Цели проекта

• использование единой системы электронного документооборота всеми компаниями Группы КТЗ;
• модификация и доработка программного обеспечения системы электронного документооборота под требования бизнеса и пользователей системы;
• унификация процессов документооборота.

Ситуация до внедрения

Группа КТЗ (группа компаний Концерна "Тракторные заводы" - совокупность обществ, образующих с ООО "КТЗ" одну группу лиц) – крупнейшее объединение, интегрирующее проектирование, производство, продажу, обеспечение комплектующими и запчастями, а также сервисное обслуживание техники.

Высочайшее качество и конкурентоспособность продукции – основа деятельности компании: от маркетинга и проектирования до отгрузки и сервисного обслуживания.

Предприятия Группы КТЗ в качестве системы электронного документооборота с февраля 2022 года используют систему электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот КОРП".

На момент начала проекта система электронного документооборота была внедрена на 10 предприятиях Группы КТЗ, расположенных в городах Москва, Чебоксары, Саранск, с количеством пользователей – 1500 сотрудников.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальностью настоящего проекта является:

• внедрение в кратчайшие сроки системы электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот" на 7 предприятиях, находящихся в Группе КТЗ, с количеством пользователей 650 сотрудников; расширением региона еще на один город – Канаш, Чувашская Республика;
• проведением мероприятий по анализу возникших потребностей пользователей по улучшению функциональности системы, модификация и доработка системы.

Доработки системы были проведены без внесения изменений в конфигурацию системы, что позволяет проводить обновления системы по стандартным процедурам обновления, а пользователи получили обновленный и удобный функционал системы.

Изменения внесены в следующие процессы, интерфейсы, реквизиты и документы системы:

Процесс "Согласование до визы"

Механизм "Согласования до визы" - неотъемлемая, устоявшаяся часть бизнес-процесса согласования документов на всех предприятиях Концерна. Вот почему реализовать его отдельным подпроцессом существующего процесса "Согласование" было крайне важно для комфортного использования программы в рамках существующей парадигмы автоматизации документооборота.

При реализации были установлены ограничения - срок "Согласование до визы" не должен превышать срока согласования основного документа.

Интерфейс "Ход согласования"

В результате реализованных доработок интерфейса у пользователя всегда под рукой актуальное состояние согласования с учетом всех этапов и процессов "Согласование до визы".

Виза согласования – согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано

Шаг согласования – 1, 2, 3 и т.д. в зависимости от очередности

Шаг согласования до визы – 1, 2 и т.д. в зависимости от очередности

Процесс "Прерывание процесса"

Доработан процесс "Прерывание процесса" согласования.

В результате доработок у пользователей появилась возможность прервать процесс, указать причину прерывания и "не потерять" визу.

Виза согласующего лица остается в истории согласования и в печатной форме листа согласования с историей.

Интерфейс "Отображение виз в карточке документа"

Во вкладке "Визы" в регистрационной карточке документа отображаются только визы основных согласующих лиц.

Визы по задаче "Согласование до визы" отображаются в истории согласования, в процессах и задачах и в листе согласования с историей.

В типовой конфигурации "1С:Документооборот" вкладка "Визы" включала все результаты процесса согласования.

Документ "Лист согласования"

"Лист согласования без истории" содержит актуальные визы по основным согласующим лицам.

"Лист согласования с историей" содержит актуальные визы по основным согласующим лицам и историю согласования.

В истории согласования отображаются:

• визы, выданные по задаче "Согласование до визы";
• визы, выданные основными согласующими лицами, и помещенные в историю при направлении им повторной задачи "Согласовать";
• визы, выданные до прерывания процесса согласования. Результат прерванного процесса согласования переходит в историю с пометками: виза – цикл прерван, комментарий – цикл согласования прерван.

