Цели проекта

1. Внедрить комплексную автоматизированную систему управления клиническими и административными процессами для оптимизации и повышения качества работы клиники, повышения лояльности пациентов.
2. Настроить интеграцию с ЛИС Helix.

Задачи проекта:

• внедрить ведение электронных медицинских карт;
• стандартизировать и оптимизировать работу с медицинской документацией;
• организовать кассовую дисциплину в соответствии с нормативными требованиями законодательства;
• повысить качество и скорость оформления документации на входе;
• объединить работу всех отделений и сотрудников клиники в одной системе;
• повысить эффективность взаимодействия отделов клиники;
• повысить эффективность планирования приемов и медицинских манипуляций;
• организовать автоматическое формирование медицинских и эмбриологических отчетов, помогающих отслеживать и улучшать эффективность программ лечения в клинике;
• сократить время формирования ежегодного отчета о результативности программ ВРТ (вспомогательных репродуктивных технологий) для передачи в Российскую Ассоциацию Репродукции Человека;
• автоматизировать учет оплат находящегося на хранении в криохранилище биоматериала;
• повысить лояльность пациентов и сократить нагрузку сотрудников клиники за счет автоматического информирования пациентов.

Ситуация до внедрения

Вспомогательная репродукция — область, в которой большую роль играет согласованная работа всех отделений, особенно репродуктологии и эмбриологии и необходим регулярный анализ проведенных программ ЭКО и их результативности.

До старта проекта в клинике "Эмбрио" отсутствовала единая цифровая рабочая среда для всех отделений. Медицинские карты заполнялись от руки или в документах Microsoft Word. Это усложняло контроль за соблюдением стандартов ведения документации, затрудняло доступ к медицинской информации о пациентах. Медицинские отчеты формировались вручную, что требовало больших ресурсных затрат. В связи с этим отчеты могли содержать погрешности.

Была внедрена простая МИС, с которой работу вела только регистратура для записи пациентов, формирования расписания докторов, проведения оплаты. Договоры заполнялись администраторами вручную, что тормозило работу клиники. Данная программа не удовлетворяла потребностям компании во многих аспектах, в том числе не могла обеспечить оперативную и корректную связь данных различных отделений клиники, оцифровку данных криохранилища биоматериала.

Учет деятельности отделения эмбриологии велся в бумажном виде и в документах Microsoft Excel. Эмбриологи не имели оперативного доступа к расписанию манипуляций, что создавало проблемы в планировании рабочего времени специалистов.

Для повышения качества оказания услуг пациентам и построения платформы для развития клиники, руководство приняло решение внедрить автоматизированную систему управленческого и регламентированного учета, связанную с деятельностью компании в сфере репродукции человека.

Уникальность и инновационность проекта

Особенность проекта заключается в формировании единого рабочего пространства для всех отделений клиники с многоступенчатым контролем всей вносимой информации.

Также реализована бесшовная интеграция решения на базе "1С" с лабораторной информационной системой "Helix" в сети клиник (г. Краснодар, г. Сочи).

Публикации о проекте

• Видео-релиз проекта

• Описание внедренного решения

Дополнительная информация к описанию проекта

• 60% снижение количества ошибок в работе регистратуры и колл-центра;
• 70% ускорение получения медицинской отчетности.

Результаты проекта

1С:Медицина (линейка решений) :
• Вспомогательные репродуктивные технологии
• Эмбриологическая лаборатория
• Рабочее место эмбриолога и других врачей
• Криоконсервация, хранение и перемещение биоматериала
• Регистратура и call-центр
• Дневной стационар
• Амбулаторный прием
• Договорной отдел

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система управленческого и регламентированного учета построена на базе решений "1С:Медицина. Больница" и "1С:Бухгалтерия 8". В рамках автоматизации работы колл-центра и регистратуры были реализованы:

• Оптимизация работы с пациентами: регистрация пациента, планирование и управление предварительной записью на прием, исследование или манипуляцию, формирование заказов.
• Автоматическая блокировка времени в расписании врача при записи специалисту манипуляции в операционном кабинете.
• Оплата услуг в соответствии с действующими требованиями законодательства.
• Определение пациента по номеру телефона, направление уведомлений и рассылок пациентам.
• Регистрация электронной амбулаторной карты клиента.
• Регистрация электронной стационарной карты клиента.
• Оперативный доступ ко всем необходимым данным пациента и оказанным пациентам услугам (оплата, назначения, рекомендации).
• Регистрация договоров с клиентами, автоматическое формирование и заполнение данными пациента договора на оказание медицинских услуг, согласия на обработку персональных данных.

В рамках автоматизации работы договорного отдела:

• автоматизировано оформление документов для всех типов программ ВРТ;
• автоматизировано оформление документов для выполнения генетических исследований в рамках программ ВРТ;
• обеспечен оперативный доступ к информации о сроках оплаты хранения биоматериала в криохранилище клиники;
• реализовано формирование отчета по задолженностям оплат криохранения и возможность рассылки по адресатам из отчета напоминания о продлении хранения.

В рамках автоматизации амбулаторных приемов было выполнено:

• внедрение электронных медицинских карт формы 025-у, их автоматическое заполнение из данных карточки пациента;
• внедрение единых шаблонов документов приема для докторов одной специальности, возможность быстро переносить данные между документами, в том числе информацию из амбулаторных приемов в документы, связанные с программами ВРТ.
• оформление документов для манипуляции "Эхогистеросальпингоскопия";
• бесшовное взаимодействие с ЛИС Helix (автоматическое формирование заявок, отправление заказов и получения результатов без необходимости взаимодействия со сторонней системой).

