Цели проекта

1. Обеспечить переход на единую систему оперативного учета.
2. Настроить давальческую схему в "1С:ERP Управление предприятием" (1С:ERP) для трёх юридических лиц с корректным отражением данных по передаче сырья, переработке и отгрузке готовой продукции.
3. Настроить обмен между 1С:ERP и "1С:Бухгалтерия" для подготовки и сдачи регламентированной отчетности.
4. Обеспечить оперативное предоставление управленческой и финансовой отчетности руководству компании.
5. Снизить уровень влияния человеческого фактора за счет автоматизации рутинных операций и унификации процессов учета.

Ситуация до внедрения

ООО "Инновационное предприятие "Апекс плюс" — крупнейший производитель кормовых добавок в России с более чем 25-летней историей безупречной работы. Компания выстраивает производство в тесной связке с научно-исследовательскими институтами и регулярно выводит на рынок инновационные продукты, которые помогают сельхозпроизводителям решать острые технологические и экономические задачи. Масштаб деятельности и сложная производственная цепочка с участием нескольких юридических лиц требуют от компании прозрачного, точного и оперативного учета.

Для управления ключевыми процессами была приобретена система "1С:ERP Управление предприятием". До обращения к "1С:Первому Биту" заказчик уже взаимодействовал с другим подрядчиком: было проведено обследование, подготовлена часть проектной документации, выполнена первичная настройка рабочего контура. Однако проект не был доведен до рабочего состояния: подрядчик медленно реагировал на запросы пользователей, ключевые настройки оставались незавершёнными, а наиболее критичная для бизнеса давальческая схема между тремя юридическими лицами фактически не была реализована. В результате учет велся бессистемно: данные по операциям были разрознены, собрать информацию в нужном разрезе было затруднительно, отдел бухгалтерии и логистики работали с перегрузкой, а руководство не получало оперативной и достоверной картины по деятельности.

На этом этапе было принято решение о смене подрядчика и привлечении команды "1С:Первого Бита". Совместно с заказчиками, в лице генерального директора Сафонова Александра Петровича, зам. генерального директора Сафонова Михаила, главного бухгалтера Дмитрюк Софии, начальника производства Соколовой Валерии и руководителя отдела логистики Бурениной Олеси, были сформулированы основные задачи:

• настроить давальческую схему в 1С:ERP для трёх юридических лиц с корректным отражением операций и их автоматизацией;
• наладить обмен между 1С:ERP и "1С:Бухгалтерия" для подготовки регламентированной отчетности;
• обеспечить оперативную управленческую и финансовую отчетность для руководства;
• снизить влияние человеческого фактора и трудозатраты пользователей за счет автоматизации рутинных действий.

Работа началась с анализа текущей базы 1С:ERP. Были изучены существующие настройки и фактический порядок работы пользователей. Анализ подтвердил отсутствие корректно выстроенной давальческой схемы между тремя юрлицами и выявил функциональные разрывы, влияющие на качество учета и удобство работы. В их числе - недостаточная аналитика по транспортно-заготовительным расходам и статусам документов отгрузки в отчете "Диспетчеризация водителей", а также полное отсутствие автоматизации при оформлении комплекта документов по давальческой схеме. На основе результатов обследования был сформирован план перенастройки и доработок.

Один из ключевых блоков проекта - настройка учетных политик в 1С:ERP по трём организациям. Для каждой из них были последовательно настроены учетные политики для бухгалтерского, финансового и налогового учета. Это позволило унифицировать подход к отражению операций и сформировать единые правила для всего контура учета. Параллельно с этим совместно с заказчиком было принято принципиальное решение по схеме оформления документов по давальческой схеме: определены виды документов, их последовательность, логика взаимосвязей и отражение передачи сырья, переработки и возврата готовой продукции между юридическими лицами.

Следующим шагом стала перенастройка действующих спецификаций и этапов производства под выбранную давальческую схему. В 1С:ERP у заказчика используется большое количество производственных документов, а каждая из трёх организаций отвечает за свой этап: одна закупает сырьё, другая перерабатывает, третья отгружает готовую продукцию. До проекта каждое юрлицо создавало значительный объём документов вручную, при этом система не давала прозрачного представления о прохождении сырья и продукции через все звенья. Перенастройка спецификаций и этапов позволила встроить давальческие операции в общий производственный контур и обеспечить корректное отражение движения ресурсов. Для проверки работы новой схемы и обучения пользователей были заведены документы в системе на трёх различных примерах взаимодействия между организациями. Эти сценарии отражали типичные случаи и позволили в "боевом" формате отладить оформление операций, проверить корректность проводок и взаиморасчетов, а также показать пользователям целевую модель работы.

Завершением блока настроек стало закрытие месяца с новой логикой: были настроены правила формирования проводок, установки счетов учета и расчета себестоимости.

