Цели проекта

Главная цель проекта – переход с американской ERP-системы на "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана", ред. 2.4.

Задачи, которые были поставлены в ходе внедрения:

1. Переход на новый программный продукт с полным сохранением функционала прежней системы.
2. Автоматизация процессов компании в кратчайшие сроки.
3. Бесшовная интеграция программы "1С:Документооборот" с новым программным продуктом без потери и искажения данных.
4. Настройка интеграции нового программного продукта с Информационной Системой Электронных Счетов-Фактур (далее ИС ЭСФ) Республики Казахстан, в целях соответствия законодательству Республики Казахстан (далее РК).
5. Внедрение системы учета для осуществления анализа расходов по проектам компании.

Ситуация до внедрения

Компания "Аггреко" — мировой лидер в сфере временного энергоснабжения и температурного контроля, который предлагает в аренду генерирующее и климатическое оборудование для нефтегазовой и нефтехимической промышленности, горнодобывающей, строительной отраслей, коммунального хозяйства, судостроения, проведения крупных мероприятий. Организация предоставляет полный спектр услуг по проектированию, доставке, монтажу и обслуживанию своего оборудования.

На рынке Казахстана ТОО "Аггреко Казахстан" присутствует с начала 2009 года. На сегодняшний день у компании имеются представительства в Атырау, Тенгизе, Карачаганаке, Алматы и Караганде.

Руководство компании "Аггреко Казахстан" столкнулось с необходимостью вынужденного отказа от американской ERP-системы, в которой компания работала с момента основания.

До начала внедрения нового продукта оперативный учет и учет по МСФО в компании велись вручную в Excel, согласование контрагентов и договоров проходило в "1С:Документооборот", а бухгалтерский учет велся в "1С:Бухгалтерии".

Уникальность и инновационность проекта

Оптимальной заменой иностранной ERP-системы стало решение "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана", ред. 2.4. Реализацию перехода на новый программный продукт доверили алматинскому офису ИТ-интегратора "1С:Первый Бит".

В ходе обследования компанией-интегратором "1С:Первый Бит" было произведено:

• Исследование основных бизнес-процессов компании;
• Формирование требований пользователей к автоматизированной системе;
• Оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим программным продуктом.

В результате обследования была сформирована дорожная карта проекта внедрения "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана", ред. 2.4, формализованы перечень бизнес-процессов и функциональные границы проекта, а также определена интеграционная архитектура объекта автоматизации и уровень методологического и регламентного обеспечения функциональных блоков.

Был реализован комплексный проект по переходу на новый программный продукт для целей автоматизации бизнес-процессов, связанных с управленческим и оперативным учетом по блокам:

• Закупки
• Согласование закупок
• Планирование закупок
• Выбор поставщика
• Документы закупок
• Поступление товаров, услуг и активов
• Импорт
• Отчеты и печатные формы
• Объекты расчетов
• Склад
• Склады. Топология склада
• Приемка товаров на складе
• Отгрузка товаров со склада
• Перемещения
• Инвентаризация
• Пересортица
• Комплектация / Разукомплектация
• Обособление товаров
• Ответственное хранение
• Складское оборудование
• Доставка
• Отчеты и ПФ
• Номенклатура
• Планирование ремонтов
• Заказы на ремонт
• Сервисные ордера
• Восстановление запчастей
• Внутреннее потребление
• Внеоборотные активы
• Виртуальный склад и СНТ.

Переход на "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана", ред. 2.4 вызвал необходимость замены ряда внешних решений, связанных с американской ERP-системой, которые использовались для аналитики, управления проектами, управления процессами согласования бизнес-решений и т.д.:

• Была выполнена работа по интеграции счетов управленческого учета с типовым планом счетов бухгалтерского учета – создан механизм связи между счетами, во избежание пробелов в отчетности.
• Внедрена система учета проектов и подразделений для более глубокого анализа деятельности компании.
• Для управления банковскими платежами был оптимизирован процесс согласования платежей с поставщиками и создания заявок на оплату авансом.

Были устранены функциональные разрывы в следующих блоках с помощью доработок в отчетах, документах и печатных формах:

• Склад
• Документ "Приходный ордер на товары". Автоматически блокирует проведение документа "Приходный ордер на товары", если количество товара в нем превышает количество, указанное в связанных документах. Предназначение данного документа - обеспечить контроль и согласованность количества товаров, вносимых в систему, с учетом различных параметров, таких как номенклатура, характеристика и единицы измерения, с учетом возможной конвертации.
• Автоматическое формирование документа "Внутреннее потребление товаров". Обеспечивает автоматизацию процесса перемещения материалов и работ между складами при выполнении работ.
• Автоматическое формирование расходного ордера и отбора(размещения) для ордерных складов. Обеспечивает оперативное списание товаров и их размещение для выполнения работ, что ускоряет процесс выполнения заказа и сокращает ручные операции по учету товаров.
• Закупки
• Документ "Заказ поставщику" и "Приобретение товаров и услуг" – для обеспечения контроля над проведением документа "Приобретение товаров и услуг" внедрен функционал, который проверяет соответствие цены и количества товара указанным в связанном документе "Заказ поставщику".
• Отчет "Заказы поставщику по строкам PUR001" предназначен для анализа заказов поставщикам с учетом различных критериев фильтрации и вывода соответствующей информации. Он позволяет отслеживать заказы поставщикам за определенный период, по определенным номенклатурам, складам, поставщикам, текущему состоянию заказа и другим параметрам. Отчет помогает контролировать и управлять процессом закупок, а также анализировать активность поставщиков и общие объемы закупок.
• Ремонты
• Печатная форма "Сервисный ордер" предназначена для оформления заказов на ремонт. Она содержит информацию о номере заказа, дате создания, объекте эксплуатации, наработке, типе обслуживания, отправителе, получателе, затребовавшем, разрешившем, симптоме, причине, а также перечень материалов и работ, необходимых для проведения ремонта. Эта форма упрощает процесс оформления и контроля за ремонтными работами, обеспечивая ясность и структурированность информации.
• Документ "Заказ на ремонт". Документ дополнен новыми реквизитами для указания наработки объекта эксплуатации и выработки инженера, а также для возможности последующей печати "Сервисного ордера". Добавление реквизита "Показатель наработки" и табличной части "Выработка инженера" предполагает автоматическое заполнение значений и проверку на соответствие заданным требованиям, обеспечивая эффективность процесса обслуживания и учета.
• Отчет "История ремонтов" предназначен для отслеживания и анализа ремонтных работ по объектам эксплуатации и проектам. Он позволяет получить информацию о завершенных ремонтах, включая дату завершения, наработку, номер сервиса, виды ремонта, мероприятия, технические решения и комментарии, указанные в заказе на ремонт. Отчет помогает оценить эффективность ремонтных мероприятий, планировать ресурсы и принимать управленческие решения на основе истории проведенных работ.