В рамках автоматизации деятельности, связанной с репродукцией, было выполнено:

• Регистрация документов "Ввод в программу ВРТ (ЭКО/ИКСИ)".
• Регистрация документов "Осложнение или отмена ВРТ (ЭКО/ИКСИ)".
• Регистрация документов "Протокол стимуляции".
• Регистрация документов "УЗИ фоллликулометрия"
• Регистрация документов "Пункция".
• Регистрация документов "Эмбриологический протокол".
• Регистрация документов "Перенос эмбрионов".
• Регистрация документов "Внутриматочная инсеминация".
• Регистрация документов "Спермограмма".
• Регистрация документов беременности.
• Регистрация документов родов.

Созданы отчеты:

• Журнал деятельности репродуктолога (стандартный и расширенный)
• Журнал криопереносов
• Журнал пункций
• Отчет для РАРЧ

В рамках автоматизации подсистемы дневного стационара было выполнено:

• Внедрение электронных медицинских карт формы 003/у, их автоматическое заполнение из данных карточки пациента.
• Оформление и автоматизация заполнения пакета документов для манипуляции "Гистероскопия" (Дневник при поступлении, Протокол операции, Дневник наблюдения, Выписка из истории болезни).
• Оформление и автоматизация заполнения пакета документов для манипуляции "Биопсия яичка" (Осмотр уролога, Обоснование клинического диагноза, Предоперационный эпикриз, Протокол операции, Дневник наблюдения, Выписной эпикриз).
• Оформление и автоматизация заполнения пакета документов для госпитализации в дневной стационар в рамках программ ВРТ (Дневник при поступлении, Дневник наблюдения, Выписка после пункции фолликулов, Выписка из истории болезни).

Созданы отчеты:

• Журнал Гистероскопий;
• Журнал Биопсий яичка;
• Блок "Пациенты отделения дневного стационара".

В рамках автоматизации деятельности, связанной с эмбриологической лабораторией, было выполнено:

• Регистрация документов "Спермограмма".
• Регистрация документов "Эмбриологический протокол".
• Регистрация документов "Перенос эмбрионов".
• Регистрация связи спермограммы и программы ВРТ (ЭКО/ИКСИ).
• Регистрация связи спермограммы и программы инсеминации.
• Создание возможности в документе эмбриологического протокола указывать информацию о биопсии, диагнозе PGT для каждого эмбриона.
• Реализована возможность проведения сложных эмбриологических протоколов, одновременно включающих в себя помимо оплодотворения разморозку собственных и донорских ооцитов и эмбрионов пациентки в рамках одного протокола.
• В документе эмбриологического протокола добавлена возможность выбора инкубаторов для культивирования эмбрионов. Для инкубатора Эмбриоскоп реализована возможность регистрации оценки, присвоенной эмбрионам модулем искусственного интеллекта.

В рамках автоматизации процессов криоконсервации, хранения и перемещения биоматериала (ооциты, сперма, эмбрионы) пациентов было выполнено:

• Организовано управление расписанием процедур разморозки эмбрионов и ооцитов, использования дополнительных сред.
• Регистрация документов "Криоконсервация" с указанием эмбриолога заморозки, метода заморозки, криопротектора, качества биоматериала, дьюара, стакана, соломины (включая цветовую гамму и номера соломины). Для материала, транспортированного из других клиник, создана специальная отметка "Из другой клиники".
• Создание криожурнала, отображающего актуальную информацию о хранящемся в клинике биоматериале.
• Регистрация документов "Разморозка криоконсервированных ооцитов и эмбрионов".
• Регистрация документов "Утилизация /транспортировка криоконсервированного биоматериала".
• Регистрация документов "Передача ооцитов/эмбрионов клиники пациентке" для фиксирования передачи донорского материала из криобанка клиники пациентке для проведения программ ВРТ.
• Формирование отчета "История хранения биоматериала", с помощью которого можно отследить все действия, выполненные с материалом за все время его нахождения в клинике.

В рамках автоматизации работы эмбриологов с донорами половых клеток были внедрены:

• Регистрация доноров с присвоением зашифрованного кода.
• Ведение донорских анкет с описанием внешности доноров.
• Автоматизированное формирование актуальных каталогов доноров ооцитов, спермы и донорских эмбрионов на основании данных криохранилища.

Созданы отчеты:

• Журнал ВМИ;
• Журнал деятельности эмбриолога (стандартный и расширенный);
• Отчет по криопереносам (вариант формирования по врачам и по эмбриологам);
• Отчет по ЭКО/ИКСИ;
• Группа отчетов "Статистика эмбриологов" (варианты отчетов: Основной, Расширенный, для Свежих переносов, для Криопереносов).

В результате реализации проекта автоматизированы следующие функции:

• работа регистратуры;
• деятельность договорного отдела;
• контроль исполнения медицинских услуг;
• контроль работы эмбриологической лаборатории;
• контроль передвижения и хранения биоматериала в криохранилище;
• формирование отчетности;
• взаимодействие с ЛИС HELIX;
• взаимодействие с PACS и медицинским оборудованием по DICOM 3.