Цели проекта

Стратегическая задача проекта — создание единого информационного пространства по работе с документами на базе решения 1С:Документооборот 8 КОРП для дальнейшего развития и сопровождения цифровой экосистемы ИНК, построенной на базе решений "1С".

• Обеспечить единое информационное пространство по подготовке, согласованию, подписанию и исполнению документов.
• Обеспечить электронное подписание большинства документов, сократить время подписания указанных документов.
• Сократить время, которое работники затрачивают на операции по работе с документами.
• Обеспечить удобство работы пользователей по работе с документами.
• Сократить затраты по вводу в 1С:Документооборот новых видов документов: реализовать универсальный механизм с параметрами настройки, которые можно регулировать в режиме 1С:Предприятие, чтобы остальные виды документов можно было переводить в 1С:Документооборот без дополнительных доработок.
• Сократить количество информационных систем, в которых выполняется обработка документов в части согласования, подписания и исполнения.

Ситуация до внедрения

Иркутская нефтяная компания (ООО "ИНК") и аффилированные с ней юридические лица — один из крупнейших независимых производителей углеводородного сырья в России. Занимается геологическим изучением, разведкой и добычей углеводородного сырья на 53 участках недр в Восточной Сибири — Иркутской области, Республике Саха (Якутия) и Красноярском крае.

В группе компаний работает около 17 000 сотрудников. ИНК имеет сложную иерархическую структуру, состоящую из департаментов, служб, отделов и групп. До 5000 сотрудников из 400 структурных подразделений задействованы в процессах документооборота, в том числе делопроизводство ведется и на удаленных участках.

С 2009 года для организации внутреннего документооборота и процессов согласования управленческих документов использовалась историческая система электронного документооборота.

К 2020 году накопились и были идентифицированы проблемы использования сторонней СЭД, которые препятствовали эффективной эксплуатации и развитию системы:

• Высокая стоимость лицензий по сравнению с 1С;
• Использование устаревшей версии 2018 года;
• Недостаточный функциональный потенциал используемого решения и высокая стоимость развития функциональности;
• Медленная работа интерфейса пользователя;
• Сложности с подключением к системе на удалённых участках;
• Нехватка лицензий;
• Большой объём бумажных документов и ручных операций.

Уникальность и инновационность проекта

Работы в рамках проекта выполнялись по технологии 1С:ТКВ – технологии корпоративного внедрения, рекомендованной фирмой 1С: проект был разбит на очереди по каждому функциональному блоку. Внутри очередей были организованы этапы работ.

Этап разработки в каждой очереди был организован по методологии SCRUM, что позволило добиться синхронизации ожиданий внутренних заказчиков и реально получаемой функциональности.

Эффекты, достигнутые с помощью применения инструментов методологии SCRUM:

• Организация работ по спринтам.
  • Гибкое перераспределение приоритетов.
  • Совместное с Подрядчиком планирование сроков задач, исходя из фактической мощности команды.
• Еженедельные встречи по планированию спринта либо проработке списка требований продукта (грумминг бэклога), работа с трекером задач.
• Максимальная синхронизация ИТ-департамента с командой подрядчика Форус (в т.ч. по приоритетам и объёмам).
• Демо с пользователями раз в 2 недели – демонстрация работы системы в её состоянии на конец спринта с акцентом на новых функциях; активный сбор обратной связи у будущих пользователей.
• Синхронизация реальности и ожиданий функциональных заказчиков.
• Высокая лояльность функциональных заказчиков.
• Функциональные заказчики могут выполнять самостоятельно работы по обучению и составлению инструкций.

В связи с потребностью группы компаний ИНК в сохранении бизнес-логики процессов и ориентацией на высокий уровень удобства пользователей потребовалось большое количество доработок. Поскольку дополнялась функциональность уже используемой системы, были применены особые подходы к организации совместной разработки и управления релизами:

В рамках проекта был разработан ряд уникальных функций для успешной интеграции с бизнес-процессами группы компаний ИНК:

• Отправка ICS-файла в календарь исполнителя задачи при отправке исполнения.
• Возможность перемещения регистрационного штампа входящего документа по его печатной форме внутри 1С:ДО.
• Интерфейс управления повторными согласованиями документов с сохранением ранее полученных виз согласования.
• Автоматизированная рассылка поручений (исполнений) на основании протокола проведённой встречи.
• Автоматическое формирование входящего документа на основании исходящего внутри группы компаний.
• Ознакомление с документами 1С:ДО через уведомления по электронной почте без использования задач 1С:ДО.
• Заполнение файла к подписанию на основании состава сторон (вывод нескольких шапок (наименований организаций) и нескольких штампов по количеству сторон).
• Подписание одного совместного документа одним пользователем от имени разных организаций.
• Дерево резолюций для служебных записок.
• Нормоконтроль документов перед подписанием.
• Возможность изменения формы хранения документа с изменением процесса (переход с бумажной формы на электронную и обратно с добавлением/удалением подписывающих лиц).
• Возможность изменения подписанта в случае отсутствия (на исполняющего обязанности) без отзыва задачи подписания и переформирования файла документа на актуальный.
• И другие уникальные функции.

Публикации о проекте

• Переход с исторической СЭД на 1С:Документооборот 8 КОРП в ООО "Иркутская нефтяная компания"

Результаты проекта

В группе компаний ИНК прекращено использование системы стороннего разработчика в качестве СЭД и введена в эксплуатацию система на базе решения 1С:Документооборот 8 КОРП.

Таким образом достигнуты следующие результаты:

• Обеспечено единое информационное пространство по подготовке, согласованию, подписанию и исполнению документов.
• Обеспечено электронное подписание до 80% документов, сокращено время подписания указанных документов с 3 дней до 1 дня (для совместных документов – с 5 дней до 1 дня).
• Сокращено до 50% время, которое работники затрачивают на операции по работе с документами.
• Обеспечено удобство работы пользователей по работе с документами. Отзывы пользователей говорят о существенном повышении удобства по сравнению со старой системой.
• Сокращены до 70% затраты по вводу в 1С:Документооборот новых видов документов.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Реализация проекта производилась с ориентацией на сохранение общей архитектуры решения 1С:Документооборот 8 КОРП. Выполненные доработки расширяют базовую функциональность.

Оцифрована работа по основным видам управленческих документов:

• Входящие письма.Исходящие (в т.ч. гарантийные) письма.
• Приказы и распоряжения.
• Протоколы.
• Служебные записки.
• Внутренние нормативно-методические документы (ВНМД).
• Универсальные документы и универсальные поручения.

Все процессы и задачи по обработке документов сведены в единую систему:

Масштаб проекта затрагивает всю группу компаний ИНК. Внедрённая в ходе проекта функциональность касается работы более 5 000 пользователей в 400 структурных подразделениях. Реализовано более 400 доработок типовой функциональности 1С:Документооборот 8 КОРП с целью адаптации решения под потребности функциональных заказчиков с учётом особенностей бизнес-процессов группы компаний ИНК.

Ежемесячный документопоток в системе 1С:Документооборот на начало 2024 года составляет более 115 000 документов и 250 000 процессов в месяц.