Цели проекта

Повышение прозрачности документооборота путем сокращения сроков подготовки и согласования документов.

Другие цели проекта:

• Улучшение эффективности с помощью автоматизации входящих и исходящих документов.
• Оптимизация договорной деятельности через внедрение автоматизированных процессов.
• Автоматизация обработки внутренних документов, таких как заявления, заявки, служебные записки, приказы.
• Планирование, проведение и отработка задач по протоколу мероприятий для повышения оперативности и координации.
• Внедрение категоризации претензионно-исковой документации для более эффективного контроля и управления рисками.
• Формирование управленческой отчетности по исполнению задач и документообороту для анализа и мониторинга.
• Создание единой среды хранения документов для обеспечения легкого доступа и централизованного управления информацией.

Основной акцент проекта сосредоточен на повышение прозрачности и эффективности процессов подготовки и согласования документов, в то время как подцели направлены на широкую автоматизацию и оптимизацию различных аспектов документооборота в организации.

Ситуация до внедрения

СП "ANDIJANPETRO" представляет собой важное совместное предприятие двух ведущих компаний – "Узбекнефтегаз" и "Зарубежнефть". С начала своей деятельности в качестве оператора с 1 декабря 2019 года, она успешно осуществляет эксплуатацию зрелых месторождений, таких как Южный Аламышик, Хартум и Восточный Хартум, на территории Андижанской области Узбекистана.

Компания занимает стратегически важное положение в нефтегазовой отрасли, охватывая различные сегменты этого ключевого бизнеса. Ее деятельность включает в себя геологоразведку и добычу углеводородов, нефтепереработку и сбыт продукции, а также управление сервисными и прочими активами.

До проекта внедрения решения "1С:Документооборот" на предприятии велся полностью бумажный документооборот, что приводило к ряду серьезных проблем и неэффективности в рабочих процессах:

1) Бумажный документооборот:

Все процессы осуществлялись исключительно на бумаге, что создавало излишнюю бюрократию и затрудняло оперативное взаимодействие между сотрудниками.

2) Множественные копии документов:

Для каждого процесса создавались копии документов, что приводило к лишнему расходу времени и ресурсов.

3) Длительный поиск необходимых документов:

Из-за неорганизованности системы хранения не исключался риск потери документов, что создавало проблемы в работе и замедляло процессы.

4) Трудности поиска оригиналов:

Отсутствие централизованной системы хранения делало процесс поиска оригиналов документов трудным и затратным.

5) Непрозрачность процесса документооборота:

Работники испытывали сложности в понимании и отслеживании процессов документооборота из-за их непрозрачности и хаотичности.

6) Хаотичные процессы:

Отсутствие четких инструкций и контроля приводило к хаотичности и неупорядоченности в рабочих процессах.

7) Увеличение сроков согласования:

Увеличение сроков согласования документооборота, что влияло на оперативность и эффективность работы.

8) Ручной контроль и отчетность в Excel:

Контроль задач и сбор отчетов выполнялись полностью вручную в Excel, что замедляло процессы и увеличивало риск ошибок.

9) Шаблоны документов под бумажный документооборот:

Все шаблоны документов были адаптированы к бумажному документообороту, что усложняет их использование в условиях цифровой трансформации.

В целом, отсутствие эффективной системы управления документооборотом создавало значительные трудности для компании, замедляло процессы и снижало общую продуктивность.

Уникальность и инновационность проекта

Проект представляет собой уникальное и инновационное решение, которое значительно улучшило эффективность и управление документооборотом в организации. Ключевыми аспектами уникальности проекта стали:

Развитие электронного документооборота в Узбекистане:

Одним из важных аспектов уникальности проекта является его внедрение в условиях, где система электронного документооборота в Узбекистане только начинает развиваться. Это делает проект не только вперед глядящим, но и стратегически значимым для заказчика, предоставляя возможность опережающего внедрения современных технологий.

Быстрое внедрение и сопровождение:

Уникальность проекта подчеркнута оперативностью внедрения – всего за два месяца, с дополнительным месяцем на сопровождение. Это свидетельствует о гибкости и высокой эффективности представленного решения.

