Цели проекта

Бизнес-цели проекта:

• Сокращение операционных затрат за счет оптимизации маршрутов, сокращения длительности процедур документооборота.
• Создание условий для постепенного отказа от использования бумажных документов.
• Распространение корпоративных стандартов и лучших практик.
• Охват едиными документарными процедурами всех участников корпоративного документооборота.

Задачи, которые решались в ходе проекта:

• Замена наследуемой системы документооборота на современную версию 1С:Документоборот КОРП.
• Создание структурированного реестра корпоративной документации.
• Реализация гибкого ролевого доступа к данным пользователям системы.
• Выполнение требований налогового мониторинга в части системы внутреннего контроля.
• Предоставление инструментов для анализа качества работы с документами.
• Повышение удобства работы с системой для руководства и пользователей.
• Расширение практики применения электронного согласования и подписания документов.
• Сохранение архива документов и перенос его в новую систему.

Ситуация до внедрения

ООО "Газпром трансгаз Казань" — дочернее предприятие газовой компании ПАО "Газпром". ООО "Газпром трансгаз Казань" (далее - Общество) осуществляет транспортировку природного газа в республику Татарстан, центральные регионы Российской Федерации, а также страны ближнего и дальнего зарубежья. Общество является крупнейшей газораспределительной организацией в Республике Татарстан, коллектив Общества насчитывает более 10 тыс. работников. Основные показатели деятельности Общества приведены на рис. 1.

Целевые ориентиры работы предприятия реализуются в виде перспективных программ, количество которых на сегодняшний день превысило 20 шт., в первую очередь направленных на повышение надежности и энергоэффективности газотранспортной системы, формирование корпоративной культуры.

Рисунок 1. Показатели деятельности ООО "Газпром трансгаз Казань"

До старта проекта в Обществе эксплуатировалась система документооборота устаревшей версии, был накоплен ряд технических, организационных и методологических проблем, требовавших решения с использованием новых инструментов:

• Разрозненное хранение документов;
• Несвоевременная передача полномочий;
• Трудоемкость контроля исполнения порученных задач – ручные операции;
• Отсутствие централизованного хранилища документов для использования всеми подразделениями Общества;
• Отсутствие автоматизированных контрольных процедур, связанных с проверкой контрагентов, договоров;
• Практика применения "параллельного" документооборота в системе и на бумаге;
• Использование неактуальных шаблонов документов и единого стиля оформления;
• Проблемы с быстродействием наследуемой системы;
• Проблема с обновлением прав и маршрутов согласования.

Таким образом, старая система "не успевала" реализовывать растущие требования бизнеса и обеспечить постепенный переход к безбумажному документообороту.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта подтверждается его масштабностью – в периметр внедренного электронного документооборота включены 25 обособленных структурных подразделений Общества с общим количеством рабочих мест - 3 000.

Система электронного документооборота на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП" (далее - СЭД) спроектирована на основе принципа "единого окна" работы для пользователя. Внедрение системы электронного документооборота позволило не только ускорить взаимодействие между подразделениями Общества, так как структурные подразделения расположены по всей территории Республики Татарстан, но и соответствовать требованиям документооборота со сторонними организациями.

В связи с тем, что СЭД эксплуатируется большим количеством пользователей и является системой выдачи и контроля поручений руководства Общества, в процессе реализации проекта были выполнены следующие требования:

• Обеспечить "плавный переход" от наследуемой системы в новую СЭД с сохранением архива карточек документов и актуальных на момент перехода поручений.
• Обеспечить максимально бесшовную интеграцию создаваемой системы со смежными системами с целью удобства работы пользователей.
• Обеспечить удобство работы всех пользователей СЭД.
• Обеспечить гибкую и корректную настройку прав.

В рамках проекта выстроен механизм ограничения прав на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламентах и Положениях Общества. С этой целью в СЭД на базе типового функционала был разработан гибкий механизм делегирования задач:

• Разграничение прав через политики доступа, полномочия, виды документов, настройки доступности по состоянию, прав на папки, грифы доступа и рабочие группы.
• Расширение прав через локальный механизм администратора.
• Запрос делегирования прав доступа через электронный документ отсутствия.
• Организация процедур согласования прав доступа через электронные заявки на согласование прав доступа.
• Предоставление первой линии технической поддержки через заявки на обслуживание пользователей.

