Цели проекта

• Увеличение прибыли компании «Кормовит» за счёт повышения эффективности бизнес-процессов продаж и закупок и их автоматизации на базе программного обеспечения «1С:Комплексная автоматизация».
• Переход на новый уровень управленческого учёта с помощью моделирования, регламентирования и автоматизации всех необходимых бизнес-процессов.

Задачи проекта:

• расширить клиентскую базу за счёт улучшения взаимоотношений с клиентами и повышения конкурентоспособности компании;
• увеличить продажи новых групп товаров и при этом снизить издержки на работу с заказчиками;
• уменьшить убытки, которые возникают при длительном резервировании товаров с ограниченными сроками годности;
• улучшить процесс резервирования и заказа товаров;
• регламентировать сроки оплаты, заказа и резерва;
• улучшить процессы планирования закупки товаров и формирования коммерческих предложений клиентам, чтобы повысить рентабельность работы компании.

Ситуация до внедрения

Компания «Кормовит», основанная в 2007 г., занимается оптовой поставкой витаминов, кормовых добавок и другой продукции для кормления сельскохозяйственных животных и птиц – более 2000 тонн ежемесячно. С самого начала своей деятельности компания ориентирована на продукты лидирующих брендов мировых и отечественных производителей с гарантированным качеством и работает по прямым контрактам с компаниями-производителями. «Кормовит» на протяжении почти 15 лет динамично развивается, расширяет ассортимент продуктов и направления работы, внедряя инновационные методы и предлагая новые препараты и технологии для улучшения продуктивности животных и повышения рентабельности предприятий сельского хозяйства России.

Значительный рост бизнеса «Кормовита» привел к увеличению его клиентской базы, а значит, возросло количество звонков и заявок от потенциальных клиентов и нагрузка на менеджеров по продажам. При этом далеко не все обращения в компанию «Кормовит» заканчивались успешной сделкой. Например, из-за своей загруженности менеджеры могли «закрутиться» и не дать вовремя ответ заказчику, который в таком случае уходил к более оперативным конкурентам. Или сотрудник «Кормовита» мог зарезервировать товар для покупателя, но не контролировал сроки оплаты – в итоге, неоплаченные заказы могли надолго зависнуть в системе и товары невозможно было продать другим желающим.

Ещё одна важная проблема возникла с заметным увеличением контрактов от поставщиков и объёмов товаропотока – речь пошла о сотнях различных наименований продукции – в оперативном режиме стало трудно контролировать формирование коммерческих предложений для клиентов «Кормовита». Как показала практика, поставщики периодически повышали цены на тот или иной товар, но при закупках огромных партий в «Кормовите» могли узнавать об изменении цены поставщика уже тогда, когда товар прибыл к ним на склад. В этом случае бухгалтерия, проводя процесс оприходования, замечала, что на конкретный товар закупочная цена повысилась, и сообщала об этом руководству. Из-за таких задержек пересмотр цен для клиентов «Кормовита» шёл с опозданием, что негативно влияло на прибыль предприятия, а в некоторых случаях могло приводить к убыткам.

В итоге, руководство «Кормовита», значительно увеличив объёмы закупаемого и реализуемого товара, поставило перед собой задачу перейти на новый уровень управленческого учета, смоделировав и регламентировав все необходимые бизнес-процессы и затем автоматизировав их. Целью проекта стало увеличение прибыли компании «Кормовит» за счёт повышения эффективности бизнес-процессов продаж и закупок.

Уникальность и инновационность проекта

За время выполнения проекта в «Кормовите» было описано около 30 основных бизнес-процессов, которые охватывают все стороны жизнедеятельности предприятия (управление закупками, продажами, доставкой, складом и др.), и была спроектирована обновленная организационная структура компании. Построение модели бизнес-процессов предприятия проходило на основе функциональных возможностей программы «1С:Комплексная автоматизация».

