Цели проекта

Цель проекта – создать единую информационную систему учреждения, которая позволяет отражать и анализировать движение каждого рубля и объекта в необходимых разрезах аналитики.

Перед проектной командой были поставлены следующие задачи:

• настроить программу в соответствии с учетной политикой учреждения и пожеланиями к ее интерфейсу, настроить права доступа;
• перенести учетные данные из предыдущей информационной системы;
• выполнить доработки, необходимые для совместной работы сотрудников указанных выше подразделений, настроить сквозные бизнес-процессы;
• обучить пользователей работе в программе.

• обеспечения контроля за сохранностью нефинансовых активов ответственными лицами, в том числе сотрудниками складов, и возможности подготовки необходимых первичных документов и учетных регистров;
• мониторинга неснижаемого остатка необходимых материальных ценностей на складах учреждения;
• мониторинга исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности со стороны финансово-экономического отдела (ФЭО);
• анализа состояния расчетов по принятым обязательствам со стороны ФЭО и отдела организации закупок;
• анализа состояния расчетов по договорам аренды со стороны отдела имущественных отношений.

Ситуация до внедрения

ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий Федерального Собрания Российской Федерации» - федеральное бюджетное учреждение, подведомственное Управлению делами Президента РФ.

- материально-технического обеспечения деятельности Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, предусмотренных актами Президента Российской Федерации, и социально-бытовое обслуживание должностных лиц указанных органов.

В учреждении работает более тысячи сотрудников.

• ведения налогового учета, что вело к необходимости ручного составления налоговой отчетности по налогу на прибыль;
• ведения учета на счетах 5 раздела Единого плана счетов «Санкционирование расходов», что не позволяло сотрудникам финансово-экономического отдела осуществлять оперативный мониторинг исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности в разрезе контрагентов и заключенных контрактов (договоров).

Отдел имущественных отношений не имел оперативного доступа к состоянию расчетов с контрагентами, которые арендуют у учреждения нежилые помещения. Это негативно влияло на управление дебиторской задолженностью по доходам от аренды.

Отдел кадров и бухгалтерия вели кадровый учет и расчет заработной платы в разных программах, что приводило к необходимости двойного ввода исходных данных и увеличению трудозатрат специалистов, возникновению различных несоответствий.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта состоит в привлечении большого количества структурных подразделений Учреждения к внедрению единой информационной системы. Традиционно программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» воспринимаются как средства автоматизации работы бухгалтера, а их назначение – составление регламентированной отчетности.

Однако система бухгалтерского учета в государственных учреждениях является основным источником информации для принятия управленческих решений и аккумулирует в себе данные, которые используются в работе не только бухгалтерией учреждения, но и другими структурными подразделениями.

• осуществлять автоматизированный ввод данных без последующей их передачи в бухгалтерию на бумажном носителе;
• самостоятельно получать в понятном виде отчетную информацию.

Для решения этой задачи было принято решение о разработке подсистем финансового учета, закупочной деятельности и складского учета в единой информационной базе, что позволило избежать создания сложных механизмов интеграции данных.

Ключевыми в программе являются справочники «Контрагенты» и «Договоры». В их разрезе ведется исполнение плана финансово-хозяйственной деятельности как по доходам, так и по расходам.

По доходным договорам для отдела имущественных отношений реализованы расчет графиков исполнения в разрезе оказываемых услуг, аналитические отчеты для контроля за дебиторской задолженностью и представления в вышестоящие организации.

По расходным договорам реализованы санкционирование счетов финансово-экономическим отделом и необходимые аналитические отчеты для представления в вышестоящие организации. Ввод информации о заключенных контрактах (договорах) организован в отделе материально-технического снабжения, в том числе по результатам загрузки данных из единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС).

Для работы ответственных за сохранность нефинансовых активов лиц реализованы детализированный учет в разрезе мест хранения (секторы, этажи и кабинеты), возможность формирования первичных документов для последующей их обработки бухгалтерией учреждения, а также формирование необходимых отчетов.

• изменение интерфейса (цветовая палитра, шрифты, печатные формы, работа с полями формы и таблицами);
• технологии формирования бухгалтерских проводок (использование типовых операций);
• средств самоконтроля (стандартные и аналитические отчеты, технологический анализ).

Кроме того, в ходе проекта был скорректирован план обучения сотрудников путем отказа от группового обучения в пользу индивидуального, что позволило достичь необходимого результата подготовки пользователей к работе в программе.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8, редакция 3.1" в ФГБУ УЭЗ
• Внедрение ПП "1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2" в ФГБУ УЭЗ

Результаты проекта

Итогами проекта стали:

• автоматизированное составление бухгалтерской отчетности (сокращение трудозатрат на ее подготовку, снижение ошибок, выявляемых по результатам проверки контрольных соотношений, стало проще готовить пояснения по отдельным нюансам заполнения отчетных форм);
• автоматизированное составление налоговой отчетности (налоговые декларации по НДС и налогу на прибыль организаций формируются программой, осуществляется сверка с данными бухгалтерского учета, полностью поставлено ведение налогового учета);
• возможность оперативного мониторинга исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности (планирование, расчетов графиков по договорам, контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью);
• возможность оперативного получения информации о наличии нефинансовых активов на складах учреждения и у ответственных лиц (в том числе о местонахождении основных средств);
• значительное снижение времени на расчет заработной платы сотрудников учреждения.

За счет возможности открытия в программе из регламентированного или стандартного отчета документа, который сформировал то или иное движение, повысилась прозрачность учета.

Ряд сотрудников по результатам внедрения системы был освобожден от несвойственных им функций, пересмотрены внутренние процедуры обработки учетной информации. В свою очередь, это уменьшило валовые трудозатраты на ввод и обработку учетной информации, получение отчетных данных.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• Финансовый учет
• Закупочная деятельность
• Складской учет

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта внедрены программные продукты "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", ред. 2 (1С:БГУ), подсистема "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" (Закупки) и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" (1С:ЗКГУ).

Кроме рабочих баз, были созданы учебные базы, которые использовались для обучения персонала и тестирования выполненных доработок.

Между 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ была настроена синхронизация данных.

Информационные базы размещены на отдельном сервере в клиент-серверном варианте с использованием программного продукта Microsoft SQL Server 2019. Пользователи работают через тонкий клиент.

Общее количество подключенных пользователей на момент завершения внедрения – 92, из них одновременно работающих – 62.

Внедренная автоматизированная информационная система финансово-хозяйственной деятельности и закупочной деятельности (АИС ФХД и ЗД) включает в себя следующие подсистемы:

• бухгалтерского учета,
• финансового учета,
• закупочной деятельности,
• складского учета;
• расчёта заработной платы;
• кадрового учёта.

В рамках подсистемы финансового учета реализованы функции:

• составления плана финансово-хозяйственной деятельности в необходимых разрезах аналитики,

• учета графиков исполнения договоров аренды нежилых помещений.

Все подсистемы построены по принципу однократного ввода данных в программу без дублирования информации.

В информационной системе организованы:

• детализированный учет более 80 тысяч объектов основных средств по местам хранения;
• работа 3 территориально удаленных складов;
• хранение и использование графиков начисления и платежей более 200 доходных договоров.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Для реализации проекта был приобретен отдельный сервер со следующими характеристиками:

- накопитель 2,18 Тб (2 диска).

Дополнительно были приобретены: