Цели проекта

• Переход на единую корпоративную информационную систему, отказ от использования зарубежной системы.
• Унификация НСИ (на старте проекта – более 125 000 позиций), централизация её заполнения и обновления.
• Консолидация данных по условиям работы с финансовыми инструментами, формирование максимально информативной отчетности.
• Снижение объема ошибок, связанных с человеческим фактором, и ручного труда при ежемесячном расчете платежей по кредитам и процентов по ним.
• Планирование денежных потоков с учетом поступлений и списаний по финансовым инструментам.
• Решение проблемы перегруженности складов, неэффективного использования запасов и расходования ДС.
• Усиление контроля за действиями пользователей в системе в целях минимизации рисков искажения информации в финансовой отчетности, конфликтов разделения обязанностей и нарушения доступа к бизнес-данным.
• Минимизация сложности поддержки системы и обеспечение минимально возможного периода времени обновления согласно формируемому регламенту.

Ситуация до внедрения

"ЩЁКИНОАЗОТ" – ведущий производитель продуктов промышленной химии (метанола, капролактама, минеральных удобрений, серной кислоты).

Компания занимается несколькими видами деятельности:

• Производство химического сырья и продукции;
• Грузоперевозки;
• Торговля;
• Строительно-монтажные работы.

Имеет ряд специфических черт, которые оказывают прямое влияние на бизнес-процессы компании:

• При производстве используется большое количество различных единиц измерения товаров;
• Расчет фактической себестоимости продукции возможен только после выполнения контрольных замеров;
• Большой кредитный портфель: более 1000 договоров с различными условиями;
• Сложная структура: группа компаний "ЩЁКИНОАЗОТ" включает 10 юридических лиц, в компании работает более 3 500 сотрудников.

До проекта учет велся в системе зарубежного производителя, а также в MS Excel. Налоговый учет не был автоматизирован, а для расчета себестоимости продукции в холдинге использовалась самописная система не на базе "1С". Из-за большого объема данных и разрозненности систем возникали ошибки, часть данных терялась.

Уникальность и инновационность проекта

В единой системе "1С:ERP. Управление холдингом" выполнена комплексная автоматизация холдинга, отражена специфика химической отрасли, учтены различные направления деятельности предприятия.

В результате проекта автоматизирована работа с финансовыми инструментами для управления кредитным портфелем из более 1000 договоров с большой вариативностью условий под потребности каждого предприятия холдинга. Обеспечено получение консолидированной отчетности.

Запуск системы в промышленную эксплуатацию производился поэтапно – для комфортного перехода сотрудников в новую систему.

Нормативно-справочная информация (НСИ), перенос данных

До проекта в компании не было единого формата ведения справочников номенклатуры. Сами справочники содержали большое количество дублей, из-за чего нельзя было оперативно контролировать наличие запасов/остатков на складах. Что, в свою очередь, приводило к неэффективному расходованию денежных средств на закупки и к перегруженности складских помещений.

Для решения этой проблемы был выполнен аудит и нормализация справочников. В результате количество используемой НСИ сократилось более, чем в два раза: со 125 000 до 61 000 позиций.

Для поддержания справочников в корректном виде в компании создали отдел для контроля за вводом НСИ.

Пример карточки номенклатуры:

Выполнен перенос данных из исторической системы.

Для учета спецификаций продукции на предприятии используется самописная система "Система контроля себестоимости продукции" (далее – СКСП). Настроена интеграция "1С:ERP. Управление холдингом" с СКСП.

Заявочная кампания

Все закупки в холдинге производятся централизованно и требуют согласования. Данный процесс полностью отражен в системе "1С:ERP. Управление холдингом": от создания заявки до снабжения. В системе в данном процессе задействовано порядка 70-ти сотрудников предприятия.

Для снабженцев разработан АРМ "Сводная заявка на закупку", который позволяет осуществлять массовую закупку. В АРМ используется единый с "1С:Документооборот" справочник договоров, соглашений и контрагентов – настроен план обмена. Заявитель может контролировать состояние своей заявки через связанные документы.

Разработан отчет "Ведомость заказа, поставки материалов и оборудования", который позволяет глобально проанализировать состояние позиций по закупкам: плановые сроки потребности, плановые сроки поступления, резервирование и т.п.

Выпуск продукции

В системе 1С:ERP. Управление холдингом" настроено отображение фактического выпуска продукции и списаний.

Расчет себестоимости продукции происходит во внешней системе, интегрированной с "1С:ERP. Управление холдингом". Система 1С:ERP. УХ передает информацию о расходах, возникших при производственном процессе, и получает результаты расчета, которые затем распределяются на номенклатурные позиции.

На основании этих данных в "1С:ERP. УХ" можно построить отчет, который содержит информацию о фактическом выпуске продукции за период и о её себестоимости.

Складской учет

В системе "1С:ERP. Управление холдингом" учитываются все виды складских операций:

• Ответственное хранение

• Собственные склады
• Сторонние склады
• Прием на свои склады со сторонних

• Приемка
• Складские операции

• Внутреннее перемещение
• Передача подрядчику
• Движение оборудования и основных средств
• Учет материалов в эксплуатации
• Производственные списания
• Инвентаризация (типовая)

Отражена специфика складского учета компании:

• Большое количество коэффициентов пересчета в рамках одной номенклатуры в зависимости от партии;
• Отгрузочные коэффициенты определяются конкретной партией, т.е. по результатам контроля качества или производственных замеров;
• Отгрузки происходят по сериям/партиям (высокая детализация);
• Есть крупногабаритные отгрузки (вагоны/машины).

