Цели проекта

Унифицировать системы управления электронными документами Группы компаний "ТМХ", Группы "Локотех" и ключевых сервисных компаний за счет внедрения единых учетных и методических принципов, бизнес-процессов и стандартизированных информационных систем.

Необходимо было осуществить переход на систему 1С-ЭДО, предназначенную для автоматизации процессов обмена электронными документами между организациями и внутри организаций.

Одна из ключевых целей перехода – технологическая поддержка проекта разработки концепции управления жизненным циклом электронных документов для систем управления "1С:ERP" и "1С:Документооборот" в ТМХ и "ЛокоТех-Сервис".

Система жизненного цикла электронных документов 1С-ЭДО должна стать единым корпоративным шаблоном информационной системы для "ТМХ" и "ЛокоТеха". С ее помощью необходимо было организовать управление всеми стадиями существования электронных документов, начиная от их создания, согласования, подписания и до отражения в учете и хранения в электронном архиве. Система должна повысить эффективность и прозрачность бизнес-процессов, снизить затраты на обработку и хранение документов, а также обеспечить соответствие нормативным требованиям и юридическую значимость электронных документов.

Ситуация до внедрения

"ТМХ" ("Трансмашхолдинг") – №1 среди производителей железнодорожного и городского рельсового транспорта в России и СНГ и №5 – на международном рынке. Компания предлагает полный спектр продуктов и услуг: от дизайна и разработки нового подвижного состава до модернизации, сервисных контрактов жизненного цикла и цифровых систем управления движением. "ТМХ" – российская компания со штаб-квартирой в Москве. В структуру холдинга входит 15 производственных и сборочных площадок в России.

В ГК ТМХ корпоративным стандартом является ведение учета в "1С:ERP" и ведение документооборота в "1С:Документооборот".

Появилась потребность в реализации сложных цепочек согласований и подписаний.

Решения СЭД/ECM, в том числе и "1С:Документооборот КОРП", эволюционируют в новый формат управления корпоративным контентом Content Services Platform (CSP).

Было принято решение об обмене через оператора ЭДО в 1С:ERP, а маршрутизацию бизнес-процесса осуществлять в "1С:Документооборот КОРП". Это обеспечивало единый интерфейс для согласующих и подписантов документов, как ЭДО, так и бумажных (ОРД).

Уникальность и инновационность проекта

Работа по проекту выполнялась в два этапа:

1. Научно-исследовательская работа по созданию концептуальной модели жизненного цикла электронных документов. Эта работа выполнялась объединенной проектной командой Заказчика и Исполнителя.

2. Реализация концептуальной модели в информационной системе на платформе "1С:ERP" и "1С:Документооборот КОРП".

Реализованная модель жизненного цикла электронных документов не имеет аналогов на отечественном рынке автоматизированных систем управления для предприятий такого масштаба.

На первом этапе решение было внедрено для центрального аппарата управления холдингом.

На втором этапе выполнено масштабирование решения на 3 машиностроительных завода в составе холдинга.

В планах на 2023 и 2024 годы масштабирование решения по всем предприятиям холдинга (20 машиностроительных предприятий) и перевод системы на "1С:Документооборот холдинга".

Публикации о проекте

• 9-я международная конференция "Решения 1С для корпоративных клиентов"
• Конференция CFO Russia
• Портал ЭДО
• РОСЭУ. Форума ЭДО Презентация

• Жизненный цикл электронных документов в группе компаний ТМХ и Локотех

Дополнительная информация к описанию проекта

• ЭДО приносит пользу не только бизнесу, но и природе.
• Если бы мы распечатали документы, которые отправили и получили через ЭДО за год, то нам понадобилось бы 2,8 миллиона листов А4 или 5,7 тысяч пачек бумаги весом в 14 тонн.
• А экономия 1 тонны бумаги позволяет "спасти" 17 деревьев. 238 деревьев - это парк площадью с футбольное поле!

Результаты проекта

• На основании технического задания Заказчика разработан корпоративный шаблон "Жизненный цикл электронных документов в группе компаний ТМХ и Локотех" (на базе программного продукта "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот КОРП"), с учетом рекомендаций по внесению изменений в типовые решения фирмы "1С".

• Оказана консультационная и методологическая поддержка на этапе внедрения корпоративного шаблона "Жизненный цикл электронных документов в группе компаний ТМХ и Локотех" на предприятиях ГК "ТМХ".

• Оказана помощь в разработке корпоративных стандартов и регламентов ЭДО и ЭП.

• Подготовлена техническая документация, в том числе инструкции для пользователей.

Сервис 1С-ЭДО

Архитектура решения и масштаб проекта

В ГК ТМХ корпоративным стандартом является ведение учета в "1С:ERP" и ведение документооборота в "1С:Документооборот КОРП". Обмен осуществляется через оператора ЭДО (Калуга Астрал) в "1С:ERP", а маршрутизация бизнес-процессов проходит в "1С:Документооборот КОРП". Это обеспечивало единый интерфейс для согласующих и подписантов документов, как ЭДО, так и бумажных (ОРД). "1С:Документооборот КОРП" обеспечивает ролевую модель, автоподстановки, отсутствия, делегирования, связи объектов, комплексные процессы, контроль сроков.

Для аутентификации из "1С:ERP" в "1С:Документооборот КОРП" подключили по JWT токены вместо логина/пароля. По настроенным правилам бесшовной интеграции электронный документ (ЭД) прокидывается автоматом в "1С:Документооборот КОРП".

Если ЭД неформализованный (скан, pdf), то распознаётся вид, сумма, номер, дата документа (механизм взят из "1С:Документооборот КОРП").

Закрепление поступающих документов за исполнителями настроено таким образом: из заказа, договора или поставщика определяется Ответственный за документ, ответственный за ведение документооборота (Подготовил) и Подписант со стороны организации.

Автосоздаются связи с договором и документами из пакета.

Карточки документов автоматически связываются с документами из пакета (Счет на оплату - УПД).

Если договор контрагента связан с карточкой договора в "1С:Документооборот КОРП", то и карточка договора автоматически связывается с карточкой электронного документа.

По созданной карточке документа автостартует комплексный бизнес-процесс: проверка менеджером, согласование документа и подписание, отражения в учете (учетные документы в "1С:ERP" создаются не в момент загрузки ЭД, а после подписание в "1С:Документооборот КОРП").

Жизненный цикл ЭД поддержан и для договоров (доп.соглашения, соглашения об ЭДО, NDA, спецификации) как для входящих, так и исходящих.

Добавили гиперссылки в карточку документа в "1С:Документооборот КОРП", если есть связь с объектом в учетной системе ("1С:ERP") и наоборот.

После подписания документа идет задача "отражения в учете". Бухгалтер в 1С:ERP в списке задач "1С:Документооборот КОРП" (по бесшовной интеграции) открывает ЭД. Формирует документы учета ПТиУ, СФ (если они еще не автосоздались), проверяет и проводит в 1С:ERP.

Для автосоздания документов учета доработали механизм сопоставления номенклатуры.

Работает запрет на проведение учетных документов по неподписанным электронным.

Реализовали обратную бесшовную интеграцию: создаются договоры контрагента в 1С:ERP из карточки договора в "1С:Документооборот КОРП".

Поддержано отклонение и аннулирование по ЭДО.

Реализована проверка и автоподбор МЧД подписанта, как со стороны организации, так и контрагента.

Поддержана подпись с меткой доверенного времени CAdES-T (усовершенствованная ЭП).

Система является тиражируемым решением для каждого предприятия двух холдингов.