Цели проекта

Целью проекта являлась автоматизация управления платежами сотрудников оперативного контура с использованием интерфейса основной рабочей среды 1С:Документооборот. В задачу входило обеспечение возможности для пользователей системы 1С:Документооборот управлять созданием заявок на оплату, получать информацию о ходе исполнения этих заявок в казначейской программе 1С:Управление холдингом без подключения к самой казначейской программе. Одновременно с этим количество ручных операций пользователей системы 1С:Документооборот не должно было существенно увеличиваться, все процедуры, связанные с инициированием платежа должны были выполняться системой автоматически в ходе выполнения основных операционных процессов. В рамках развития функционала также была решена задача добавления в 1С:Документооборот функциональности, которая должна была обеспечить пользователям возможность описывать в 1С:Документооборот условия договоров аренды с платежами на регулярной основе, производить расчеты графиков платежей по таким договорам, актуализировать данные графиков договоров. При этом система должна была максимально исключить участие пользователя в создании казначейских документов, пересчете параметров графиков договоров при изменении этих параметров в источниках данных и осуществлении контрольных процедур. Также система должна была хранить историю изменений условий договоров и графиков, рассчитанных на их основе, предоставлять пользователю информацию в удобной форме как по истории изменений, так и о состоянии оплаты по графикам договоров.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Сервис-Телеком" — ведущий независимый оператор телекоммуникационной инфраструктуры. В управлении компании находится более 19 200 сооружений связи. Компания работает на ключевых рынках РФ: в Московском регионе, Санкт-Петербурге и Ленинградской области, Нижнем Новгороде и Нижегородской области, Псковской, Новгородской, Вологодской, Архангельской и Свердловской областях, а также в Краснодарском крае. Лидер среди независимых операторов инфраструктуры по темпам роста портфеля башен и операционной эффективности.

Сервис-Телеком обеспечивает полный цикл операций по созданию и обслуживанию телекоммуникационной инфраструктуры для операторов мобильной связи и других компаний, предоставляющих цифровые услуги, расширяя возможности сотовой связи и мобильного интернета для населения страны.

Особенности учета:

У компании на балансе находится более 19 200 арендованных земельных участков, на которых расположены сооружения (объекты строительства) – вышки для размещения базовых станций операторов связи. В свою очередь операторам мобильной связи предоставляются в аренду места для размещения базовых станций связи на вышеуказанных сооружениях.

Вся оперативная деятельность, начиная с поиска земельного участка для аренды и заканчивая вводом в эксплуатацию объекта строительства и заключением договора на предоставление сооружения в аренду оператору мобильной связи, ведется с использованием системы 1С:Документооборот, из которой производится обмен документами через различные системы ЭДО, согласование и подписание документов. В системе 1С:Документооборот работает порядка 300 пользователей из различных подразделений и направлений. Также в 1С:Документооборот ведется учет и согласование документов, связанных с административно-хозяйственной деятельностью предприятия.

Бухгалтерский учет, казначейские операции и функционал бюджетирования и лимитирования ДДС реализован в системе 1С:Управление холдингом. В целях обеспечения безопасности финансовой информации, персональных данных и сохранности денежных средств, количество пользователей 1С:Управление холдингом ограничено сотрудниками финансово-бухгалтерской службы, а также руководителями подразделений, которым предоставлены некоторые права просмотра информации.

При начале проектирования описываемого функционала между системами был реализован типовой обмен с синхронизацией отдельных справочников.

Уникальность и инновационность проекта

Публикации о проекте

• Автоматизация на базе ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО ГК "Сервис -Телеком"
• Автоматизация на базе ПП "1С:Управление холдингом 8" в ООО ГК "Сервис -Телеком"

Дополнительная информация к описанию проекта

Функционал автоматического создания и контроля за исполнением заявок на оплату из 1С:Документооборот

Реализованный до начала работ по описываемой задаче бизнес-процесс компании Сервис-Телеком в 1С:Документооборот подразумевал создание и согласование счетов на оплату в 1С:Документооборот в виде элементов справочника "Внутренние документы" определенных видов (далее по тексту – "Счета на оплату").

