Цели проекта

Разработка единого учетного шаблона для автоматизации бизнес-процессов бухгалтерского и налогового учета, учета по МСФО, казначейства, формирования управленческой отчетности и бюджетного контроля дочерних обществ (ДЗО) АЛРОСА (9 ДЗО — в части Казначейства, остальные блоки — 6 ДЗО), с целью унификации и централизации процессов, сокращения издержек по составлению корпоративной отчетности, повышения управляемости и прозрачности учетных процессов, обеспечения перехода ДЗО на централизованную модель обслуживания по ведению учета.

Ситуация до внедрения

"АЛРОСА" — лидер алмазодобывающей отрасли мира, российская группа горнорудных компаний с государственным участием. Корпорация занимается разведкой месторождений, добычей, обработкой и продажей алмазного сырья. "АЛРОСА" добывает 95% всех алмазов России, ее доля в мировом объёме добычи алмазов составляет 27%.Перевод дочерних обществ (ДЗО) АЛРОСА на централизованную модель обслуживания по ведению регламентированного, налогового учета и казначейства в общий центр обслуживания (ОЦО) обусловил потребность в разработке единого учетного шаблона, для чего было выбрано программное решение "1С:Управление холдингом".

Объявленный тендер выиграла компания "1С:Первый Бит", ставшая генеральным подрядчиком м приступившая к реализации проекта в марте 2020 года.

Методологическим партнером выступила компания Deloitte.

За управленческий учет и бюджетный контроль в части разработки методологии и автоматизации отвечала компания NFP.

Уникальность и инновационность проекта

• Перевод всех ДЗО в ОЦО выполнен в короткие сроки
• Проект выполнялся 3 командами со стороны исполнителя: командой методологов по блоку БУ/НУ, МСФО и Казначейству, командой технических специалистов и командой по блоку Бюджетный контроль и управленческая отчетность. Со стороны заказчика были следующие команды: команда проектного офиса "АЛРОСА", команда методологов "АЛРОСА", команда ОЦО, команда ключевых пользователей от бизнеса. Максимальная численность специалистов со стороны "Первого Бита" составила 56 человек, а со стороны "АЛРОСЫ" — 70-80 человек. Уникальность проекта — сложность координации совместной работы большого числа специалистов как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя.
• Проект практически полностью реализован удаленно — специалисты "Первого Бита" не выезжали на обследование, проектирование и разработку
• Работа велась в 3 часовых поясах. Разница во времени между исполнителем и заказчиком составляла 6 часов.

Публикации о проекте

• Разработка и внедрение корпоративного учетного решения на базе программного продукта “1С:Управление холдингом” для ДЗО “АЛРОСА”

Результаты проекта

В организационный периметр проекта по блокам РСБУ/НУ, МСФО, Бюджетный контроль, Казначейство и Управленческая отчетность вошли 6 юридических лиц:

• ООО "АЛРОСА-Спецбурение"
• ООО "ПТВС"
• ООО "Якутская генерирующая компания"
• АО "Вилюйская ГЭС-3"
• ООО "Якутская электросетевая компания"
• ООО "АЛРОСА Бизнес-сервис"

По блоку Казначейство — 3 юридических лица:

• ПАО "Севералмаз"
• АО "Алмазы Анабара"
• ООО "Буревестник"

Функциональный объем проекта составляют:

• РСБУ
• Налоговый учет
• МСФО
• Казначейство
• Управленческая отчетность
• Бюджетный контроль
• Внутренний контроль
• Разделенный финансовый учет ("на местах", с отражением проводок в ОЦО)

Выполнены следующие работы:

• Разработка методологии
• Проектирование системы
• Разработка дополнительного функционала в системе
• Настройка разделения прав доступа для пользователей системы
• Обучение пользователей
• Перенос остатков
• Нормализация централизованных справочников
• Разработка интеграции с внешними системами
• Закрытие отчетных периодов (январь, февраль и март 2021 года)

Решены следующие сложные задачи:

• Удалось обеспечить консолидацию и унификацию разрозненных процессов ДЗО, несмотря на то, что ДЗО имели различную специализацию и исторически работали в различных учетных системах
• Реализован переход c ERP зарубежного вендора на "1С" для одного из ДЗО (это было само ОЦО — компания "АЛРОСА Бизнес-сервис")
• Решена проблема изменения методологии, ранее в значительной мере заимствованной из зарубежных систем ERP
• Стандартные регламентированные отчеты "1С" существенно переработаны командой методологов в части бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности
• Были разработаны несколько интеграционных механизмов:
• Интеграция с электронным хранилищем документов, где хранятся сканы первичных документов, и через эту систему работает передача документов из ДЗО в ОЦО (ДЗО посредством потокового сканирования сканирует на местах документы и эти документы передаются в бухгалтерию ОЦО, где проверяются и отражаются в системе, либо отклоняются и передаются обратно в ДЗО для доработки)
• Интеграция по договорному блоку с системой СЭД (система электронного документооборота)
• Интеграция с зарплатной системой (в типовом функционале "1С" нет механизмов интеграции с этим решением), включавшая регулярный обмен справочниками, выгрузку данных для расчета зарплаты в зарплатную систему, загрузку проводок и зарплатных реестров из зарплатной системы
• Интеграция с решением ERP, включая загрузку из него НСИ (заявки на создание номенклатуры и контрагентов инициируются в "1С", выгружаются в зарубежное решение, обрабатываются в службе НСИ и передаются обратно)

