Цели проекта

Заказчиком была поставлена задача по внедрению системы управления ресурсами предприятия с целью оптимизации складских запасов и оборачиваемости ТМЦ на складах, внедрения раздельного учета материалов по заказам на складе и в производстве. Была необходима актуализация базы нормативно-справочной информации, которая разрозненно существовала в нескольких учетных системах, и интеграция бизнес-процесса снабжения производства необходимыми ТМЦ, существовавшего ранее обособленно, в единую учетную систему. Также требовался перевод регламентированного учета из устаревших и уже не поддерживающих всех изменений законодательства программных продуктов «1С:Зарплата и кадры 7.7» и «1С:Бухгалтерия 7.7» на актуальное решение. Для внедрения был выбран программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 8, редакция 2».

Ситуация до внедрения

АО НВП «ПРОТЕК» является одним из лидирующих предприятий РФ в радиоэлектронной отрасли.

Для обеспечения раздельного учета запасов и затрат в разрезе каждого заказа по каждому участку используются разные меры.

Закупки

Отдел закупок работает в "самописной" системе (не на 1С) СУЗД - система учета закупочной деятельности. Подразделения оформляют в СУЗД заявки на материалы (какие материалы требуются для выполнения заказа, источник данных для заявки – конструкторская документация), отдел закупок анализирует поступившие заявки. На основании поступивших «заявок на материалы» сотрудники отдела закупок оформляют в СУЗД «счета поставщикам», где вручную обобщается информация о том, что и у какого поставщика нужно заказать, какие ожидаемые сроки поставки, для какого заказа проводится эта закупка.

Запасы

На складах ТМЦ у кладовщиков для каждого заказа используются отдельные полки/коробки. Когда оформляется поступление ТМЦ по счету от поставщика, кладовщик анализирует информацию в СУЗД, для каких целей куплены материалы и ПКИ. Распределяет запасы по нужным местам хранения, меняет статус счета на оплату: что номенклатура поступила. Сотрудники подразделений периодически актуализируют информации о наличии ТМЦ для их заказа (по данным СУЗД или просто приходят на склад), и если есть что забрать, то оформляют требование-накладную по форме М-11 в Excel, на основании подписанной М-11 кладовщик выдает ТМЦ подразделениям. В конце месяца М-11 передаются в бухгалтерию.

Бухгалтерия

Бухгалтерский учет ведется в кардинально измененной конфигурации, когда-то основанной на конфигурации «Бухгалтерский учет, редакция 4.5» на платформе 1С:Предприятие 7.7.

Учет ТМЦ не связан с системой СУЗД, бухгалтер вводит в «семерку» документы поступления по данным поставщиков и документы списания по данным полученных М-11. Расходы по заказам отражаются на затратных счетах, далее бухгалтерские данные используются для составления отраслевой и управленческой отчетности. Для получения данных отчетности зачастую не хватает детализации информации, и приходится дублировать учет в Excel с выделением нужной аналитики. Закрытие месяца в части расчета себестоимости выполняется «вручную», в соответствии с отраженными затратами.

Проблемы: Часть запасов приобретается без заказа и не отражается в СУЗД, несоответствие «бухгалтерских» остатков реальным данным. Накладные М-11 «теряются», не передаются вовремя в бухгалтерию для отражения материальных затрат по заказу.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта партнером были выполнены следующие работы по внедрению:

• Определение используемой функциональности путем интервьюирования ключевых пользователей и анализа текущей конфигурации на платформе 1С:Предприятие 7.7, анализа программного продукта собственной разработки «Система учета закупочной деятельности» (СУЗД, не на языке 1С).
• Составление протоколов интервьюирования с описанием используемой и требующейся функциональности.
• Моделирование отражения используемых операций в типовой конфигурации «1С:Комплексная автоматизация 8, редакция 2» и демонстрация сделанных моделей информационной системы.
• Составление протоколов несоответствия типовой конфигурации требующейся функциональности.
• Разработка текстов технических заданий на доработки системы и на перенос начальных остатков бухгалтерского и зарплатного учета.
• Доработки конфигураций по выявленным несоответствиям, а именно:
  • Разработка блока учета «Счетов от поставщиков», добавлены новые документы в 1С: адаптация типового бизнес-процесса по закупке ТМЦ под нужды предприятия;
  • Модификация функциональности «Заказа материалов в производство», добавлена недостающая аналитика, функциональность согласования и утверждения, прочие доработки – используется единый документ и по производственным, и по прочим заказам;
  • Разработка блока учета затрат по серийным заказам, учет материалов при передаче в кладовую в разрезе каждой серии одного и того же заказа, добавлен новый документ «Производственная операция»;
  • Модификация ордерной схемы учета ТМЦ на складе, добавлен новый документ «Накладная;»
  • Модификация алгоритмов расчета себестоимости для реализации функциональности учета расходов на материалы в производстве как косвенных расходов налогового учета в составе пономенклатурых затрат;
  • Модификация алгоритмов учета НДС с целью разделения «входящего» НДС на расходы по основной деятельности и по прочей деятельности, реализована обработка по восстановлению НДС по деятельности, не облагаемой НДС (ОКР, Гарантия);
  • Модификация алгоритмов распределения постатейных расходов между серийными изделиями.