В дальнейшем пользователи самостоятельно запускали нетиповую обработку, которая получала данные о согласованных счетах и создавала по этим данным заявки на оплату в 1С:Управление холдингом. После оплаты таких заявок при помощи доработанного соответствующим образом плана обмена в 1С:Документооборот из 1С:Управление холдингом поступали данные о платежных поручениях и датах оплаты счетов на оплату.

Такая реализация имела существенные недостатки, вот некоторые из них:

• До поступления информации об оплате у пользователя в 1С:Документооборот не было возможности получать данные о ходе исполнения заявки на оплату в 1С:Управление холдингом, что приводило к дополнительным запросам в финансово-бухгалтерскую службу;
• Сотрудникам финансового контроллинга приходилось вручную создавать оперативные планы в 1С:Управление холдингом по сформированным в 1С:Документооборот счетам на оплату с целью резервирования денежных средств и контроля превышения лимитов БДДС;
• Между счетом на оплату в 1С:Документооборот и заявкой на оплату в 1С:Управление холдингом не было прямой увязки, позволяющей пользователю оперативно найти счет на оплату в 1С:Документооборот по соответствующей заявке на оплату в 1С:Управление холдингом;
• Процедура создания заявок на оплату специализированной обработкой подразумевала ручную настройку пользователем различных параметров в отборах обработки, что порождало риски от т.н. "человеческого фактора";
• Все изменения в правилах заполнения специфичных для казначейских документов реквизитов таких как назначение платежа производились путем модификации самого кода обработки;
• Выгрузка заявок на оплату производилась пакетно 1-2 раза в день, что приводило к неритмичной работе сотрудников казначейства при обработке заявок на оплату в 1С:Управление холдингом.

Основными требованиями для модификации функционала инициирования платежей пользователями 1С:Документооборот были:

• Обеспечение прозрачности проведения платежей по счетам, созданным и согласованным пользователями в 1С:Документооборот
• Исключение дублирования заявок на оплату в 1С:Управление холдингом по одному счету на оплату в 1С:Документооборот.
• Исключение ручных операций при создании заявок на оплату в 1С:Управление холдингом по счетам на оплату из 1С:Документооборот.
• Возможность обновления данных в заявках на оплату в 1С:Управления холдингом при уточнении таковых в счетах на оплату в 1С:Документооборот
• Возможность задавать ключевые параметры для создания заявок на оплату в пользовательском интерфейсе 1С:Документооборот (например: виды документов, которые система должна определять как счет – основание платежа, статусы счетов на оплату, присвоение которых должно приводить к автоматическом создания заявок на оплату, настройка соответствия банковских счетов организаций-плательщиков статьям ДДС, указанных в счетах на оплату и т.п.)

Концепция решения предполагала:

Создание заявок на оплату в 1С:Управление холдингом по согласованным в 1С:Документооборот счетам на оплату перманентно в режиме онлайн при помощи плана обмена. Для того, чтобы обеспечить корректную синхронизацию объектов, в 1С:Документооборот был создан специализированный вид внутреннего документа "Заявка на оплату" и специализированные типы связей для связывания таких внутренних документов с другими внутренним документами, данные которых описывают счета на оплату и договоры с контрагентами в 1С:Документооборот. Таким образом решалась задача обеспечения однозначного соответствия:

один объект в 1С:Документооборот = один объект в 1С:Управление холдингом.

Такая однозначность соответствия позволила решать задачи обновления данных в заявках на оплату в 1С:Управление холдингом при изменении данных внутренних документов в 1С:Документооборот.

Максимальный набор контрольных процедур на этапе записи внутренних документов – счетов на оплату.

Проектной командой специалистов был проведен ряд работ по технической адаптации типового решения.

В 1С:Документооборот

Создана система регистров и справочников, в которых у пользователей системы 1С:Документооброт имеется возможность задавать параметры процедур, отвечающих за автозаполнение реквизитов потенциальных платежей:

• Справочник предопределенных значений, в котором задаются:
  • Виды внутренних документов (далее по тексту "виды документов"), которые система должна считать счетами на оплату;
  • статусы согласования счетов на оплату, получение которых является триггером для создания связанного внутреннего документа "Заявка на оплату";
  • Виды документов, которые с точки зрения интеграции с 1С:Управление холдингом система должна рассматривать как заявки на оплату;
  • Типы связей, устанавливаемых между внутренними документами – заявками на оплату и внутренними документами – счетами на оплату, а также внутренними документами – договорами и заказами;
  • Виды операций для платежей;
  • Иные параметры.

