- Документооборот (ECM)
Цели проекта
- перевести документы в электронный вид;
- применить единый подход в работе с документами;
- организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла;
- снизить операционные риски компании (некорректные процессы и ошибочные действия сотрудников);
- уменьшить количество ошибок и несогласованности действий между структурными подразделениями;
- сократить сроки согласования и сроки передачи документов между подразделениями;
- сократить затраты на расходные материалы (бумага, картриджи);
- повысить уровень исполнительской дисциплины, уменьшив средний срок просрочки обработки документов;
- сократить время поиска документа;
- сократить время и трудозатраты на подготовку и формирование отчетности.
- Систематизация и структурирование требований к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации;
- Разработка порядка выполнения основных процессов;
- Определение архитектуры;
- Адаптация, доработка и настройка программных продуктов для реализации функционала;
- Обеспечение корректного ввода НСИ и исходных данных;
- Обучение персонала для обеспечения корректной эксплуатации и обслуживания (администрирования);
- Организация сопровождения и эксплуатации.
Ситуация до внедрения
ООО "Первый мясокомбинат" - нижегородский производитель колбасных изделий и мясных деликатесов с 2012 года. До начала проекта в ООО "Первый мясокомбинат" все процессы работы с документами осуществлялись исключительно в бумажном формате. Бизнес-процессы компании зависели от традиционных методов организации документации, а электронные ресурсы не использовались в достаточной степени. Сотрудники передавали и обрабатывали документы через электронную почту, что часто приводило к недостаточной эффективности и длительным срокам согласования.
Кроме того, отсутствовала возможность использования электронной подписи для подтверждения документов, что создавало дополнительные сложности и замедляло процесс утверждения.
Бумажные носители информации требовали больших затрат на хранение и обработку, а также увеличивали вероятность утери или повреждения важных документов.
Все эти факторы сказывались на эффективности работы компании, приводили к задержкам и ошибкам в процессе обработки документов, а также увеличивали риски в области безопасности информации. В такой ситуации компания осознала необходимость модернизации своей системы управления документами и внедрения электронных технологий для повышения эффективности и улучшения бизнес-процессов.
Уникальность и инновационность проекта
- Разработаны маршруты обработки, хранения файлов в 1С:Документооборот;
- Реализован бизнес-процесс ввода новой продукции на рынок;
- Разработана печатная форма авансового отчета (АО-1).
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Переведены в электронный вид требуемые документы;
- Организована и автоматизирована работа с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла;
- Сокращены сроки согласования и сроки передачи документов между подразделениями;
- Сокращены затраты на расходные материалы (бумага, картриджи);
- Повышен уровень исполнительской дисциплины, уменьшен средний срок просрочки обработки документов;
- Сокращено время поиска документа;
- Сокращено время и трудозатраты на подготовку и формирование отчетности.
-
1С:Документооборот КОРП
Архитектура решения и масштаб проекта