
- Документооборот (ECM)
- Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
- Технология: Дистанционное внедрение
- Технология: Мобильные решения


Цели проекта
Создание единой цифровой системы управления заявками на закупку товарно-материальных ценностей и повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота по всей группе компаний в целом.
Подзадачи проекта исходя из цели:
- Унифицировать процесс заказа товарно-материальных ценностей для всех подразделений.
- Уменьшить временные затраты на передачу документов между исполнителями и руководством, а также между отделами.
- Упростить и ускорить процесс создания и оформления документов.
- Уменьшить вероятность потери документов благодаря централизованному хранению информации и ее надежной защите от несанкционированного доступа.
- Повысить уровень контроля качества, полноты и достаточности содержания документации.
- Сделать прозрачной историю создания и согласования каждого документа.
Ситуация до внедрения
Рыболовецкая артель "НАРОДЫ СЕВЕРА" – одно из старейших предприятий по добыче, переработке и оптово-розничной продаже белорыбицы на территории Камчатского края. На сегодняшний день завод входит в группу компаний из нескольких юр. лиц и является одним из лидирующих предприятий в своей отрасли.
В рамках проекта велась работа с данными не только по этой организации, но и по всей группе компаний, ведущей работу по различным направлениям деятельности. Предприятия нуждались в организации единой системы, которая позволила бы консолидировать данные по всем подразделениям, автоматизировать документооборот, сделать прозрачной систему согласования различных документов и формализовать множественные процессы закупок.
До старта проекта весь документооборот велся в MS Excel и на бумаге. Основными проблемами при такой системе были отсутствие информации о сроках и задержки выполнения задач, низкая конфиденциальность данных, потеря документов, ошибки в силу человеческого фактора, задержки в поиске нужных документов. Отсутствие унифицированных шаблонов негативно сказывалось на качестве, полноте и достаточности содержания договоров. Также специфика деятельности – сезонный режим работы и удаленность от основных поставщиков - приводили к тому, что заказавший товарно-материальные ценности для подразделения, принимающий и использующий в работе ТМЦ по данному заказу – разные люди.
Уникальность и инновационность проекта
Внедрение проекта проходило по технологии Waterfall. Для качественного выполнения проекта и выдерживания сроков были сформированы проектные команды с обеих сторон с необходимыми компетенциями.
Основной фокус изначально был направлен на внедрение типовых программных продуктов и модульных решений с небольшими доработками.
Было проведено обследование существующих процессов согласования и закупки товарно-материальных ценностей группой компаний и на основании этого анализа разработана унифицированная методология. В результате обследования было принято решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот КОРП".
Проектная команда в ходе работ смогла достичь следующих результатов:
- Загружен справочник контрагентов из "1С:Бухгалтерия ПРОФ".
- Настроена раздельная нумерация для всех видов документов – требование заказчика для ведения журналов. Изначально в "1С:Документооборот", ред. 2.0 была установлена сквозная нумерация независимо от вида документа.
- Разработан отдельный отчет по договорам – типовые отчеты, представленные в системе, не устраивали заказчика, поэтому пришлось создать свой отчет с необходимыми данными.
- Доработано создание связи между документами "Реестр счетов" и "Счет на оплату" – исключена возможность выбора тех счетов, у которых не установлен статус "Согласовано".
- Доработаны документы "Счет на оплату" и "Договор": добавлена новая табличная часть.
- Создан отчет "График платежей". Отчет строится на основании двух документов – "Счет на оплату" и "Договор". Добавлены новые реквизиты для отображения данных в новом отчете. Главное условие для отчета – график должен строится относительно новых реквизитов: "Планируемая дата оплаты", "Фактическая дата оплаты" и "Сумма" (типовой реквизит). Это сделано для того, чтобы пользователь точно видел все затраты, которые понесет организация за определенный период/день.
- Создан отчет "Заявка на закупку" с возможностью показа всех связанных документов. Типовой отчет не предусмотрен в системе.
- Доработан вид документа "Заявка на закупку". Добавлена новая табличная часть в документе. Табличная часть должна заполняться автоматически при загрузке файла формата Excel. Все файлы идут по одному шаблону. Из файла автоматически загружаются данные контрагента и данные по номенклатуре. Вся номенклатура попадает в созданную табличную часть документа.
- Прописаны чёткие маршруты согласования документов. Со стороны клиента обучены ответственные за дальнейшее прописывание маршрутов сотрудники.
- Настроено делегирование прав каждому пользователю.
- Настроены уведомления для почты и самой программы.
- Настроено мобильное приложение для получения уведомлений и выполнения задач. Для этого потребовалось вручную сделать настройку VPN каждому пользователю, участвующему в процессах согласования.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Унифицированы и формализованы процессы закупки ТМЦ в электронном виде, включая четкие шаблоны документов.
- Настроена система автоматических уведомлений пользователям на рабочую почту и в мобильное приложение.
- Оптимизирован процесс поиска и подбора документов по запросам.
- Сделан более прозрачным и быстрым процесс прохождения документов по контрольным точкам.
- Повышена оперативность учёта новых документов в финансовых процессах предприятия.
- Сокращена вероятность потери документов.
- Повышена безопасность хранения конфиденциальной информации за счёт гибкой модели разграничения доступа к документам.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Входящие и исходящие документы
- Хранение файлов
- Внутренние документы
- Учёт договоров
- Мобильное приложение
Архитектура решения и масштаб проекта
1С:Документооборот КОРП:
- Учет и хранение документов
- Делопроизводство
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров
- Учет служебных записок
- Учет заявок на закупку ТМЦ
- Мобильное приложение
Рамками проекта предусмотрена автоматизация документооборота нескольких юридических лиц группы компаний и более 60 рабочих мест на платформе "1С:Предприятие". В соответствии с этими рамками осуществлена разработка и доработка пользовательской документации, проведено обучение сотрудников и настроено мобильное приложение для выполнения задач. На момент окончания проекта доступ к хранимым в системе сведениям чётко разграничен, а возможности работы с системой с точки зрения отдельного сотрудника зависят от роли, определённой для него в системе.



























































































































