Регистр сведений, описывающий соответствие банковских счетов организаций – плательщиков выбранной статье ДДС в счете на оплату для автозаполнения системой банковского счета плательщика при выборе статьи ДДС во внутреннем документе пользователем.

Регистр сведений, описывающий соответствие видов операций выбранной статье ДДС в счете на оплату для автозаполнения системой вида операции при выборе статьи ДДС во внутреннем документе пользователем.

Создана система объектов для автоматического запуска процессов резервирования бюджетов ДДС и исполнения платежа:

• Регистр сведений, создание записей в котором служит триггером для регистрации в обмене счета на оплату с последующим создание оперативного плана (создание резерва БДДС) в 1С:Управление холдингом;
• Перечисление с видами операций (аналог перечисления ВидыОперацийУХ в 1С:Управление холдингом)
• Перечисление с состояниями исполнения заявки на оплату (аналогичный такому же перечислению с 1С:Управление холдингом)
• Регистр сведений, описывающий историю изменения состояния исполнения заявки на оплату и счета на оплату.
• Подписка на событие присвоения статуса утверждения счета на оплату, запускающая функцию создания внутреннего документа "Заявка на оплату" по данным утвержденного счета.
• Функции создания внутренних документов - заявок на оплату по данным внутреннего документа – счета на оплату.
• Иные объекты (перечисления, регистры сведений и справочники)

Модифицированы существующие объекты в 1С:Документооборот:

Состав реквизитов справочника "Внутренние документы" дополнен реквизитами для указания в них ссылок на договор, заказ по рамочному договору, ЦФО.

Дополнены контрольные процедуры при записи внутреннего документа, которые не позволяют пользователю создавать счета на оплату с некорректными данными (например: нельзя записать счет на оплату, указав в нем в качестве договора внутренний документ с другим контрагентом или организацией). Количество подобных проверок порядка 20.

Создан новый план обмена 1С:Документооборот с 1С:Управление холдингом, обеспечивающий транспорт и конвертацию данных внутренних документов в объекты 1С:Управление холдингом – оперативные планы и заявки на оплату. Для плана обмена разработаны особые правила регистрации и правила конвертации.

Модифицированы правила конвертации типового плана обмена с 1С:Управление холдингом, в результате из поступающих пакетов данных создаются записи в регистре сведений "Состояния исполнения документов". При этом текущее состояние исполнения платежа по счету отображается как на форме связанной заявки на оплату, так и на форме счета на оплату.

В 1С:Управление холдингом

Создан план обмена с 1С:Документооборот, разработаны правила конвертации для документов "Оперативный план" и "Заявка на оплату".

Скорректированы типовые процедуры, выполняемые при перезаписи вышеуказанных документов с целью исключения искажения полученных в результате обмена данных в результате автозаполения отдельных полей.

Документ "Заявка на оплату" обеспечен дополнительным свойством, в котором записывается внешняя ссылка на внутренний документ – источник данных в 1С:Документооборот. Свойство размещено на форме документа в 1С:Управление холдингом в виде гиперссылки, при переходе по гиперссылке в 1С:Документооборот открывается внутренний документ – источник.

Модифицирован состав объектов типового плана обмена с 1С:Документооборот, добавлен регистр сведений "Состояния исполнения документов планирования". Разработаны правила регистрации и правила конвертации для этого объекта.

Функционал механизма управления графиками договоров в 1С:Документооборот

Данный функционал был реализован в рамках развития системы управления платежами в 1С:Документооборот

Основная деятельность предприятия подразумевает большой объем договорных взаимоотношений с поставщиками, предусматривающих регулярные транзакции, в частности - платежи. Периодичность таких платежей может различаться, но в рамках одного договора остается, как правило, неизменной. При этом в условиях таких договоров четко прописан алгоритм расчета сумм и сроков платежей на длительный период, что предоставляет возможность автоматизации процесса формирования казначейских документов минуя стадию создания счетов на оплату на каждый из таких регулярных платежей.