• Обучение пользователей по работе в программе, как с типовыми возможностями конфигураций, так и с учетом сделанных изменений.
• Перенос данных начальных остатков кадрового и зарплатного учета.
• Перенос начальных остатков бухгалтерского учета, в том числе с реализацией сложного алгоритма получения данных о суммах незавершенного производства в разрезе каждого изделия, материала и партии. В используемой ранее системе учета «1С:Бухгалтерия 7.7» эта информация не хранилась на счетах бухгалтерского учета.
• Перенос данных номенклатуры из СУЗД.
• Первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.
• Сопровождение внедренной системы.

Публикации о проекте

• Автоматизация предприятия АО НВП "ПРОТЕК" с помощью программного продукта "1С:Комплексная автоматизация 8. Редакция 2"

Результаты проекта

В результате проделанной работы с января 2021 года Заказчик ведет учет в современном, динамично развивающемся, поддерживающем все текущие изменения законодательства программном продукте - 1С:Комплексная автоматизация.

Система учета регулярно обновляется, вся регламентированная отчетность формируется и сдается из 1С. В системе работают не только бухгалтерия и планово-экономический отдел, но и ведется учет заявок на материалы, инициаторы вводят «Заказы материалов в производство». Обработка заявок и обеспечение материалами осуществляется сотрудниками отдела материально-технического обеспечения в 1С. Сотрудники склада отмечают в 1С поступление и выдачу материалов в разрезе «Заказов поставщикам» и «Заказов материалов в производство» независимо от ввода документов в ПП 1С бухгалтером, используются ордерные склады, что позволяет сократить сроки выдачи материалов в подразделения. Учет материалов на складе ведется «раздельно», в системе данные об остатках ТМЦ хранятся в разрезе каждого назначения – заказа. Закрытие месяца по бухгалтерскому учету выполняется в указанный в учетной политике срок.

Сотрудники отдела материально-технического обеспечения Заказчика, благодаря работе в единой учетной системе, оперативно получают достоверную информацию о фактической оплате счетов от поставщиков и точных суммах оплаты, могут в едином интерфейсе отслеживать все процессы по обеспечению производства необходимыми ТМЦ.

Сотрудники Заказчика анализируют расхождения между бухгалтерскими остатками товаров организации и складскими остатками товаров на складах, своевременно исправляя расхождения между учетом. Проблемы сопоставления двух разных наименований одной и той же номенклатуры, из-за того, что учет велся в двух независимых системах, больше не возникает. Так же практически полностью устранены ситуации, что по складскому учету забрали материалы, а по бухгалтерскому учету не списали материалы на заказ, и они числятся на складе (за счет того, что подразделения сами оформляют списание материалов в 1С, а не бухгалтерия вводит списание материалов по полученным бумажным М-11).

1С:Комплексная автоматизация :
• Продажи
• Закупки
• Склад и доставка
• Производство
• Кадры
• Зарплата
• Финансовый результат и контроллинг
• Внеоборотные активы
• Регламентированный учет
• Казначейство
• НСИ и администрирование

Архитектура решения и масштаб проекта

Принято решение перевести складской, бухгалтерский, зарплатный учет и блок закупочной деятельности на решение "1С:Комплексная автоматизация". Проект внедрения выполнялся по стандартной каскадной технологии: разрабатывали проектную документацию по описанию существующих процессов с фиксацией ключевых требований к будущей системе учета, делали моделирование учета с использованием типовой конфигурации, по перечню несоответствий функциональности были выполнены доработки в соответствии с техническими заданиями. Проведено обучение пользователей, опытная эксплуатация, сопровождение системы выполняется до сих пор.

Учет ведется в единой информационной базе, планировалось к автоматизации 50 рабочих мест, но по факту число вовлеченных в работу в 1С сотрудников растет, уже есть более 100 актуальных пользователей, расширено число лицензий до 100. Планируется в ближайшее время ввод в эксплуатацию подсистемы учета заявок на расходование денежных средств, что еще приведет к увеличению числа активных пользователей.