- Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)
- Управленческий и финансовый учет (FRP)
- Бухгалтерский и налоговый учет
- Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
- Управление складской логистикой (WMS)
Цели проекта
- Организовать взаимодействие группы компаний в единой цифровой экосистеме — создать решение для бизнеса с единым входом, чтобы сотрудники работали в режиме “одного окна”.
- Оптимизировать стоимость владения ИТ-решением. Перенести информацию из "1С:УПП" в "1C:ERP", используя типовой функционал и сохраняя конфигурацию вендора на поддержке, выполняя доработки расширениями.
- Автоматизировать сквозной процесс тендерных продаж и закупок, начиная с планирования и обработки тендеров и заканчивая получением итоговых отчетов с необходимыми показателями по сделкам и расчетом премий.
Ситуация до внедрения
Промышленная группа “София” — лидер среди компаний, поставляющих материалы и оборудование в нефтегазовой и энергетической отрасли. Контрагентами компании стали 4 700 предприятий, в числе которых: РЖД, “ЛокоТех”, “Газпром нефть”.
В ГК “София” входят департаменты, поставляющие: металлопрокат, строительные материалы, вентиляцию, оборудование для электрохимической защиты и т.д., а также изготавливающие металлоконструкции, металлоизделия, буровой инструмент.
Компании группы связаны общими интересами и работают в едином информационном решении, которое на текущий момент объединяет более 40 юрлиц с порядка 500 сотрудниками. Учет в ГК “София” велся в доработанном решении “1С:Управление производственным предприятием”.
Переход на “1С:ERP Управление предприятием” запланирован по следующим причинам:
-
Из-за многочисленных доработок "1С:УПП" не обновляется и снижает скорость работы сотрудников, новые релизы программы с изменениями законодательства недоступны для компании.
-
Невозможно проследить сквозную цепочку тендерной сделки от победы в конкурсе до продажи и расчета премий сотрудников с учетом внутригрупповых оборотов. Часть информации теряется, сбор показателей занимает много времени. Заявки обрабатываются не в приоритетном порядке, действия сотрудников отдела продаж не согласованы, подготовка к тендеру трудоемка и каждый раз ведется с нуля.
-
Разрозненный учет затрудняет работу сотрудников: информация хранится в различных программах и электронных таблицах.
-
Не автоматизирован расчет премий для коммерческого отдела, на который влияют десятки показателей. Информация для расчета агрегируется из “1С”, электронных таблиц и сторонних программ, сбор показателей занимает 3-4 дня.
-
Невозможно связать мотивацию проектных команд со стратегией бизнеса и управлять качеством услуг.
Проект реализован совместно с IT-компанией “Онлайн Коммуникации” — Заказчиком системы для аутсорсинга в ГК “София”.
Уникальность и инновационность проекта
- ГК “София” получила единую экосистему за счет связи "1С:ERP" и CRM с электронными торговыми площадками. Создана система управления тендерными заявками, благодаря которой приоритетные заявки обрабатываются в первую очередь. По каждой заявке ведется строгое управление и согласование этапов подготовки тендерной документации. Шаблоны заявок и наработки используются в дальнейшей работе, что экономит время и трудозатраты отдела продаж. Благодаря структурированной работе сотрудников в системе управления тендерным каналом продаж от ЭТП до взаимодействия с поставщиками выросла конверсия побед в тендерах. Обработка тендеров ускорилась в 3 раза.
- Автоматизирован расчет управленческой премии сотрудников коммерческого департамента, составляющего 75% штата группы компаний. ГК “София” получила систему вознаграждения, которая соответствует организационной структуре и стратегическим целям и помогает предприятию адаптироваться под быстро меняющиеся условия рынка и взаимодействия с клиентами. Премии рассчитываются как для каждого сотрудника, так и для проектных команд, объединенных по кросс-функциональному признаку на основе:
- фиксированных показателей;
- понижающих и повышающих коэффициентов;
- 20-25 переменных, которые собираются в составляющие формулы (скидки, наценки, выручка, себестоимость и т.п.).
- С помощью составной мотивации руководители проектов выставляют проектным командам приоритеты, соответствующие стратегии бизнеса, и закладывают в формульный калькулятор нужную мотивацию. В результате сотрудники наглядно видят составляющие премии, это стимулирует проектные команды лучше и быстрее работать с клиентами.
- Проект реализован в тесном сотрудничестве с командой Заказчика. Функциональные блоки и зоны ответственности разделены между двумя командами. Над частью бизнес-процессов по очереди работали обе команды. Обе проектные команды обучали сотрудников ГК “София” работе с цифровой экосистемой.
