Цели проекта

• Обеспечить возможность развития функционала СЭД и эффективного его сопровождения за счет перехода со "старой" СЭД на 1С:Документооборот ред. 3.0 в короткий срок
• Настройка и интеграция с необходимыми системами
• Настройки интуитивно понятного интерфейса, удобного для пользователя
• Сокращение трудозатрат на согласование договорных документов

Задачи проекта:

1. Система должна быть адаптирована таким образом, чтобы она была интуитивно понятной и простой в использовании для пользователей.
2. Организовать процесс миграции данных из старой системы в новую, чтобы обеспечить сохранение всех документов и информации о них.
3. Настроить интеграцию с необходимыми системами.

Ситуация до внедрения

Melon Fashion Group – один из лидеров российского fashion-ретейла, владеющий популярными брендами ZARINA, Befree, LOVE REPUBLIC, sela и IDOL. Компания выполняет полный цикл деятельности fashion-бизнеса, начиная с дизайна, производства, закупки и заканчивая распределением, продажей, продвижением женской, детской и мужской одежды и аксессуаров. Под управлением ретейлера находится более 920 магазинов в пяти странах. Более 8 000 сотрудников обеспечивают стабильную и эффективную работу компании.

В Melon Fashion Group использовался СЭД на протяжение длительного времени, на базе которой реализована автоматизация большого количества бизнес-процессов.

Основные причины, влияющие на необходимость выбора новой СЭД:

• приостановлено обновление и обслуживание используемой СЭД
• сложности ведения разработки, которые ограничивают реализацию уникальных доработок под потребности бизнеса
• потребность в уникальных специализированных компетенциях для сопровождения используемой СЭД

Аргументы в пользу 1С:Документооборот при выборе новой СЭД:

• современное ПО (возможность развития функционала, моб.приложения, интеграция с мессенджерами)
• единая платформа 1С
• привычный интерфейс для пользователей (в компании используется 1С:ЗУП)
• сильный внутренний центр компетенций 1С.

В результате выбора принято решение о переходе на 1С:Документооборот, ред. 3.0.

Уникальность и инновационность проекта

Для достижения цели по оперативному вводу в опытно-промышленную эксплуатацию 1С:Документооборот применили:

1. поэтапная разработка и внедрение процессов на группы сотрудников по функциональным блокам

2. параллельная разработка силами двух команд - ООО "БОБДЕЙ СОФТ" и Заказчика.

Для решения задачи по быстрой и комфортной адаптации пользователей в новой СЭД реализованы:

1. интерфейсные изменения (наименования и расположение кнопок, реквизитов приближено к предыдущей СЭД)

2. обработка для загрузки данных о документах из предыдущей СЭД3, история согласования, содержащая результаты всех циклов обработки документа

Также в ходе реализации проекта реализованы следующие уникальные задачи:

• функционал по объединению замечаний в едином файле Word от согласующих, зафиксированных при параллельных этапах согласования
• поиск решения при ограничении системы из-за большого количества проверяемых путей в схеме обработки документа
• ускорение быстродействия процессов за счет изменения условий маршрутизации на написанные на встроенном языке
• выбор подписанта документа на основании действующей доверенности, а также установка лимитов подписантов
• функционал управления переноса значений реквизитов при использовании механизма копирования или создании на основании
• обработка для автоматического выполнения задачи приема в архив с помощью сканера штрихкодов
• изменение механизма отправки на повторное согласование и разработка механизма предупреждения о завершении маршрута
• дополнение карточки документа: создание новых табличных частей, их автоматическое заполнение, в соответствии с логикой Заказчика
• управление HTML-представлением текстом задачи и уведомлений о новой задаче в зависимости от вида документа
• интеграция с сервисом ЭДО с учетом МЧД
• проверка контрагентов в специализированных сервисах.

Публикации о проекте

• Видео-презентация проекта "1С:Документооборот 3.0 новая парадигма учета и обработки документопотоков вашего предприятия"

• Внедрение "1С: Документооборот 8 КОРП" ред.3.0 в АО «Мэлон Фэшн Груп»

Результаты проекта

По итогам проекта осуществлен переход на новую СЭД – "1С:Документооборот", ред. 3.0. Типовое решение "1С:Документооборот" доработано для интеграции со следующими системами:

• Учетная система собственной разработки на базе платформы 1С
• 1С:ЗУП
• сервисы для проверки контрагентов
• Доработка подключаемого модуля сервиса СЭД с учетом МЧД.

Для более простой адаптации пользователей в новой системе выполнены значительные работы по изменению интерфейса "1С:Документооборот". Реализованы следующие разработки:

1С:Документооборот КОРП :
• Управление процессами
• Управление документами
• Работа с договорными документами
• Мобильный клиент

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота внедрена на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП", ред.3.0 и интегрирована со следующими информационными системами:

• Корпоративная система собственной разработки на платформе 1С;
• сервис СЭД;
• сервис проверки контрагентов.