директора.
• Наличие подразделений, с различной отраслевой направленностью, которые занимаются различными сферами деятельности. В зависимости от отраслевой направленности, а также от занимаемых должностей, сотрудник должен получить согласование у различных руководителей.
• Большое количество командировок у сотрудников различного уровня (администраторы, врачи, заведующие, заместители директора и пр.).

Перед организацией стояли задачи по сокращению затрат на бюрократические функции без потери качества.
Существовала постоянная потребность повышать уровень автоматизации бюрократических функций и реализовывать лучшие практики.

Уникальность и инновационность проекта

1. Реализован блок взаимодействия между 1С:ДО и 1С:БГУ в рамках движения документа "Решение о командировании". Использован метод бесшовной интеграции, с помощью которой создание документа "Решение о командировании" сотрудником происходит в 1С:БГУ, а движение, уведомления и контроли осуществляются напрямую в 1С:ДО, что существенно упрощает работу пользователей. Старт процессов обработки происходит автоматически на основании созданного "Решения о командировании".

Результаты проекта

В результате реализации основной цели проекта планировалось:

• повысить эффективность бюрократической функции и сократить трудовые затраты, за счет внедрения единого подхода к процессу оформления командировок, повысить качество бизнес-процессов;
• сократить сроки отвлечения сотрудников от основных рабочих функций и реагирования на любые запросы;
• снизить уровень эмоционального вовлечения в бюрократический процесс всех сотрудников, которые принимают в нем участие.

01.02.2023 был создан отдел комплексной автоматизации управленческих процессов.

Для достижения поставленной цели требовалась автоматизация процессов работы с внутренними документами.

Для обеспечение этой задачи был инициирован проект по внедрению системы электронного документооборота на базе 1С:ДО.

Выбор основного программного продукта был связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного продукта соответствовали требованиям организации:

• Соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;
• Поддержка распределенной архитектуры;
• Работоспособность при больших объемах данных;
• Приемлемая стоимость лицензий, программного обеспечения и стоимости владения системой;
• Распространенность на рынке, перспективность развития;
• Возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

По завершению проекта повысилась прозрачность бюрократических процессов связанных с оформлением сотрудниками командировок, что способствовало:

• Оптимизации процессов передачи документов между подразделениями;
• Оптимизации процессов поиска и контроля прохождения процесса согласования документов;
• Повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания документов;
• Созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов в электронную форму;
• Сокращению бумажного документооборота;
• Исключению потери документов.

1С:Документооборот государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект выполнялся в несколько этапов:

На первом этапе проводилось обследование процессов.

На основании данных обследования были спроектированы целевые процессы обработки документов, которые позволяли обеспечить взаимодействие между сотрудниками подразделений.

Для реализации проекта были спроектированы и созданы комплексные процессы на основе 1С:ДО и 1С:БГУ.

Пилотное внедрение процесса происходило на базе отделения Гинекологии.

Главный процесс на этапе пилота включал в себя следующие блоки:

1. Блок по созданию документа о командировке, включающий в себя документ "Решение о командировании" (типовой документ 1С:БГУ), в который были добавлены 4 реквизита и 6 макетов печатных форм, и интеграция между 1С:БГУ и 1С:ДО, для обеспечения миграции документов и процессы для работы с документами.
2. Блок дополнительных документов в 1С:ДО (2 вида документов), связанных с главным процессом, а также методы контроля как необходимости создания таких документов, так и факта их создания.
3. Блок по созданию набора инструкций с текстовыми, графическими и видео-материалами.

На втором этапе проводилось расширение количества вовлеченных в процесс подразделений, а также внесение необходимых доработок в главный процесс:

1. В список подразделений, принимающих участие в проекте, были включены отделения Урологии и Онкологическое отделение №2 (торакоабдоминальной онкологии и противоопухолевой лекарственной терапии с койками общей хирургии);

2. В схему главного процесса были внесены изменения, отказались от полностью линейной схемы, большую часть маршрутных точек привели к параллельному движению процесса.

На заключительном этапе в главный процесс были вовлечены все подразделения, а также внесен еще ряд доработок:

1. Для части точек маршрута был внедрен автоматизированный метод выполнения;

2. Главный процесс был удлинен за счет включения в процесс автоматизированного уведомления о необходимости создания отчета о прошедшей командировке.

Основные показатели масштаба проекта:

• Более 70 подразделений;
• Всего 2 доработки функционала типового решения,
• 800 человеко-часов,
• 200 АРМ.