Была создана система личных кабинетов, чтобы обеспечить удобство работы с заказами и позволить покупателям отслеживать процесс доставки в онлайн-режиме. Потенциальные клиенты, получившие доступ в личный кабинет, становились почти в 100% случаев реальными клиентами, поскольку не возникало больше проблем с менеджерами и их забывчивостью (человеческого фактора), как это было ранее. За счёт этого клиентская база «Кормовита» значительно расширилась. При этом, не будем забывать, что зачастую юридические лица в поисках больших партий товаров обращаются в несколько компаний, чтобы понять, с каким поставщиком выгоднее и удобнее работать, поэтому наличие личных кабинетов и автоматизированного удобного процесса для заказа товаров у «Кормовита» по сравнению с остальными компаниями этого сектора стало его новым конкурентным преимуществом, выгодно отличающим его. Это оценили и потенциальные клиенты, которые стали делать выбор именно в пользу «Кормовита», а не конкурентов.

Также личные кабинеты для юридических лиц способствовали увеличению продаж за счёт появления рекомендаций по дополнительным товарам в тот момент, когда клиент формирует заказ. Благодаря такому информированию заказчик может ознакомиться с новыми позициями, их стоимостью и при желании добавить в заказ. Это удобно клиенту и позитивно влияет на рост выручки «Кормовита». Важно отметить, что интерфейс личных кабинетов интуитивно понятен, не требует обучения по работе с ним, но при возникновении любых вопросов существует обратная связь – в чате клиент пишет сообщения, на которые оперативно отвечают консультанты «Кормовита».

Разработка на базе мобильной платформы 1С мобильного приложения «Согласование заявок» (автоматизированный бизнес-процесс резервирования товаров) и его интеграция с системой «1С:Комплексная автоматизация» обеспечили удобство работы для сотрудников компании, имеющих разъездной характер работы.

Внедрение личных кабинетов и автоматизация процедуры управления заказами привела:

• к заметному сокращению трудозатрат менеджеров, которые сейчас видят в системе наличие товара на складе и ближайшие доставки;
• к сокращению времени на согласование входящих заказов и формирование документов по сделкам;
• к возможности для покупателей отслеживать статус своих заказов в онлайн-режиме и заказывать доставку на доступное в системе время.

Также в ходе проекта была сделана доработка «Международная логистика: автоматизация расчётов» на базе программы «1С:Комплексная автоматизация» для улучшения работы организаций, занимающихся внешнеэкономической деятельностью (ВЭД). Данная разработка позволяет снизить трудозатраты логистов и менеджеров по ВЭД на оформление учетного процесса по международной логистике и сделать его прозрачным с помощью фиксирования в ИТ-системе всех необходимых данных. Для руководителей компании и финансистов предоставляется возможность анализа истории всех затрат по любым маршрутам перевозок, планирования затрат на доставку и оперативного расчета себестоимости одной единицы товара с учетом транспортно-заготовительных расходов.

«Международная логистика: автоматизация расчётов» представляет собой систему управления затратами по международной перевозке – от планирования к факту, чего не предусмотрено в типовых конфигурация программ комплексной автоматизации. При плановом расчете цены в новой разработке можно учитывать такие параметры, как любой вид транспорта, условия поставки, вес партии, количество транспортных средств, какая валюта, курс пересчета в рубли, таможенные платежи, налоги, транспортные расходы, тарифы на конвертацию валюты и пр. В итоге можно оптимизировать затраты, планировать цену товаров и управлять рентабельностью в оперативном режиме, если какой-то из параметров меняется. При этом мультивалютный учет позволяет анализировать затраты как в рублях с учетом курсовых разниц, так и в любой валюте.

Публикации о проекте

• Компания «Кормовит» оптимизировала бизнес-процессы
• Проект ГК «Формула» вышел в финал конкурса «BPM-проект года»
• В цифровой трансформация заинтересовано 90% компаний АПК
• Проект ГК «Формула» стал призером «BPM-проект года 2022»
• Самым результативным проектом» на конкурсе «BPM-проект года» был признан кейс «Кормовита» и ГК «Формула»

• Автоматизация бизнес-процессов продаж и закупок в компании ООО «Кормовит»

Результаты проекта

В результате изменения, регламентации и автоматизации бизнес-процессов продаж и закупок годовая прибыль у компании «Кормовит» выросла за 2 года (с 2019 г. по 2021 г.) в 3 раза – с 70 млн до 210 млн рублей.

