- Документооборот (ECM)
Цели проекта
Цель - в рамках импортозамещения создать единую систему ЭДО для крупного заказчика с сетью в 70 поздравлений и уже имеющимися системами и обеспечить бюджетное сопровождение новой системы ЭДО.
Для достижения цели мы выполнили задачи по автоматизации всех важных процессов. А именно:
а) направления поручений
б) контроль их выполнения
в) обработка документации от этапа получения до передачи в архив.
г) системе учли вопрос соблюдения требований Федерального закона "О персональных данных".
Ситуация до внедрения
АО "Негосударственный пенсионный фонд "БЛАГОСОСТОЯНИЕ" - лидер по корпоративным и индивидуальным программам негосударственной системы пенсионного обеспечения и деятельности по обязательному пенсионному страхованию с 1996 года. Количество участников фонда - около 1,3 млн человек. В региональную сетку входят 70 подразделений, каждое из которых предоставляет широкую линейку услуг по пенсионному обеспечению.
Участник системы гарантирования сбережений по негосударственному пенсионному обеспечению и гарантирования прав застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию. Среди заказчиков фонда: "Российские железные дороги", "Федеральная пассажирская компания", ООО "Локомотив" и т.д.
Компания столкнулось с необходимостью импортозамещения текущей системы ЭДО. Более того, старая система уже не справлялась с возрастающим потоком документации, которую ежедневно обрабатывали сотрудники.
Мы нашли решение в автоматизации ЭДО на базе "1С:Документооборот КОРП" с применением передовых технологий.
Уникальность и инновационность проекта
Проект уникален, потому что мы создали ЭДО, которым можно управлять из любой точки мира и с любого устройства. Для пользования нужен только доступ в интернет.
Проект инновационен, потому что мы внедрили в широкую линейку самых современных решений: электронная подпись, шифрование данных, автоматизация процессов, уведомления 1С, рабочий календарь пользователя, встроенная почта, интеграция с другими ПО. Все это обеспечивает безопасность данных и максимальный комфорт в выстраивании рабочих процессов.
Публикации о проекте
Результаты проекта
Автоматизировано почти 500 рабочих мест, создано единое окно ввода документов, оптимизировано рабочее время сотрудников на решение повседневных задач, сократилось количество ошибок при работе с документами.
Выполнен весь комплекс работ для качественной настройки и внедрения программного обеспечения.
Список основных выполненных задач:
- Провели большую аналитическую работу и обследовали объект автоматизации.
- Составили проект интеграции со смежными системами.
- Определили весь перечень подразделений перед тиражированием системы.
- Разработали архитектуру и согласовали ТЗ по информационной безопасности.
- Создали инсталляционный пакет для последующего автоматического распространения решения.
- С нуля сформировали и обучили команду проекта.
- Спроектировали настройки объектов системы.
- Выполнили настройку системы по электронному документообороту, договорной работе, работе с обращениями граждан, судебно-претензионной работе.
- Разработали и протестировали прототип системы.
- Разработали весь пакет документов по дальнейшей эксплуатации.
- Настроили систему и исправили ошибки после тестового запуска.
- Подготовили большой пакет документов: по корректировкам ТЗ, инструкциям, а также протоколам приема-сдаточных работ.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль поручений
- Учет договоров
- Работа с обращениями граждан
Архитектура решения и масштаб проекта
Организована интеграция СЭД с другими системами:
1. "Бесшовная" интеграция СЭД с 1С:БНФО:
- Статьи движения денежных средств;
- 10 нетиповых документов с соответствующими внутренними документами в СЭД.
- Возможность из 1С:БНФО открывать договоры, ДС, счета и прикрепленные файлы, хранящиеся в СЭД.
2. Интеграция СЭД с "1С:ЗУП"
- Автоматическое создание карточки приказа из 1С:ЗУП в 1С:Документооборот.
3. Интеграция с сервисом ЭДО
- Неформализованные документы (Договоры, ДС). Процедура подписания Договоров и доп.соглашений с контрагентами.
4. Электронная почта
- Направление на исполнение почтовых уведомлений из СЭД.
5. Интеграция с Active Directory (или аналог)
- Механизм, выполняющий загрузку пользователей из группы Active Directory. Механизм выполняет регулярный контроль, что все действующие пользователи СЭД являются активными в Active Directory.
6. WEB–сервисы
- WEB-сервисы для работы с файлами 1С:ДО из других приложений (1С:БНФО, 1С:ЗУП, 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией).
7. Интеграция с CRM
Механизм, выполняющий выгрузку данных по обращениям граждан в CRM систему (технология WEB-сервисов).