Цели проекта

1. Ускорить процесс обработки платежей и исключить просрочку оплат.
2. Сделать прозрачной систему отслеживания заявок на оплату для сотрудников.
3. Снизить трудозатраты на сверку заявок на расходование ДС с бюджетом.
4. Повысить контроль по лимиту расходования денежных средств.
5. Ведение управленческого и бухгалтерского учета в единой системе.
6. Автоматизировать формирование отчетов БДР, БДС, ББЛ и сократить время для их подготовки.
7. Автоматизация ведения штатного расписания и ФОТ.

Ситуация до внедрения

Управленческий учет предприятия представляет собой процессы по сбору данных, формированию, анализу и утверждению набора бюджетов, которые подразумевают плановые, фактические данные и их сравнение.

На момент обследования управленческий учёт предприятия и планирование велись таблицах Excel. Сотрудники из 36 подразделений компании фиксировали заявки на расходование денежных средств таблицах Excel, при этом не было возможности ограничить права пользователям на исправление данных.

В качестве фактических данных для управленческого учета использовались данные бухгалтерского учета, который ведется в "1С:Управление производственным предприятием" на измененном плане счетов. Финансовая служба в ручном режиме сверяла счета из учетной системы с бюджетом в сводных таблицах Excel. При этом лимиты в "1С:Управление производственным предприятием" не были разделены на ЦФО, что вызывало дополнительные затраты времени при подсчете лимита.

Бюджеты согласовывали по электронной почте. Инициаторы платежей тратили массу времени на согласование и утверждение своих заявок. Формирование отчетов в Exсel БДР, БДС, ББЛ занимало много времени. Это приводило к высоким трудозатратам и возникал риск ошибок, связанный с человеческим фактором. Руководитель департамента экономики и финансов не был уверен в корректности исполнения бюджетов и не мог контролировать лимиты расходования денег. Компании требовалась единая и прозрачная система управления денежными потоками. Штатное расписание и штатная расстановка стали еще одним из обозначенных для обследования блоков учета. В "1С:Управление производственным предприятием" присутствовал стандартный функционал штатного расписания, но не были введены такие структурные подразделения как участки. Поэтому в организации штатная расстановка и штатное расписание велись в Excel.

Уникальность и инновационность проекта

1. Использование единой базы для управленческого и бухгалтерского учета.
2. Внедрение балансового учета в разрезе ЦФО.
3. Формирование лимитов платежей на месяц для казначейства.
4. Автоматизация ведения штатного расписания и ФОТ.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "БИТ.Финанс: Управленческий учет" в компании АО "Новосибирскэнергосбыт"

Результаты проекта

1. Планирование и контроль ДДС. С внедрением платежного календаря суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован. За счет этого удалось сократить трудозатраты финансового подразделения на контроль расходования ДС. Осталось только согласование ограниченного количества платежей: сверхлимитных, крупных или нерегулярных.
2. Для удобства контроля ДДС разделили лимиты всех статей по ЦФО.
3. За счет использования подсистемы Казначейство ускорили обработку согласование платежных документов. Онлайн согласование заявок на оплату позволяет в режиме реального времени сотрудникам видеть, на какой стадии находится его заявка.
4. Блок Бюджетирования позволил контролировать исполнение бюджетов (БДДС, БДР, ББЛ), составлять план-фактный анализ, сократил трудозатраты по формированию отчетов БДДС, БДР, ББЛ.
5. В учетной системе "1С:Управление производственным предприятием" в стандартном функционале штатного расписания настроили структурные подразделения – участки. Благодаря чему, избавились от таблиц и ручного формирования штатного расписания. Теперь для целей БДР плановые значения по численности и фонду оплаты труда (частично) можно получить из штатного расписания.

БИТ.ФИНАНС:Управленческий учет :
• Бюджетирование (БДДС, БДР, ББЛ)
• Казначейство
• Учет договоров
• Консолидация отчетности
• Штатное расписание

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:Управление производственным предприятием" + "БИТ.ФИНАНС:Управленческий учет".