Цели проекта

Цель проекта — внедрение системы электронного документооборота (СЭД) для автоматизации полного цикла работы с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией (ОРД), служебными записками.

Задачи:

1. Создание и ведение единого документационного пространства для всех процессов управления.
2. Повышение качества и оперативности документирования управленческой деятельности.
3. Автоматизация процесса работы с документами и постепенная замена бумажных документов электронными документами.
4. Повышение уровня исполнительской дисциплины, автоматизации контроля исполнения поручений.
5. Повышение надежности документационных ресурсов и обеспечение защиты от потери и искажения информации.
6. Предоставление эффективных информационно-поисковых инструментов.

Ситуация до внедрения

ОАО "Ковровский электромеханический завод" (КЭМЗ) — современное многопрофильное предприятие, которое занимается разработкой и выпуском высокотехнологичной продукции в отраслях станкостроения, производства дорожно-строительной и сельскохозяйственной техники.

Одним из ключевых направлений работы КЭМЗ является станкостроение: в годы Великой Отечественной войны завод изготовил более 4000 станков для производства стрелкового оружия. В настоящее время, среди прочей продукции, выпускает новейшие модели токарных и фрезерных станков, а также погрузчиков и тракторов ANT.

Несмотря на большое количество пользователей, на заводе использовался бумажный документооборот со всеми его недостатками в виде расходов на канцелярию, долгими сроками обмена документами, высокими рисками утраты информации, невозможностью оперативного удаленного отслеживания движения корреспонденции и организационно-распорядительной документации.

Руководство КЭМЗ обратилось в "СофтЭксперт" с задачей внедрить систему электронного документооборота, в первую очередь для повышения уровня исполнительской дисциплины и автоматизации контроля исполнения поручений.

Уникальность и инновационность проекта

Как правило на внедрение ECM-системы с нуля на крупном производственном предприятии занимает 5-6 месяцев, так как для режимного объекта требуется больше времени на решение организационных вопросов и проведение информационного обследования.

В данном проекте руководитель предприятия, канцелярия и ИТ-отдел проявили большую заинтересованность и активно сотрудничали со специалистами проектной команды "СофтЭксперт". Благодаря максимальной работе управленческого ресурса ключевые задачи внедрения, а также обучение сотрудников, которые не были знакомы с работой в СЭД, удалось завершить за 3 месяца.

Внедрение "1С:Документооборот" реализовали удаленно через защищенное соединение с соблюдением всех требований безопасности, которые предъявляют к работе режимных объектов. Проектная команда организовала интервью и анкетирование основных пользователей СЭД для оценки состояния документооборота и делопроизводства и описания бизнес-процессов.

Далее составили алгоритм движения документов и разработали рекомендации по оптимизации документопотоков с учетом перехода на электронный документооборот. При этом учитывали, что общее число пользователей системы с разным уровнем доступа достигает 600 человек. На финальном этапе по результатам информационного обследования настроили базу данных, провели демонстрацию заказчику, поочередно запустили в эксплуатацию модули:

• входящая/исходящая корреспонденция;
• организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, протоколы);
• служебные записки.

Публикации о проекте

• Внедрение системы «1С:Документооборот 8. КОРП» в АО «Ковровский электромеханический завод»

Результаты проекта

Совместная работа специалистов КЭМЗ и проектной команды "СофтЭксперт" обеспечила мягкий запуск системы в эксплуатацию. На момент публикации система электронного документооборота успешно зарекомендовала себя, что было отдельно отмечено руководством головной организации "Сигнал", которая выступала функциональным заказчиком и посетила КЭМЗ для оценки внедрения.

За счет автоматизации процесса работы с документами и замены бумажных документов электронными:

• значительно повысился уровень исполнительской дисциплины,
• возросли качество и оперативность документирования управленческой деятельности.

Внедрение "1С:Документооборот" обеспечило надежную защиту электронных документов, снизив риск утраты и искажения информации, при это ускорив поиск и сократив операционные затраты заказчика на делопроизводство.

1С:Документооборот КОРП :
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений

Архитектура решения и масштаб проекта

Для создания и ведения единого документационного пространства для всех процессов управления использовали типовое решение "1С:Документооборот" (редакция 3.0), которое наиболее полно отвечает функциональным требованиям заказчика и легко интегрируется с действующими корпоративными информационными системами.

В рамках проекта реализован доступ к системе электронного документооборота для 500 пользователей. На момент публикации кейса нагрузка на систему — 250 пользователей одновременно, а в пиковые часы — до 300 пользователей.

• Количество автоматизированных бизнес-процессов — 5
• Количество видов документов — 5
• Количество информационных баз — 1
• Количество обученных пользователей — 500