Необходимо отметить, что в рамках проекта в дополнение к функциям традиционного документооборота были реализованы и автоматизированы процессы, обеспечивающие основную деятельность Общества:

• Процесс рассмотрения заявок на проверку технических условий подключения заявителей; процесс подготовки внутренних документов на основе шаблонов: распоряжений, служебных записок, приказов.
• Процесс управления задачами и контроля исполнительской дисциплины, контроль наличия оригиналов бумажных документов.
• Процесс подписания документов с учетом многоуровневого согласования и визуализация в формате .pdf документов, подписанных электронной подписью.
• Процесс оперативного управления автотранспортом, находящимся в разных структурных подразделениях - подача заявки на транспортное средство. Инициатор из любого подразделения может подать заявку в СЭД, которая согласовывается определенными службами и передается на исполнение ответственному подразделению, которое должно предоставить транспорт.
• Учет обращения граждан, поступающих в СЭД, с реализацией дополнительных функций контроля и сложных маршрутов рассмотрения.
• Процесс оформления и согласования планов организационно-технических мероприятий по предупреждению происшествий при проведении огневых и газоопасных работ на объектах ПАО "Газпром", включая шаблоны и электронный документы.
• Автоматизация процессов первой линии поддержки пользователей.

В рамках развития СЭД реализована система внутреннего контроля для целей реализации требований налогового мониторинга ПАО "Газпром":

• Выполнена методологическая проработка списка контрольных процедур и способов их реализации в СЭД.
• Настройка контрольных процедур по проверке контрагентов и договоров.
• Учет результатов контрольных процедур.
• Ведение и ограничение списка участников процедур согласования, которым требуется проведение контрольной процедуры.
• Реализация механизма блокировки принятия решения по документу без подтвержденных результатов контрольной процедуры.
• Передача результатов контрольных процедур в подсистему Налогового мониторинга Автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета Общества и в витрину данных ПАО "Газпром".

В рамках реализации задачи перехода на безбумажный документооборот в СЭД доработаны и внедрены функции работы с приказами по личному составу:

• Унифицированы и регламентированы процессы согласования приказов по личному составу.
• Доработан функционал электронного согласования приказов по личному составу.
• Реализован механизм доступа к отдельным реквизитам в рамках согласования приказов.
• Реализован ролевой доступ работникам обособленных структурных подразделений.

В результате произошел полный переход на безбумажный лист согласования приказов по личному составу и минимальный срок согласования составляет 1 рабочий день. В рамках проекта разработаны инструменты, позволившие оптимизировать процессы работы с задачами:

• Групповое исполнение задач.
• Групповое рассмотрение задач.
• Групповое перенаправление.
• Отображение подчиненных задач.
• Отчетность по исполнению задач.

Публикации о проекте

• Доклад Шакировой Ф.Р. "1C:Документооборот" как необходимый инструмент в современных конкурентных условиях для эффективной работы крупной распределенной организации» на конференции "Решения 1С для корпоративных клиентов"

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

СЭД на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП" является одной из высоконагруженных систем Общества, которая постоянно адаптируется под требования бизнеса. В планах следующие направления развития СЭД:

• Роботизация с применением технологий оптического распознавания данных.
• Автоматизация процессов учета рационализаторских предложений.
• Обеспечение безопасного хранения электронных документов.
• Интеграция с ЭДО.
• Внедрение защищенного web-доступа к системе.

Результаты проекта

• Обеспечена централизация документооборота 25-ти обособленных структурных подразделений, распределенных по РТ.
• Обеспечено соблюдение корпоративных стандартов.
• Обеспечена совместная работа пользователей системы документооборота.
• Создано хранилище документов, хранение файлов в томах на диске, номенклатура дел.
• Обеспечен переход на электронный вид документов: договоры, приказы, служебные записки, регламенты, протоколы, входящие и исходящие документы, обращения граждан.
• Оптимизированы права доступа через гибкие механизмы и настройки.
• Реализован функционал предоставления первой линии технической поддержки через электронные заявки поддержки пользователей.
• Реализован функционал Системы внутреннего контроля в части контроля заключения: проверка контрагентов, договоров, учет результатов проведения контрольных процедур
• Реализован механизм принятия решений по результатам проведения контрольных процедур.
• Обеспечены интеграция результатов контрольных процедур в подсистему Налогового мониторинга Общества с последующей передачей данных в налоговую витрину.

Таким образом, корпоративная СЭД на базе "1С:Документооборот" позволяет Обществу применять передовые методы работы с документами, организовать полноценную систему электронного документооборота с применением электронной подписи, обеспечить переход на безбумажную технологию обработки документов, электронное согласование проектов приказов, распоряжений, договоров на базе единого информационного хранилища документов.

1С:Документооборот КОРП :
• Документы и файлы
• Совместная работа
• Управление процессами
• Учет рабочего времени
• Нормативно–справочная информация
• Настройка и администрирование

Архитектура решения и масштаб проекта

Техническая реализация архитектуры приведена на рис. 2.

Рисунок 2. Техническая архитектура СЭД

В рамках проекта выполнена интеграция с основными системами на базе "1С" и платформе VisiData, а также с внешними системами.

Отдельные показатели проекта приведены на рис. 3.

Рисунок 3. Показатели проекта