Процесс "Многоадресная рассылка"

Еще одной особенностью документооборота Концерна является множественная адресация почти всех видов документов. Зачастую перед пользователем встает задача направить документ более 10 адресатам и не только в пределах одной компании. Эта необходимость также была учтена при доработке системы. Тип процесса рассылки и способ реализации был настроен с учетом цели и назначения каждого вида документа:

• информационно-справочные документы при множественной адресации формируют задачи на ознакомление;
• организационно-распорядительные документы всегда имеют обширные листы рассылки и при множественной адресации формируют задачи на ознакомление;
• входящие документы при множественной адресации формируют два типа задач: первый – основной адресат по входящему документу (формируется задача на рассмотрение), второй – список дополнительных адресатов (формируется задача на ознакомление).

Интерфейс "Карточка документа"

1. В результате доработки, файлы в карточке документа визуально разделены на основные и вспомогательные, появилась возможность устанавливать порядок файлов по своему усмотрению, переносить файлы из одного блока в другой.

2. Введен реквизит "Ставка НДС", настроен автоматический подсчет суммы НДС в соответствии с выбранной ставкой.

Интерфейс "Подзадача"

В результате доработок в окна просмотра "Задачи" выведены следующие поля:

• краткое содержание;
• комментарии;
• количество вспомогательных файлов.

Печатные формы

Форма "Контрольная карточка"

Разработана печатная форма "Контрольная карточка" процесса "Исполнение", кнопка печати данной формы выведена в окно "На контроле".

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Внедрение системы электронного документооборота на 7 предприятиях с передачей системы в промышленную эксплуатацию осуществлялось в период с февраля 2023 года по август 2023 года включительно. На сроки и качество внедрения большое влияние оказал опыт предыдущего внедрения на предприятиях Группы КТЗ, знание общих требования к процессам документооборота между предприятиями Группы КТЗ. Процессы документооборота внутри предприятий выстраивались и внедрялись исходя из потребностей пользователей и бизнес-процессов предприятий. По имеющемуся опыту работы в системе электронного документооборота с февраля 2022 года пользователями предприятий Группы КТЗ были высказаны пожелания о необходимости изменения интерфейсной составляющей системы типовой конфигурации, исходя из специфики процессов согласования - внесения изменений в типовую процедуру согласования, доработки типовой конфигурации в части многоадресной рассылки документов, расширении реквизитного состава и др.

Результаты проекта

В результате реализации проекта "Внедрение и модификация системы электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот КОРП" было получено следующее:

1. документооборот по 7 компаниям Группы КТЗ перенесен в единую базу, стандартизирован;

2. проведены работы по доработке функционала системы:

2.1. процесс согласования:

• в системе реализован механизм "Согласование до визы" (петлевое согласование);
• в окна просмотра задач выведена форма "Ход согласования";
• реализован механизм прерывания процесса согласования с выводом комментариев в лист согласования.

2.2. многоадресная рассылка:

• настроена многоадресное направление документов с учетом видовой принадлежности документа: в переписке – множественные адресаты, в организационно-распорядительных документах – список рассылки, во входящих документах – основной и дополнительные адресаты.

2.3. документы:

• созданы 11 дополнительных видов документов, в каждом из которых прописаны по 17 шаблонов с индивидуальным маршрутом движения;
• путем индивидуального подхода к каждому виду документа решен вопрос с направлением документов по адресации, настроена автозамена автора процесса на подписанта.

2.4. печатные формы:

• доработаны имеющиеся формы листов согласования;
• разработана форма контрольной карточки по процессу исполнения, стоящему на контроле.

2.5. интерфейс:

• реализовано деление файлов на основные и вспомогательные;
• настроен расчет суммы НДС в договорных документах в соответствии с выбранной ставкой.

1С:Документооборот КОРП :
• Документы и файлы
• Мероприятия
• Совместная работа
• Управление бизнес-процессами
• Учет рабочего времени
• Мобильный клиент 1С:Документооборот 8

Архитектура решения и масштаб проекта

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Сервис "1С:Контрагент"
• Сервис "1СПАРК Риски"
• 1С:Сервер взаимодействия
• Windows Server 2019
• Microsoft SQL Server 2019
• Internet Information Services (IIS)
• Microsoft Exchange Server
• Microsoft Office