Цели проекта

Цели проекта: автоматизация процессов документооборота по управлению закупками, процессов "работы с претензиями поставщикам" и "работы с претензиями покупателей", процессов командировок, управлением входящей и исходящей корреспонденции, согласованию договорных документов, заявок на расходование денежных средств, нормативных документов, приказов по основной деятельности, приказов кадровых с процессами ознакомления с документами, направления и рассмотрения служебных записок, также осуществление синхронизации и бесшовной интеграции "1С:Документооборот" с "1С:ERP".

Ситуация до внедрения

АО "Техноформ" – один из ведущих производителей антифризов и моторных масел в России. 20 лет работает на рынке химической продукции.

До внедрения проекта в работе Заказчик использовал "1С:ERP", систем электронного документооборота не использовал.

Основные сложности и недостатки в работе Заказчика до внедрения "1С:Документооборот" выражались в следующем:

• отсутствие выстроенных бизнес-процессов и их регламентации;
• отсутствие единого архива хранения документов;
• отсутствие отчетов по документам и процессам;
• отсутствие единой системы управления процессами.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках выполненной работы было осуществлено не только функциональное моделирование системы, но и функциональное моделирование и изменение бизнес-процессов Заказчика, что позволило по результату реализации проекта Заказчику:

• более эффективно контролировать договорные обязательства с поставщиками и клиентами;
• ускорить и выстроить прозрачные процессы;
• исключить лишние согласования, задваивание процессов;
• получать полную информацию;
• сократить потери информации и документов, поиск необходимой информации и документов;
• сократить срок принятия управленческих решений.

Публикации о проекте

• Проект автоматизации на базе «1С:Документооборот 8» в АО «Техноформ»

Дополнительная информация к описанию проекта

Была создана единая интегрированная информационная среда предприятия на базе решения "1С:Документооборот" с синхронизацией и бесшовной интеграцией с "1С:ERP".

Проект реализовывался в 2 этапа:

1. Основной запуск системы с основными процессами.

2. Развитие системы после проведения опытно-промышленной эксплуатации системы.

Результаты проекта

Автоматизация следующих ключевых процессов документооборота с настроенными шаблонами документов и реестрами отчетов:

• Входящие документы;
• Исходящие документы (1 шаблон файла);
• Заявки на расходование денежных средств (4 вида документа);
• Заявки на закупку (1 шаблон файла);
• Нормативные документы;
• Претензии входящие;
• Претензии исходящие;
• План Командировок (по подразделению);
• Сводный План Командировок (1 шаблон файла);
• Заявка на командировку (1 шаблон файла);
• Служебные записки (13 тематик, 2 вида шаблонов файлов);
• Договорные документы (6 тематик, 7 шаблонов файлов);
• Приказы по основной деятельности (2 вида документов, 2 шаблона файлов);
• Приказы кадровые (44 вида документов, 55 шаблонов файлов с процессом согласования, подписания и ознакомления);
• Документы бюджетного процесса (2 вид документа);
• Процессы по работе с доверенностями (6 видов документов – 2 вида заявок, 4 вида доверенностей, 4 шаблона файла);
• Процессы аккредитации контрагентов (2 вида документов).

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Создание единой интегрированной информационной среды предприятия на базе решения "1С:Документооборот" с синхронизации и бесшовной интеграции с "1С:ERP".

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Серверное оборудование Заказчика.