Разработаны новые механизмы, не заложенные в типовой функционал "1С":

• Совместно с методологами компании "АЛРОСА" разработан функционал для автоматизации новых стандартов бухгалтерского учета (ФСБУ 5/2019 "Запасы"). Для выбора оптимальной схемы автоматизации были проведены встречи с разработчиками типовых решений "1С" для совместного обсуждения нюансов и возможных путей автоматизации.
• Был разработан функционал начисления резервов по обесцениванию материальных ценностей, начисления резервов по сомнительным долгам, с учетом того, что резервы по-разному отражаются в бухгалтерском и налоговом учете
• В системе "1С:Управление холдингом" были реализованы учетные принципы, применяемые компанией "АЛРОСА", ориентированные на сближение РСБУ с МСФО (начисление расходов и доходов без первичных документов, механизмы быстрого закрытия и пр.), не использующиеся в массовом порядке

Достигнуты следующие результаты:

• Автоматизирован учет по РСБУ, налоговый учет, причем процесс учета организован с выделением ОЦО (т.е. первичные документы в систему "1C:УХ" вносятся ответственными сотрудниками "из бизнеса", а затем через систему электронного хранилища и потокового сканирования передаются в ОЦО для дальнейшего отражения в бухгалтерском / налоговом учете), что позволило централизовать учетную функцию, снизить затраты на организацию учета, повысить управляемость процесса учета и скорость подготовки бухгалтерской, статистической, налоговой и аналитической отчетности для предоставления в гос. органы и различные инстанции
• Централизована функция казначейского управления — все потребности на оплату в системе теперь формируются автоматически, на основании условий платежей, что позволило исключить негативное влияние человеческого фактора при осуществлении платежей и планировании денежных потоков
• Реализована функция автоматизированного контроля корректности и легитимности осуществляемых платежей
• Разработан и автоматизирован единый регламент исполнения платежей ДЗО "АЛРОСА", что позволило консолидировать казначейские процессы в едином расчетном центре, снизив издержки и повысив управляемость казначейских процессов
• Подготовка отчетности, калькуляция себестоимости, формирование управленческих данных (отчетов) также выполняются в единой аналитической системе, что позволило существенно снизить трудоемкость их подготовки, повысило точность данных и удобство использования
• Автоматизирован процесс подготовки данных ДЗО по МСФО и выгрузка их в корпоративную систему для формирования консолидированной отчетности Группы "АЛРОСА" по МСФО, что позволило снизить трудоемкость процедуры.

• Повышение качества и аудируемости данных в БУ отчетности за счет автоматического формирования отчетности:
  • Менее 20% количества показателей в стандартных формах бухгалтерской отчетности, сформированных из системы, подвергается ручным корректировкам
• Повышение надежности данных в налоговом учете, отчетности за счет автоматического формирования и снижение налоговых рисков (избыточных начислений) за счет единых учетных принципов:
  • Менее 20% кол-ва показателей в формах отчетности по налогам, сформированных из системы, подвергается ручным корректировкам
• Снижение трудоемкости подготовки отчетности по МСФО за счет автоматизации формирования пакетов сбора данных и параллельного учета основных средств:
  • Не превышает 1 рабочий день после закрытия в оценке РСБУ
• Снижение трудоемкости выверки ВГО между юридическими лицами в контуре автоматизации:
  • Суммовой процент разницы ВГО от оборота между юридическими лицами внутри периметра автоматизации: не более 1%
• Повышение качества управления ликвидностью за счет усиленной автоматизацией контрольной среды в части следования единым правилам условий оплаты и согласования платежей:
  • 0 просроченных платежей
• Повышение качества контроля за процессом заключения договоров, снижение риска необоснованных расходов в связи с заключением договоров без необходимых согласований:
  • Исключено заключенных договоров закупки и реализации без согласования в СЭД уполномоченным лицом службы внутреннего контроля
• Повышение степени достоверности данных за счет автоматизированного формирования и соблюдения единой методологии расчетов
• Повышение качества планирования и расходования средств за счет автоматизированной контрольной среды: обеспечение соответствия заявки на потребность и договора:
  • Исключено заключение договоров с превышением утвержденных КЛН без согласованных заявок на потребность (без согласования уполномоченным лицом)
• Повышение прозрачности и прослеживаемости процессов согласования заявок на потребность, корректировок КЛН:
  • 0% корректировок
• Повышение уровня доступности информационной среды:
  • Не менее 95% (за исключением согласованных технологических окон)
• Повышение уровня мониторинга ИТ-безопасности:
  • Не менее 100% инцидентов ИБ фиксируются в журнале регистрации событий системы.

1С:Управление холдингом :
• Бухгалтерский учет
• Налоговый учет
• Казначейство
• Бюджетный контроль
• МСФО
• Управленческая отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:Управление холдингом", со стороны заказчика — внешняя система документооборота, с которой была настроена интеграция, также были реализованы интеграция с системой ERP в части НСИ, интеграция с производственными системами ДЗО, настроен обмен данными с внешними ситсемами и вебсервисами.

Количество одновременно активных пользователей — до 300.