При этом значительный прирост выручки произошел не за счёт увеличения сотрудников в отделе продаж (их количество увеличилось всего лишь с 14 до 17 человек), а за счёт:

• изменений, регламентации и автоматизации бизнес-процессов с помощью программы «1С:Комплексная автоматизация»;
• улучшения эффективности управления бизнес-процессами;
• принимаемых руководством компании решений на основе информации в автоматизированной системе управления «1С:Комплексная автоматизация»;
• внедрения личных кабинетов и автоматизации процедуры управления заказами;
• оперативного контроля над рентабельностью всех наименований товаров в «Кормовите» и автоматизация управления процессами закупок и реализации.

Весь этот комплекс мер был направлен на то, чтобы повысить рентабельность работы компании и увеличить её прибыль.

1С:Комплексная автоматизация :
• Управленческий и финансовый учет (FRP)
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Зарплата, управление персоналом и кадровый учет (HRM)
• Управление торговлей
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
• Управление транспортом и транспортной логистикой (TMS)

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система управленческого и регламентированного учета в компании "Кормовит" построена на базе решения "1С:Комплексная автоматизация".

Количество внедренных подсистем отдельных решений "1С" — 6 шт.

В рамках автоматизации процессов были выполнены следующие работы:

1. По блоку «Управление взаимоотношениями с клиентами» (CRM):

• стандартизация формы коммерческого предложения (КП), снижение трудозатрат на подготовку КП;
• детализация выручки и себестоимости с помощью справочника «Сделка»;
• настройка отчета "Воронка продаж" с целью анализа этапов сделки.

2. По блоку "Управление продажами":

• разработка АРМ (автоматизированное рабочее место) для приема мультивалютных заявок от клиентов;
• разработка инструментов автоматического контроля условий отгрузки для АРМ:
  • разработка показателя остатка доступного кредита;
  • разработка показателя остатка лимита задолженности и его контроля;
  • разработка признака "Договорные документы (не) подписаны";
  • разработка проверки "Сертификат GMP+";
  • разработка механизма по перерасчету заявки в рубли;
  • разработка инструмента продления резерва и автоматического снятия резерва;
  • доработка отчетов по контролю дебиторской задолженности;
• работы по адаптации плана закупок: разработка индивидуальных операндов, участвующих в планах закупок, снижение трудозатрат на сбор информации для планирования закупок;
• разработка мобильного приложения "Согласование заявки" для повышения оперативности процедуры согласования заявок клиентов.

3. По блоку "Управление запасами":

• разработка индивидуального механизма подбора цен в заявку на резерв;
• разработка инструмента перевода товара в ограниченно годное качество;
• разработка аналитического отчета по отгрузке.

4. По блоку "Управление доставкой":

• разработка специализированных отчетов по перевозке товара с привлечением сторонних перевозчиков;
• разработка инструмента для ввода плановых и фактических затрат на доставку;
• разработка план-фактного отчета для анализа затрат на доставку товаров;
• интеграция данных учетной системы с личным кабинетом клиента;
• формирование товарно-транспортных накладных в личном кабинете клиента;
• адаптация документов задания на перевозку под цели международной логистики.

5. По блоку "Управление закупками":

• разработка документа "Расчет плановой цены" для отдела внешнеэкономической деятельности;
• разработка инструмента по распределению плановых общих затрат на доставку от поставщика и шкалы зависимости расчета таможенного сбора;
• разработка обработки по распределению фактических транспортно-заготовительных расходов (ТЗР);
• разработка план-фактного отчета для анализа ТЗР.

6. По блоку "Управление финансами":

• разработка документа "Расчет бонусов менеджерам";
• разработка специализированных показателей по финансовым результатам.

В итоге в компании "Кормовит" улучшилось финансовое планирование и контроль – разработаны показатели для анализа финансовых результатов и автоматически создаётся финансовый план на заданный период времени. Это позволяет контролировать сроки оплаты от покупателей и поставщикам и вести прием мультивалютных заявок от клиентов. Также был пересмотрен и автоматизирован бизнес-процесс резервирования товаров, введены регламенты – сроки и рамки для контроля, включая учет процессов по работе с товарами различной степени годности. Получен оперативный контроль над рентабельностью всех наименований товаров в "Кормовите" и проведена автоматизация управления процессами закупок и реализации, работы с коммерческими предложениями и анализом этапов сделки. Благодаря этому закупки проводятся с учетом показателей предыдущих периодов и текущих резервов, а согласование заявок клиентов посредством мобильного приложения. При этом реализована полная интеграция данных учетной системы с личным кабинетом клиента.