Контроль качества

Автоматизирован процесс формирования сертификатов и паспортов качества: теперь они создаются и выгружаются напрямую из системы "1С".

Финансовые инструменты

Холдинг занимается инвестиционной деятельностью, имеет большой кредитный портфель – более 1000 кредитных договоров с изменяемыми условиями по комиссиям, лимитам, остаткам. Все расчеты по кредитным договорам хранились в разрозненных таблицах Excel.

В ходе проекта информация по всем финансовым инструментам собрана в единой информационной системе "1С:ERP. Управление холдингом". Реализована большая вариативность заполнения условий договоров под потребности каждого предприятия холдинга.

Адаптация инструментов системы 1С, используемых для анализа данных:

• В векселя добавлены новые реквизиты – серия, номер и форма выпуска. Эти реквизиты можно выводить в отчет по движению векселей и вести учет в разрезе этих данных.
• Для выданных аккредитивов и договоров депозитов добавлена возможность настройки плавающей ставки комиссии за открытие. Индикативная ставка есть и в типовом функционале, но в доработке настроено автоматическое получение значений, а также ограничение диапазона для процентной ставки. Также добавлена возможность указания календарной даты окончания периода уплаты комиссии.
• Для договоров залога добавлен выбор типов данных для объекта залога – объект эксплуатации, объект строительства, ценная бумага и т.д.
• Для договоров займа добавлена возможность капитализации процентов по выданным предприятием займам: размер можно увеличить на размер недополученных процентов и рассчитывать итоговый процент уже от новой суммы.
• Для банковской гарантии доработана возможность рассчитывать комиссию с указанной периодичностью по ставке годовых.
• В договоры страхования добавлена возможность указывать один или несколько объектов эксплуатации, которые затем отражаются в отчетах.

Адаптация системы 1С, связанная с расчетными механизмами:

• В первую очередь была добавлена возможность хранения в договоре значения фиксированной части плавающей процентной ставки. Разработано рабочее место, где фиксированная часть процентной ставки может добавляться вручную с указанием даты, с которой начинает действовать новый размер. График платежей также был доработан, чтобы данные учитывались при расчете.
• Для траншей кредитной линии реализована возможность хранения в договоре дополнительной справочной информации о видах субсидий и целях финансирования, что позволяет отслеживать движения по кредитам в разрезе целей.
• В кредитные договоры добавлена возможность указывать дополнительные платежи по кредитам. Доработан график расчетов – он формируется с учетом всех комиссий. Кроме того, в заявках на оплату также можно увидеть типы комиссии, что позволяет наглядно оценить, на что расходуются денежные средства и в каком объеме.
• Настроены регламентные задания для автоматической корректировки данных по котировкам межбанковских ставок в системе.
• С помощью регламентного задания в системе автоматизирован процесс пересчета графиков и условий оплат кредитных документов.
• Доработана возможность загрузки данных по разным кредитным договорам в одну заявку на оплату. Также реализован дополнительный функционал по изменению статьи движения денежных средств: в заявке на оплату теперь можно выделить группу строк и для них назначить новую статью.
• Выполнена адаптация процесса факторинга. В компании факторинг включает в себя три итерации, что отражено в системе "1С:ERP. Управление холдингом": в рамках одного договора каждый месяц осуществляется три транша. Первый и второй рассчитываются как процент от плановой суммы выборки – 35% и 50%. Третий платеж рассчитывается автоматически – как разность фактической суммы поставки и проведенных платежей.

Налоговый учет

До проекта налоговый учет не был автоматизирован: сотрудники бухгалтерии проводили необходимые расчеты в MS Excel при помощи налоговых кодов.

В ходе проекта выполнена адаптация "1С:ERP. Управление холдингом":

• Реализована возможность работать с разными аналитиками в бухгалтерском и в налоговом учете.
• Доработан механизм зачета НДС для сырьевого экспорта.
• Контролируемые сделки (отгрузки заграницу).

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:ERP Управление холдингом" в градообразующем химическом предприятии "Щекиноазот"

Результаты проекта

• Выполнен переход на единую информационную систему "1С:ERP. Управление холдингом", в которой отражена специфика и учтены различные направления деятельности предприятия.
• В результате нормализации и унификации НСИ количество используемых позиций номенклатуры сократилось более, чем в два раза, что повысило оперативность контроля запасов/остатков на складах.
• В результате автоматизации заявочной компании обеспечено централизованное согласование закупок: от создания заявки до снабжения, в единой системе в данном процессе участвуют порядка 70-ти сотрудников предприятия.
• Снизился объем ручного труда при работе с финансовыми инструментами, трудозатраты сократились на 55%.
• Минимизированы ошибки при расчете сумм, подлежащих уплате.
• Появилась возможность использовать данные графиков платежей по финансовым инструментам при планировании денежных потоков предприятия.
• Повысилась оперативность реагирования на быстро меняющиеся внешние условия.

1С:Корпорация

1С:Документооборот КОРП :
• Учет договоров

1С:ERP. Управление холдингом :
• Регламентированный учет
• Финансовые инструменты
• Казначейство
• Инвестиционная деятельность
• Продажи
• Закупки
• Склад
• Заявочная кампания

Архитектура решения и масштаб проекта