Цели проекта

1. Переход на единый электронный документооборот между управляющей компанией и дочерними предприятиями.
2. Защищенный и быстрый доступ к документам компании из любой точки земного шара.
3. Ускорение согласования документов.

Задачи проекта:

1. Организация единой информационной системы управления документооборотом, механизмов для выполнения процессов обработки документов, цепочек взаимосвязанных работ, а также для организации контроля и управления за этими процессами.
2. Решение комплексных задач по автоматизации процессов работы с входящей, исходящей, внутренней документацией, обеспечения учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, договорной деятельности.

Ситуация до внедрения

1. Документооборот находился вне информационной системы.
2. Для согласования документов использовалась корпоративная почта, история согласования отсутствовала.
3. Контроль исполнения поручений ввелся через MS Excel файл.
4. Задачи сотрудникам ставились в устной форме или по электронной почте.
5. Нормативная документация хранилась в почте или на сетевом ресурсе.

ООО "ЗН Восток" — государственная компания, реализующая стратегические нефтесервисные проекты по освоению нефтяных месторождений с применением передовых технологий, обеспечивающих эффективное и комплексное извлечение углеводородных ресурсов. Уполномоченный оператор крупных проектов по добыче нефти на Ближнем Востоке.

Уникальность и инновационность проекта

1. Особенность проекта заключается в формировании единой информационной системы для 8 юридических лиц, в том числе, находящихся за рубежом. Для решения поставленных задач необходимо было использовать систему электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот 8 КОРП" русскоязычной версии, предоставленную заказчиком.
2. В рамках проекта предоставленная русскоязычная конфигурация была адаптирована для англоязычных пользователей системы.
3. Маршруты совместных приказов и распоряжений, охватывающие все юридические лица, были оптимизированы за счет использования дополнительных условий маршрутизации и скриптов.
4. Сложность с обучением персонала заключалась в том, что часть пользователей владели только персидским или английским языком. Это было решено путем проведения онлайн обучения с привлечением переводчика, а также подробных инструкций на английском языке по работе в СЭД. Поддержка данной группы пользователей в период ОПЭ также проводилась на английском языке.
5. Также уникальной особенностью проекта являются работы по переносу исторических документов из MS Excel-реестров с указанием гиперссылки на путь хранения файла в сетевом каталоге. В файловом каталоге наименование большей часть файлов было унифицировано, что позволило разработать правила для загрузки данных по файлам и прикрепления их к историческим документам. В ходе внедрения выполнена выверка и миграция 15 000 документов, а также информации по файлам к ним.
6. В проект были включены специалисты из офисом в Москве и Тегеране, при необходимости предоставлялись переводчики со стороны заказчика и коммуникации не были нарушены.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании "ЗН Восток" позволило:

1. Отказаться от использования MS Excel реестров.
2. Автоматизировать бизнес-процессы основных видов документов: входящих, исходящих и внутренних.
3. Обеспечить документооборот для 8 организаций в единой информационной системе.
4. Настроить шаблоны бизнес-процессов обработки документов по организациям.
5. Настроить доступ к необходимым видам документов и процессам с целью разграничения информации по зонам ответственности сотрудников.
6. Ускорить процесс обработки документов (поиск, регистрация, согласование).
7. Предоставить руководителям возможность контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы с документами и поставленным поручениям.

Экономический эффект от внедрения

1. Сократились трудозатраты в подразделениях — 10%.
2. Сократилось время на обработку и согласование договоров — 25%.
3. Ускорился поиск необходимых документов — 20%.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема архитектуры системы

Информационная система построена на базе решения "1С:Документооборот 8. КОРП".

В проекте реализованы интеграции со смежными системами:

1. Почтовый сервер на базе Microsoft Exchange.
2. "1С:Управление Холдингом", ред. 3.0 (3.0.18.2).
3. "1С:ERP Управление предприятием", ред. 2 (2.4.6.160).
4. "1С:Зарплата и управление персоналом", ред. 3.1 (3.1.18.121).

Масштаб проекта:

1. Организационный объем проекта: 8 юридических лиц.
2. Сроки проекта: 28.11.2021 — 27.01.20232.
3. Миграция исторических данных: 14 859 документов.
4. Кол-во автоматизированных рабочих мест: 506.