Категоризация претензионно-исковой документации:

В рамках проекта разработан инновационный подход к категоризации претензионно-исковой документации, что не только обеспечивает более эффективный контроль, но и минимизирует риски в юридической сфере.

Шаблоны управленческой отчетности:

Проект выделяется созданием актуальных и специально адаптированных для предприятия шаблонов управленческой отчетности в форме отчета светофора. Это инновационное решение, которое предоставляет заказчику интуитивно понятные инструменты для анализа и принятия решений.

Например: разработан отчет-светофор, позволяющий руководителю без погружения в оценить уровень исполнительской дисциплины по отработке протокольных мероприятий.

• Зеленый - выполнено в срок
• Желтый - выполнено, но не в срок
• Красный - не выполнено, рок вышел

Централизованное хранение в Confluence:

Проект не только внедрил эффективные изменения, но и создал систему централизованного хранения всей проектной документации в Confluence. Это обеспечивает прозрачность и упорядоченность в управлении информацией. Описаны процессы as is - to be, подготовлены карты процессов в нотации BPMN. Все изменения и настройки, требования к развитию системы в ходе проекта отразены в проектной документации.

Публикации о проекте

• Автоматизация процесса обмена данными в компании OOО "Andijanpetro" на базе «1С:Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка»

Дополнительная информация к описанию проекта

Этапы проекта:

1. Этап подготовки:

• Установка программного обеспечения (ПО) и развертывание базы данных (БД).
• Проведение интервью с сотрудниками, анализ полученных данных и подготовка протоколов интервью.
• Описание текущих бизнес-процессов в форме "AS IS".

2. Этап анализа и проектирования:

• Моделирование будущих бизнес-процессов в форме "TO BE".
• Демонстрация созданных моделей для оценки и утверждения.
• Подготовка задания на разработку, включающего в себя необходимые функциональности и требования.
• Настройка системы, включая документооборот, мероприятия, почту и контрольные механизмы.

3. Этап разработки и внедрения:

• Разработка и внедрение системы согласно утвержденным требованиям.
• Обучение персонала по использованию новой системы.
• Запуск в промышленную эксплуатацию, пошаговое внедрение функциональных блоков.

4. Этап эксплуатации и поддержки:

• Организация технической поддержки для оперативного реагирования на возможные проблемы.
• Регулярное обновление и сопровождение системы с учетом обратной связи и выявленных потребностей.
• Проведение мероприятий по мониторингу и оптимизации процессов внутри системы.
• Постоянное взаимодействие с пользователями для обеспечения эффективного использования и дальнейшего совершенствования системы.

Результаты проекта

Внедрена система "1С:Документооборот", ред. 3.0, что существенно улучшило управление и обработку документов, повысив прозрачность и эффективность внутренних бизнес-процессов.

Также в ходе проекта было достигнуто следующее:

• Снижение затрат на обмен документами внутри компании благодаря автоматизации, особенно в условиях того, что одно подразделение находится в удаленной области, требуя перевозки документов.
• Упрощение процесса регистрации документов с автоматической регистрацией.
• Автоматизация процессов обработки входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов (более 30 видов), согласования заявок на оплату и формирования документа "Реестр платежей", а также договорной деятельности.
• Разработан пакет документов по закупочной деятельности, включая заявку инициатора, расчет начальной минимальной цены (НМЦ), техническое задание, заключение инициатора, а также планирование, проведение и отработка задач по закупочной комиссии.
• Внедрена система планирования проведения и отработки задач по протоколу мероприятий.
• Разработана структура категоризации претензионно-исковой документации.
• Разработана и внедрена управленческая отчетность по исполнению задач и документообороту.
• Произведен пересмотр шаблонов документов в соответствии с требованиями ЭДО.
• Создана единая база знаний, где моделируются движения документов по различным процессам.
• Организована единая среда хранения документации для удобного доступа и централизованного управления информацией.

1С:Документооборот КОРП :
• Документы
• Контроль
• Мероприятия
• Проекты
• Трудозатраты
• Форум
• Отсутствие и замещение

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве архитектуры была использована классическая клиент-серверная модель:

Внедренные программные продукты "1С:Документооборот", ред. 3.0, блоки:

• Документы
• Контроль
• Мероприятия
• Проекты
• Трудозатраты
• Форум
• Отсутствие и замещение