Цели проекта

Создание единого информационного пространства по процессам документооборота и работы отдела продаж на базе комплекса современных ИТ-решений.

Ситуация до внедрения

ООО "ШАНХАЙ СПЕЦТЕХНИКА" более 5 лет является официальным дистрибьютером спецтехники бренда SANY на Дальнем Востоке. Занимается непосредственно продажей, снабжением запасными частями и расходными материалами, сервисным обслуживанием техники. Благодаря удобному расположению офисов в разных регионах имеет возможность сотрудничества с золотодобывающими, угольными, дорожно-строительными и мостостроительными организациями по всему Дальнему Востоку.

На момент начала работы над проектом были выявлены следующие проблемные моменты, которые необходимо было устранить:
1. Все процессы согласования документации изначально шли через почту, что в свою очередь:

1.1 Не обеспечивало безопасности и конфиденциальности данных, так как присутствовал риск взлома почты или попадания писем не к тем пользователям;

1.2 Приводило к потере документов среди множества входящих сообщений;

1.3 Увеличивало срок согласования документации из-за отсутствия уведомлений о необходимости выполнить задачу и разработанных временных норм согласования документов;

1.4 Усложняло дальнейший процесс выявления ошибок или перезапуска процесса в силу того, что история согласования документации оставалась на почте.

2. У клиента не было централизованного хранилища документов, все файлы либо хранились в бумажном архиве, либо оставались в сообщениях на почте. Это в свою очередь увеличивало время поиска нужного документа сотрудниками.

3. Для документов не были настроены унифицированные шаблоны, поэтому каждый раз документы имели разный объём, структуру и могли не содержать всю необходимую для согласования информацию.

4. Текущая IT-инфраструктура не имела достаточного функционала для ведения всех бизнес-процессов клиента и потенциала к развитию в будущем.

5. Процессы по продаже спецтехники были согласованы лишь в устном формате и всё общение с текущими и потенциальными клиентами проходило независимо, в результате чего информация нигде не фиксировалась.

6. Контроль за качеством работы менеджеров не мог обеспечиваться на необходимом уровне в связи с увеличением численности как менеджеров, так и клиентов.

Для решения проблем в рамках организации документооборота клиент приобрел у сторонней организации программу "1С:Документооборот ПРОФ". А для решения проблем связанных с управлением отношениями с клиентами проводились доработки в "1С:Управление торговлей", ред. 11. Однако в связи с тем, что процессы внутри компании имеют сложную иерархическую структуру и выстроить их самостоятельно не получилось, было принято решение обратиться в организацию "1С:Первый БИТ, Хабаровск" для настройки и консультации.

К новой системе предъявлялись следующие требования:

1. Перевод процессов создания, согласования и хранения документов в электронный вид.
2. Своевременное выполнение задач, благодаря ускорению процессов подготовки и прохождения документации по контрольным точкам.
3. Упорядочивание процессов согласования документов между сотрудниками и подразделениями.
4. Введение чётких разграничений прав сотрудников.
5. Упрощение работы по подготовке документации с сохранением качества материала.
6. Обеспечение безопасности и конфиденциальности информации благодаря централизованному хранению и разграничению доступа для сотрудников в зависимости от их роли.
7. Выстраивание процессов согласования подготовки к продаже.
8. Выстраивание процессов взаимодействия с клиентами.
9. Настройка контроля работы менеджеров.
10. Настройка контроля движения проектов по этапам.

Уникальность и инновационность проекта

Перед настройкой был проведен аудит бизнес-процессов клиента. Далее подготовлен отчёт с указанием финального результата, к которому должен прийти весь процесс продаж в ходе проекта.

В результате обследования было принято решение о переходе на "1С:Документооборот КОРП" путем апгрейда из текущей ПРОФ версии. Основаниями для перехода стали отсутствие в ПРОФ версии необходимого функционала, отвечающего требованиям и потребностям клиента, и наличие в КОРП версии следующих возможностей:

• Построение комплексных бизнес-процессов, позволяющих автоматизировать и почти полностью исключить ручное согласование документации на каждом этапе, благодаря возможности закладывать фильтры и условия в маршруты движения документов;
• Настройка доступности полей по состоянию, ограничивающая или расширяющая права пользователей на определенных точках согласования или при соблюдении особых условий;
• Использование мобильного клиента, позволяющего выполнять с телефона весь функционал ПК версии программы.

Проектная команда в ходе работ смогла достичь следующих результатов:

1. Выстроила формализованные маршруты движения документов, что внесло прозрачность и чёткость в этапы согласования документации. Каждый сотрудник чётко видит, что от него требуется и сколько у него времени на выполнение задачи. Под каждый договор индивидуально настроен процесс обработки документа.
2. Установила перечень договоров, с которыми работают внутри компании и прописала шаблоны документов для сокращения трудозатрат на ввод и риск ошибки в силу человеческого фактора. На данный момент проектной командой запущено в работу 20 шаблонов договоров.
3. Автоматизировала процессы по согласованию тендерных закупок. Настроила различные варианты обработки процесса в зависимости от условий, которые определяется по ходу всего процесса.
4. Определила роли пользователей, что позволило установить ответственность каждого участника и определить, доступ к какой информации имеет каждый пользователь в зависимости от его роли.
5. Для обмена ключевыми данными, а именно договорами и справочниками контрагентов, настроила обмен между "1С:Документооборот КОРП" и "1С:Комлексная автоматизация" ред. 2.5.
6. Также для удобства пользователей настроила автоматические уведомления на почту о необходимости выполнить задачу в поставленный срок.
7. Прописала для пользователей инструкции и провела обучение по всем процессам и работе в "1С:Документооборот КОРП".

Помимо настройки процессов в "1С:Документооборот КОРП" у клиента имелась необходимость в автоматизации процессов по продаже спецтехники (основной вид деятельности). В результате было предложено внедрение CRM-системы. Так как у клиента на тот момент уже имелась конфигурация "1С:Управление торговлей", ред 11, то было предложено установить модуль CRM для данной конфигурации, что существенно упростило бы дальнейшие настройки процессов, так как все основные данные на тот момент уже присутствовали в конфигурации "1С:Управление торговлей", ред. 11.

Однако клиент понимал, что в дальнейшем планируется рост компании и требуется переход к полнофункциональному решению, которое закрывало бы все его запросы. Для осуществления этих целей был осуществлен переход компании с "1С:Управление торговлей", ред. 11 на "1С:Комплексная автоматизация" ред. 2.5 путем обновления конфигурации. После обновления был подключен модуль "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2".

Для подключенного модуля CRM были настроены основные процессы для каждого из отделов продаж. Данные процессы различались в зависимости от региона их пребывания. Под каждый этап были настроены определенные условия – каким образом должна отрабатывать система при переходе на определенный этап.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО «Шанхай Cпецтехника»
• Внедрение ПП "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА" в ООО "Шанхай Cпецтехника"

Результаты проекта

1. Формализованы процессы согласования документов в электронном виде.
2. Разграничены права пользователей.
3. Прописаны чёткие шаблоны документов.
4. Настроена система автоматических уведомлений пользователям на рабочую почту.
5. Выполнено обновление с "1С:Управление торговлей", ред. 11 на "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5.
6. Подключен внешний модуль "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2".
7. Настроены сценарии работы модуля "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2".
8. Реализован обмен данными между "1С:Документооборот КОРП" с "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5.

1С:Документооборот КОРП

1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Количество внедренных решений "1С" – 2 решения.
2. Настроены интеграции и обмены: "1С:Документооборот КОРП" с "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5.