Цели проекта

• Контроль и согласование платежей и закупок,
• Сокращение времени на оплату регулярных платежей
• Формирование финансовых планов компании в единой учетной системе
• Оперативное формирование управленческой отчетности в различных аналитиках

Ситуация до внедрения

Компания в качестве учетной системы использует программу "Бухгалтерия предприятия 3.0". В качестве электронного документооборота использовалась система стороннего вендора, в качестве программного продукта для автоматизации бюджетирования, казначейства и управленческой отчетности использовался ПП MS Excel, заявки на оплату и закупку утверждались на бумажных носителях и в Excel. Основное неудобство состояло в том, что сбор плановых и фактических данных по БДДС и БДР осуществлялся в Excel, сбор заявок на закупку также осуществлялось через таблицы Excel, что является очень трудоемким и не надежным процессом.

Это неизбежно влекло за собой временные и финансовые издержки. Сбор фактических данных производился в конце каждого месяца вручную. Отсутствовала возможность параллельного отражения операций для бухгалтерского и управленческого учета, информация требовала корректировки. Согласование заявок на закупку не сохраняло историю действий и не было централизованным. Контроль заявок на расходование денежных средств производился путем сверки бумажного согласованного документа с бюджетом в Excel и с отчетами о кредиторской задолженности клиентов. Формирование платежных документов в системе производилось вручную отдельно выделенным сотрудником. Внесение корректировок в бюджет и их согласование производилось в форме служебных записок в бумажном виде и занимало значительное количество времени. Согласование договорных и финансовых документов осуществлялось в разных системах, что приводило к дополнительным финансовым затратам и не позволяло унифицировать учетные данные.

В качестве архитектурного решения был выбран продукт "БИТ.ФИНАНС/Холдинг" на базе "1С:Бухгалтерия предприятия КОРП 3.0", что позволило работать пользователям в режиме одного окна, унифицировать справочную информацию, создать единую базу данных, а также воспользоваться согласованием документов в мобильном приложении.

Уникальность и инновационность проекта

Максимально задействован функционал программного продукта и адаптирован под процессы клиента. Создан задел на дальнейшее масштабирование системы в условиях роста компании.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "БИТ.ФИНАНС/Холдинг" для "1С:Бухгалтерия 8" у компании ООО "УК "Платформа"

Результаты проекта

• Бесшовная интеграция казначейства, бюджетирования, управленческой отчетности, управления закупками, процесса согласования договоров в единую учетную систему предприятия.
• Создание Заявок на расходование денежных средств и Заявок на потребность, Заявок на перемещение ТМЦ непосредственно сотрудниками подразделений (магазинов).
• Контроль процесса формирования потребностей, проведения закупки и выдачи ТМЦ со склада всеми сотрудниками, участвующими в процессе.
• Формирование, утверждение и контроль статуса Заявок на закупку поставщикам на основании утвержденных потребностей подразделений, контроль цен поставщиков.
• Контроль поступления ТМЦ на складе за счет согласованных Заявок на закупку,
• Контроль за состоянием справочника номенклатуры (MDM).
• Формирование бюджетов БДР и БДДС в системе, взаимосвязь аналитик бюджетирования с другими бизнес-процессами компании.
• Автоматическое создание заявок на основе приходных документов и задолженности контрагентов.
• Автоматический контроль Заявок на расходование денежных средств (ДЗ, КЗ, лимиты по бюджету, сроки платежа, товарооборот и т.д.).
• Оперативное согласование заявок на расход денежных средств, в том числе с использованием мобильных устройств.
• Прозрачность этапов составления и согласования бюджетов и платежей, открытость управленческой отчетности для управленческого персонала компании.
• План-фактный анализ данных в расширенных аналитиках.
• Разделение прав пользователей по бюджетным аналитикам: статьи, ЦФО, проекты (RLS).
• Автоматический сбор факта для управленческой отчетности в необходимых аналитиках (статьи, ЦФО, проекты, контрагенты).
• Автоматический процесс распределения косвенных расходов в управленческом учете по различным базам.
• Детализация всех финансовых показателей до первичного документа.
• Согласование Проектов договоров в единой системе учета, единые управленческие аналитики договоров и бюджетов компании.
• Формирование Заявок на претензию поставщикам ответственными лицами в подразделениях, создание претензий юридической службой на их основе, согласование и контроль Заявок.
• Автоматическое создание документов по аренде исходя из условий договоров.
• Создание АРМ кладовщика, АРМ инициатора документов для формирования единого окна работы пользователей.
• Адаптация процесса закупок под процессы службы МТО.
• Использование мобильного приложения для согласования документов, отправка уведомлений о необходимости визирования и статусах документов на корпоративную электронную почту.

БИТ.Финанс/Холдинг :
• Бюджетирование
• Казначейство
• Управленческий учет
• Управление договорами
• MDM
• Управление закупками
• Управление процессами
• Управление претензиями

1С:Бухгалтерия

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система сформирована на базе программного продукта "БИТ.Финанс/Холдинг" для "1С:Бухгалтерия КОРП". Количество сотрудников в компании более 1 тыс., количество открытых магазинов более 100.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

не использовалось