Уникальность и инновационность проекта

Одним из важных элементов стала доработка отчета "Диспетчеризация водителей" в 1С:ERP. Отдел Логистики и бухгалтерия нуждались в расширенной аналитике по заказам на перевозку для оперативного контроля фактических бухгалтерских затрат на транспортно-заготовительные расходы (ТЗР), способов доставки (самовывоз или транспортная компания), а также статусов оформления первичных документов по реализации (УПД и расходные ордера). В доработанном отчете были:

Дополнительно был проведён ряд корректировок в структуре и наименованиях колонок отчета. В колонке "Клиент" вместо наименования контрагента стали корректно отображаться данные склада (грузополучателя) из документа "Задание на перевозку"; колонка "Город получения" была переименована в "Адрес грузополучателя"; значение "Дата выгрузки" стало заполняться из реквизита "Окончание рейса" связанного "Задания на перевозку", а колонка "Номер отгрузки в 1С" переименована в "Задание на перевозку". В отчет также были добавлены колонка "Заказ" с выводом номера и даты заказа в удобном для пользователя формате с возможностью открыть заказ, а также колонка "Местонахождение груза", заполняемая из реквизита "Информация для печати" документа "Задание на перевозку".

В рамках проекта был реализован механизм автоматического создания "парных" документов. Для документа "Передача сырья переработчику" настроено автоматическое формирование документа "Поступление сырья" (поступление от давальца) при выполнении соответствующей команды. Аналогично для "Отчета переработчика" реализовано автоматическое создание "Отчета давальца", а для документа "Поступление от переработчика" - создание документа "Передача давальцу". Во всех этих сценариях реализовано зеркальное заполнение реквизитов: организация и контрагент меняются местами, а остальные реквизиты и табличные части заполняются по логике соответствующей паре документов.

Заполнение реквизитов и табличных частей строится по совпадающим именам полей без потери данных, а для отличающихся по структуре полей — через явное сопоставление. Табличные части переносятся построчно с сопоставлением колонок, что обеспечивает идентичность номенклатур, количеств и других ключевых параметров. Все автоматически создаваемые встречные документы записываются с проведением, то есть сразу попадают в учет. Дополнительно реализован механизм контроля дублирования, который не допускает повторного создания встречных документов при повторном запуске команды. Хранящиеся ссылки между исходными и парными документами позволяют отследить взаимосвязи по всей цепочке и обеспечивают защиту от случайных действий пользователя.

Отдельное внимание уделено обработке нестандартных ситуаций: если автоматический подбор договора или отдельных реквизитов невозможен, система корректно обрабатывает такие случаи, не нарушая целостность данных. В сценариях тестирования были предусмотрены проверки как правильности заполнения табличных частей и реквизитов, так и поведения системы при изменении первичных документов: при корректировке "Передачи сырья переработчику", "Отчета переработчика" или "Поступления от переработчика" связанные с ними документы ("Поступление от давальца", "Отчет давальца", "Передача давальцу") должны автоматически актуализироваться в соответствии с внесёнными изменениями. Это обеспечивает непротиворечивость всей цепочки документов и снимает с пользователей необходимость вручную синхронизировать данные.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

1. Настроена и внедрена давальческая схема между тремя юридическими лицами в 1С:ERP.

4. Устранены функциональные разрывы и повышено удобство ежедневной работы пользователей.

1С:ERP Управление предприятием :
• Производство, услуги
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками,
• Транспорт
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Склад и логистика
• Бухгалтерский учет

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура проекта построена вокруг единой базы 1С:ERP, в которой в рамках одной информационной системы ведут учет три юридических лица. Каждое юрлицо выполняет свою роль в производственно-логистической цепочке: одна организация отвечает за закупку сырья, вторая - за его переработку, третья - за отгрузку готовой продукции. При этом для каждой организации настроены собственные учетные политики по бухгалтерскому, налоговому и финансовому учету, но сами принципы отражения операций унифицированы, что формирует единые правила для всего контура учета.

Давальческая схема встроена непосредственно в производственный контур 1С:ERP за счёт перенастройки действующих спецификаций и этапов производства. Операции по передаче сырья, его переработке и возврату готовой продукции между тремя юридическими лицами реализованы через формализованный документооборот: определены виды документов, их последовательность и взаимосвязи. Поверх стандартного механизма документов реализован автоматизированный контур "парных" документов с зеркальным заполнением реквизитов и табличных частей, что обеспечивает сквозную связность всей цепочки и минимизирует ручной ввод.

1С:ERP выступает центральной системой оперативного и управленческого учета, откуда данные передаются в "1С:Бухгалтерия" для ведения регламентированного учета и подготовки отчетности. Обмен настроен таким образом, что регламентированная отчетность формируется на основе уже зафиксированных в 1С:ERP операций, без дублирования ввода информации.

Отчетность и аналитика также сосредоточены в 1С:ERP. Руководство получает управленческую и финансовую отчетность по данным единого контура, а службы логистики и бухгалтерии используют доработанный отчет "Диспетчеризация водителей" как ключевой инструмент контроля. Этот отчет объединяет в себе информацию о заказах на перевозку, фактических и плановых транспортно-заготовительных расходах, способах доставки, статусах первичных документов и ключевых реквизитах по заданиям на перевозку, обеспечивая оперативный доступ к деталям и связанным документам из одного интерфейса.