В этой связи было принято решение о добавлении в 1С:Документооборот функциональности, которая должна обеспечить пользователям возможность описывать в 1С:Документооборот условия договоров с платежами на регулярной основе, производить расчеты графиков платежей по таким договорам, актуализировать данные графиков договоров. При этом система должна была максимально исключить участие пользователя в создании казначейских документов, пересчете параметров графиков договоров при изменении этих параметров в источниках данных и осуществлении контрольных процедур. Также система должна была хранить историю изменений условий договоров и графиков, рассчитанных на их основе, предоставлять пользователю информацию в удобной форме как по истории изменений, так и о состоянии оплаты по графикам договоров.

Основные цели автоматизации управления графиками договоров:

• Обеспечение прозрачности регулярных платежей по договорам.
• Сокращение количества запускаемых процессов согласования за счет пакетного согласования всех регулярных платежей в рамках одного договора на весь срок его действия.
• Исключение ошибок при ручном вводе запросов на оплату за счет ограничения участия пользователей в этом процессе.
• Наличие должного контроля за исполнением условий договоров (исключение случаев двойной оплаты либо неоплаты, выполнение платежей в сроки, указанные в договорах)
• Обеспечение отчетности по исполнению договорных обязательств
• Обеспечение перспективного управления бюджетом ДДС за счет резервирования на всю глубину действия договоров.

Концепция решения предполагала:

Создание отдельного справочника (Далее по тексту – "График договора"), который создавался бы на основании внутреннего документа, описывающего основные реквизиты и условия договора аренды, при этом в соответствующих табличных частях этого справочника должны отражаться даты, суммы и некоторые иные параметры потенциальных платежей.

Графики платежей должны были версионироваться двумя способами: на уровне одного объекта – с использованием типового механизма версионирования объекта библиотеки стандартных подсистем, на уровне комплекса объектов по одному договору аренды – при помощи специально созданного регистра сведений.

Также должна была существовать система приостановки платежей, тоже реализованная с помощью специального регистра сведений.

Все дальнейшие функции по инициированию оплат должны были быть реализованы с использованием уже внедренного ранее функционала автоматического создания и контроля за исполнением заявок на оплату.

Проектной командой специалистов был проведен ряд работ по технической адаптации типового решения:

В 1С:Документооборот

Дополнен состав предопределенных элементов справочника предопределенных значений для указания различных параметров, определяющих порядок автоматического создания и расчета графиков платежей.

Создана система справочников, регистров сведений и перечислений, с помощью которых в системе описываются параметры графиков платежей, активируются версии графиков, приостанавливаются платежи по договорам аренды.

Разработан алгоритм расчета строк графиков платежей, который предусматривает:

• Различную периодичность платежей (месяц, квартал и т.п)
• Изменение в течение периода действия договора ставки арендной платы
• Наличие необходимости выплат в качестве налогового агента
• Наличие условий, предполагающих дополнительные платежи (например – за электроэнергию).
• Наличие выплаченных авансов
• Изменения ставки арендной платы "задним числом" после того как платежи за эти периоды уже были совершены.
• Наличие по условиям договора гарантийных платежей.
• Нерегулярные выплаты по индивидуальному графику.

Создано регламентное задание, запускающее на ежедневной основе процедуру создания заявок на оплату (внутренних документов) на основании данных графиков платежей по договорам аренды.

Разработана ролевая модель (созданы отдельные объекты – роли) для разделения доступов пользователей к функциям активации версий графиков договоров, пересчета задним числом, ручного редактирования строк графиков платежей, приостановки платежей по договорам.

Подготовлена подключаемая обработка, которая может быть встроена в комплексный процесс согласования договора аренды или дополнительного соглашения на любом этапе, в результате которой к согласованному объекту автоматически создается и активируется новая версия графика, производятся все необходимые процедуры пересчета без участия пользователя.

Разработана система отчетности по исполнению графиков договоров.

Результаты проекта

Полнота цикла управления ДДС начиная от инициатора в одном интерфейсе.

Минимизация ручного ввода данных.

Возможность автоматической конвертации текущих данных в графики договоров.

Версионирование условий договоров и графиков платежей.

Автоматический контроль корректности и целостности данных.

Полнота и прозрачность отчетности по условиям и графикам договоров.

1С:Документооборот КОРП :
• Документы и файлы
• Нормативно-справочная информация
• План обмена

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Подробная интеграционная схема автоматического создания и контроля за исполнением заявок на оплату из 1С:Документооборот
   
2. Подробная интеграционная схема функционала механизма управления графиками договоров в 1С:Документооборот