В рамках проекта также была осуществлена бесшовная интеграция программ "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана" и "1С:Документооборот". Программа "1С:Документооборот" уже использовалась в компании для согласования договоров и была нетиповой, ранее доработанной под требования заказчика.

Компанией "1С:Первый Бит" была проделана сложная работа по адаптации интеграции под особенности нетиповой системы "1С:Документооборот".

Работа по интеграции включала следующие этапы:

1. Анализ бизнес-процессов и особенностей системы "1С:Документооборот".
2. Согласование формата и протокола обмена данными между системами.
3. Разработка доработок на стороне "1С:Документооборот" для сопоставления контрагентов и договоров, а также добавление дополнительных реквизитов.
4. Подготовка технических заданий по реализации механизмов выгрузки из "1С:Документооборот".
5. Реализация механизмов выгрузки и форматно-логического контроля данных.
6. Тестирование и отладка процесса обмена данными.
7. Внедрение и поддержка работы интеграции.

Внедрение "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана", ред. 2.4 и интеграция с "1С:Документооборот" позволили консолидировать процессы закупок, складской логистики, согласования договоров и контрагентов без потери и искажения данных.

В ходе внедрения была настроена также интеграция с ИС ЭСФ Республики Казахстан. Для настройки интеграции была проведена следующая работа:

• Разработка механизмов отражения внутренних складских операций, таких как перемещения, инвентаризации, списания, комплектации/разукомплектации и конвертация в другие единицы измерения.
• Адаптация СНТ для выписки счетов-фактур при реализации товаров, учитывая необходимость обязательного учета на "Виртуальном складе" для всех товаров.
• Решение проблем с сверкой остатков "Виртуального склада" с остатками бухгалтерского учета и фактическими остатками на складе, включая демонстрацию возможностей корректировки остатков "Виртуального склада".

В программе настроили формирование и подтверждение оперативных документов: счетов-фактур (ЭСФ), актов о выполненных работах (ЭАВР) и накладных (СНТ). Интеграция позволила автоматически загружать данные о поступлениях и продажах товаров и минимизировать риск штрафов в рамках налогового законодательства РК.

В конце каждого месяца на основании учетных данных формируется отчетность по стандартам МСФО.

Таким образом компания "1С:Первый Бит" успешно завершила проект для ТОО "Аггреко Казахстан" по переходу на учетную систему "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана", ред. 2.4.

Уникальность проекта заключается в том, что команда заказчика приняла на себя часть организационной работы, что позволило создать комфортные условия для участия сотрудников заказчика в проекте, минимизировав прерывание рабочего процесса и оптимизируя затраты на персонал.

Также проект был реализован по гибридной технологии – каскад с уклоном в Scrum. Это позволило делить основные этапы на подзадачи, которые запускались в работу параллельно, что существенно ускоряло согласование работ и давало понимание, в каком статусе находятся доработки системы. Согласование этапов происходило в еженедельном формате, что позволяло контролировать бюджет и делать прогнозы на дальнейшую реализацию дополнительных требований к системе.

Публикации о проекте

• "Первый Бит" перевел на "1С ERP" казахстанский филиал Aggreko
• "Первый Бит" перевел на "1С ERP" казахстанский филиал Aggreko
• "Первый Бит" перевел на "1С ERP" казахстанский филиал Aggreko

• Внедрение "1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2 для Казахстана" в ТОО "Аггреко Казахстан"

Результаты проекта

Внедрение "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана", ред. 2.4 позволило компании "Аггреко Казахстан" достичь следующих результатов:

1. Совершить переход на 1С:ERP за 8 месяцев;
2. Автоматизировать процессы компании по закупкам, складскому учету активов компании, казначейству, формированию и подтверждению ЭСФ, ЭАВР, СНТ.
3. Исключить расхождение данных между оперативным и управленческим учетами благодаря обмену данными между базами "1С:Документооборот" и "1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана".
4. Своевременно и корректно регистрировать поступление и продажу товаров на портале ИС ЭСФ Республики Казахстан из учетной системы и избежать рисков штрафных санкций в рамках налогового законодательства.
5. Расширить инструменты управления закупками, ремонтами и складскими процессами.
6. Расширить аналитический учет для детального анализа расходов по проектам компании.

1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана :
• Закупки
• Склад
• Внеоборотные активы
• Виртуальный склад и СНТ

Архитектура решения и масштаб проекта

"1C:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана", ред. 2.4

"1С:Документооборот"

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

IT-инфраструктура заказчика развернута на хостинге IT-интегратора 1С:Первый Бит