Цели проекта

Основная цель проекта – создание информационной среды для учета и анализа данных в расширенной управленческой аналитике.

В ходе работы над проектом должны быть решены следующие задачи:

• Расчет мотивационной части заработной платы на основе значений показателей KPI сотрудников.
• Получение оперативных данных по отработанному времени операторов из платформы для автоматизации и контроля call-центра Oktell.
• Распределение расходов компании по управленческой аналитике: аллокация как прямых расходов, связанных с заработной платой операторов call-центра, так и косвенных расходов, отнесенных на компанию в целом.
• Реализация возможности детального анализа расходов компании с использованием расширенной управленческой аналитики, позволяющей оценивать удельный вес определенного расхода в себестоимость отдельно взятой услуги.
• Инициация и согласование платежей путем интеграции с корпоративной системой управления проектами и контроля выполнения задач Яндекс.Трекер.
• Перевыставление расходов и формирование счетов для покупателей услуг компании.
• Интеграция кадрового учета с корпоративными сервисами Яндекс.Коннект.
• Подготовка и формирование управленческой отчетности.

Ситуация до внедрения

Центр найма водителей (ЦНВ) - контактная служба, которая находит персонал по самым сложным заявкам, оказывает услуги аутсорсингового call-центра и помогает подобрать лучших специалистов любого профиля в кратчайшие сроки.

Значительную часть оплаты сотрудников предприятия составляет премиальная часть (KPI). При составлении системы расчета премиальной части руководством предприятия были определены критерии, по которым велся расчет показателей эффективности сотрудников и подразделений (качество звонков, выполнение нормы по разговору, количество активных звонков, число приглашенных соискателей, а также % тех, кто принял приглашение по работе и многие другие).

Инструменты, которые использовались компанией для расчета данных показателей, включенных в действующую на тот момент систему мотивации, зачастую выдавали некорректные данные, а также из-за большого количества взаимосвязанных критериев процесс ввода новых показателей для расчета премий являлся достаточно трудоемким.

Основные сложности, с которыми столкнулось предприятие и которые требовалось решить:

• недостаточный уровень автоматизации процессов по расчету мотивационной заработной платы сотрудников;

• низкий уровень аналитики в ежемесячной управленческой отчетности;

• недостаточный уровень автоматизации процессов казначейской службы для своевременного проведения операций по расчетам премиальной части

• нехватка данных при распределении расходов компании в расширенной управленческой аналитике.

В июне 2020 года руководством ЦНВ было принято решение о старте комплексного проекта по цифровизации бизнес-процессов компании. Перед компанией RDV была поставлена масштабная задача: пересмотреть разработанную систему мотивации и разработать оптимальный механизм автоматического расчета показателей, входящих в ее состав.
В качестве основы были выбраны решения на платформе 1С:Предприятие 8:

• "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП", редакция 3.1

• "БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет" для "1С:Бухгалтерия КОРП".

Уникальность и инновационность проекта

Отличительной чертой данного проекта является исключительная сложность и вариативность реализованных механизмов мотивационной системы. Также важно отметить оригинальность решений, внедренных в ходе проекта, учитывающих специфику компании: была разработана индивидуальная схема процентных значений для автоматизации расчета премиальной части в 1С:ЗУП КОРП.

Благодаря возможностям платформы "1С:Предприятие" мы смогли реализовать самые смелые идеи и требования заказчика в сжатые сроки, учитывая в первую очередь удобство работы пользователей системы.

Публикации о проекте

• Проект автоматизации процессов перевыставления расходов и проведения платежей в управленческом учете
• Автоматизация процессов расчета заработной платы на основе KPI на базе программы 1С:ЗУП

Результаты проекта

По итогу завершения проекта нами была доработана 1С:ЗУП КОРП в части системы мотивации с полностью автоматизированным расчетом премиальной части. Это позволило повысить эффективность работы с подсистемой Казначейство, а также упростить контроль взаиморасчетов с сотрудниками компании.

В ходе проекта удалось добиться серьезных результатов, которые упростили ЦНВ процессы расчета премиальной части и дали максимально расширенную аналитику по всем показателям:

• сформирована база для анализа трудозатрат сотрудников в расширенной управленческой аналитике;
• обеспечен полностью автоматизированный расчет заработной платы в управленческом учете;
• разработана отчетность по расчету заработной платы в расширенной аналитике;
• автоматизирован процесс перевыставления расходов, что снизило трудозатраты персонала;
• унифицирован процесс инициации и согласования платежей;
• обеспечено краткосрочное планирование финансовых потоков за счет автоматизации рабочих мест казначея, получения платежного календаря компании;
• полностью автоматизирован процесс формирования платежных документов и интеграция с клиент-банками;
• минимизированы общие сроки на подготовку управленческой отчетности.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Мотивация сотрудников
• Распределение расходов по управленческой аналитике

БИТ.Финанс :
• Управленческая отчетность
• Казначейство
• Распределение расходов по управленческой аналитике

Архитектура решения и масштаб проекта

Гибкость настроек и возможность расширения функционала 1С:ЗУП КОРП и БИТ.ФИНАНС путем дополнительных модификаций позволяют воплотить в жизнь самые сложные требования к архитектуре бизнес-процессов.

Преимущества выстроенной ИТ-архитектуры проекта:

• Единое решение для комплексного управления финансовыми процессами бэк-офиса с возможностью масштабирования.
• Использование стандартного решения для быстрого запуска и возможности использования готовых наработок.
• Сокращение затрат на разработку и будущую поддержку собственного решения по типовым задачам для 1С.

Архитектура проекта:

• Интеграция кадрового учета с корпоративными сервисами Яндекс.Коннект
• Интеграция 1С:ЗУП с корпоративной системой управления и контроля за выполнением задач Яндекс.Трекер
• Интеграция 1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС и 1С:ЗУП КОРП (редакция 3.0) с существующими системами предприятия и клиент-банками
• Разработка механизмов хранения учета рабочего времени для управленческого учета в 1С с возможностью отражения корректировок
• Разработка интеграции с Oktell по загрузке учета рабочего времени
• Настройка интеграции с Oktell, тестовая выгрузка данных за прошлые периоды
• Настройка механизмов хранения управленческой информации о ставках (окладах) сотрудников в модуле Кадрового учета
• Настройка видов начислений для расчета управленческой заработной платы на основании управленческого табеля
• Настройка механизмов распределения заработной платы по центрам затрат
• Настройка механизмов расчета заработной платы в управленческом учете: повременной, сдельной, окладной, ГПХ
• Настройка механизмов формирования регламентированных документов по данным управленческого учета: сдельные работы, премии
• Разработка отчетов по управленческой заработной плате в разрезе расширенной аналитики
• Автоматизация процессов перевыставления расходов и Казначейства в БИТ.ФИНАНС для 1С:Бухгалтерия
• Разработка АРМ по формированию счетов на оплату покупателя (перевыставление расходов)
• Разработка отчета по счетам на оплату покупателя в разрезе аналитики перевыставляемых расходов
• Настройка управленческой аналитики в модуле Казначейства
• Настройка вариантов отчета "Платежный календарь", "Рабочее место казначея"
• Отладка процессов формирования платежных документов на основании заявок на оплату
• Настройка формирования фактических отчетов по бюджету (Cash flow) в расширенной аналитике.