Цели проекта

Основная цель проекта – создание единой информационной базы данных архивных электронных документов в АО "Объединенная зерновая компания" (АО "ОЗК") (Далее - ОЗК).

• обеспечение оперативного доступа к информации, хранящейся в ЭА, из автоматизированных информационных систем АО "ОЗК";
• снижения риска недостоверности документов и повышения информационной безопасности за счет устранения необходимости многократного дублирования копий одних и тех же документов и исключения возможности
• несанкционированного доступа к документам;
• повышение производительности труда работников Общества;
• доступности и защищенности хранения электронных документов и данных из автоматизированных информационных систем;
• повышение прозрачности и контролируемости работы с документами;
• предотвращение возможной потери документа;
• надежное долговременное хранение электронных документов.

• проектирование, разработка и внедрение системы Электронного архива на базе отдельной конфигурации 1С:Документооборот;
• реализация и разработка интеграционных интерфейсов между Электронным архивом и существующими ИТ-системами заказчика: ЮЗ СЭД и 1С:Бухгалтерия;
• разработка пользовательской и эксплуатационной документации;
• обучение работников Заказчика, проведение приёмо-сдаточных испытаний;
• запуск ЭА в опытно-промышленную эксплуатацию;
• запуск ЭА в промышленную эксплуатацию.

Ситуация до внедрения

Группа ОЗК – торгово-логистический оператор сельскохозяйственной продукции, обеспечивающий реализацию экспортного потенциала российского зерна на мировом рынке, единственная российская инфраструктурная компания с государственным участием на рынке сельскохозяйственной продукции. Благодаря своей уникальной инфраструктуре компания способствует повышению продовольственной мобильности в мире.

Предприятия Группы ОЗК обеспечивают высочайшие стандарты ответственности и сервиса в поставках отечественного зерна и другой сельскохозяйственной продукции российских аграриев на международный рынок, предлагают качественно новый уровень экспортных операций по принципу «одного окна», решение любых логистических задач, надежность поставок точно в срок. Группа ОЗК входит в топ-5 крупнейших российских экспортеров зерна.

Компания также является государственным зерновым оператором и агентом по проведению государственных закупочных и товарных интервенций, выполняет функции по организации сохранности зерна государственного интервенционного фонда и его реализации по распоряжениям Министерства сельского хозяйства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

До старта проекта в АО "ОЗК" отсутствовала выделенная система Электронного архива. Цифровые документы хранились и обрабатывались в нескольких ИТ-системах: ЮЗ СЭД, 1С:Бухгалтерия и на сетевых файловых ресурсах (сетевых папках).

• Большое количество второстепенных файлов, которые прикрепляются к карточкам документов в процессе обработки,
• Отсутствие удобных инструментов поиска и пакетной обработки первичной бухгалтерской документации по набору входных параметров (выгрузка документов всех типов по одному контрагенту в отдельную папку для целей
• проверки и иных задач),
• Низкая надежность сохранности электронных документов, предназначенных для длительного хранения.

Уникальность и инновационность проекта

Реквизитный состав карточек первичной документации передается в Электронный архив из 1С:Бухгалтерии, тогда как файлы, включая электронные подписи, могут поступать и из 1С:Бухгалтерии, и из 1С:Документооборот, обеспечивая при этом целостность информации при взаимодействии пользователя с документами.

Документ регистрируется в 1С:Бухгалтерия, при регистрации проверяется интеграция с ЮЗ СЭД, если интегрирован - выполняется регистрация связанного документа в 1С:Документооборот для выгрузки в Электронный архив файлов и электронных подписей по документам ЭДО.

Кроме того, в рамках проекта был разработан механизм управляемой передачи документов в Электронный архив. Он обеспечивает возможность передачи документов из различных систем-источников индивидуально или пакетами. При этом состав передаваемого пакета пользователь может задавать по требуемым параметрам в ходе двухэтапного отбора: сперва по видам нужных документов, потом по общим для группы реквизитам.

Файлы документов из СЭД также могут быть переданы избирательно, с установкой отметок о регистрации файла для передачи, что исключает попадание в Электронный архив избыточной информации.

Публикации о проекте

• Внедрение электронного архива на базе 1С:Документооборот КОРП в АО «Объединенная зерновая компания»

Результаты проекта

Документы, созданные или зарегистрированные в системах-источниках: СЭД (1С:ДО, ред. 2.1) и 1С:Бухгалтерия, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.

Реализована возможность быстрого перехода из 1С:Бухгалтерии и СЭД к карточке необходимого документа в Электронном архиве.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках реализации проекта выполнена интеграция ЭА с внутренними ИТ-системами Общества:

Интеграция с ЮЗ СЭД на базе 1С:Документооборот

Интеграция с 1С:Бухгалтерия