- Создана система сбалансированных противовесов, которая учла потребности каждого руководителя проекта в построении сквозного процесса продаж. Для каждого автономного проекта, выделенного под клиента, автоматизировано закрытие периодов и разработан механизм для контроля внутригрупповых оборотов. Разногласия, возникшие на этапе обсуждения, направлены в конструктивное русло для достижения общих целей и соответствия стратегии бизнеса.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Руководители проектов и подразделений управляют “Портфелем заказов” с помощью разработанного АРМ, в котором прослеживается цепочка взаимодействий с клиентами, тендеры и завершение сделки. Результаты сделки — объем продаж, скидки, доп.услуги, рентабельность и другие показатели — собраны в едином интерфейсе. До проекта информация собиралась вручную по отделам из разрозненных источников. “Портфель заказов” создан, чтобы помочь топ-менеджерам:
- взаимодействовать с банками для получения займов и финансирования сделок;
- мониторить возможные простои, чтобы балансировать ресурсов группы компаний;
- контролировать график выполнения обязательств перед клиентами для сокращения рисков невыполнения обязательств по договорам.
Теперь компании лучше управляют ликвидностью, ресурсами и рисками проектов.
- В результате автоматизации расчета премий коммерческого департамента на основании сделок и сквозной цепочки продаж у руководителей проектов высвободилось 20 часов в месяц на работу с клиентами. В формуле расчетов участвуют до 25 переменных, фиксированные показатели, коэффициенты и т.п. Финансовый департамент получил инструмент для аудита сделок, перекрестных проверок и контроля — это улучшило финансовую дисциплину группы компаний и сократило риски кассовых разрывов.
- Реализовано стратегическое управление продажами на год вперед с план-фактом отклонений. Автоматизировано планирование продаж с аналитиками “клиенты”, “регионы”, “номенклатурные группы” с закреплением персональных ответственных за выполнение планов продаж. Разработано операционное планирование продаж на квартал в разрезе конкретных номенклатурных позиций, артикулов, плановой стоимости — это помогает точнее подать документацию и рассчитать показатели для тендеров. Информация для планирования выгружается в "1С:ERP" из ЭТП.
- Менеджеры коммерческого блока контролируют заказы, тендеры, платежи, строят аналитические отчеты, быстро формируют документы по закрепленным проектам с помощью специально разработанного АРМ.
- Создан программный робот для управления внутренними оборотами между компаниями группы. Автоматически формируется цепочка, в которой указаны: компания продавец, покупатель, трансферная наценка и другие параметры для расчета оптимума. Для управления цепочкой корректируются условия, и робот автоматически обновляет результат. Теперь менеджерам не нужно вручную корректировать внутренние накладные и восстанавливать последовательность. С помощью программного робота необходимый оптимум достигается в разы быстрее.
- Реализована экосистема закупок и взаимодействий с поставщиками: согласование условий заказа поставщикам, контроль и отслеживание этапов закупок, календарь оплат поставщикам. В результате условия заказа и этапы закупок проходят согласование и утверждение руководителями, а поставщики предоставляют льготные условия закупок.
- Автоматизирован регламентированный учет, в том числе расчет зарплаты и кадровый учет.
- "1С:ERP" интегрирована с решением “Управление тендерным отделом”, разработанным командой Заказчика для управления тендерными сделками. Теперь менеджеры отдела продаж работают с конкурсами с тендерных площадок и рассчитывают выгоду участия компании в тендере в "1С:ERP", а не в разрозненных электронных таблицах.
- Команда Заказчика автоматизировала блок казначейства и финансов. Создан платежный календарь, который учитывает специфику проектов и отслеживает остатки ДС на счетах юрлиц с привязкой к проектам, собственные и кредитные средства, займы между проектами, приоритеты сделок для оплаты. На основе календаря 2 раза в неделю на платежном комитете руководители проектов и финансовый директор распределяют финансовые ресурсы. Также реализован учет кредитов и займов, факторинг.
- Команда Заказчика автоматизировала блок логистики – формирование маршрутов, выдача заданий на перевозку, пакеты печатных форм.
- Автоматизировано более 200 рабочих мест.
- Из "1С:УПП" в "1С:ERP" перенесена информация по основной части юрлиц ГК “София” – около 40.
Отзывы пользователей:
Сотрудники тендерного отдела ГК “София” о результатах проекта: “До проекта мы обрабатывали тендеры в электронных таблицах, информация терялась, путалась. Бывали случаи, что мы не успевали вовремя подать заявку на тендер и теряли крупные сделки, это все отражалось и на зарплате менеджеров, и на финансовом результате компании. Сейчас в "1С:ERP" выстроены приоритеты и сразу понятно, какие заявки мы возьмем в работу первыми. Все действия по тендеру мы делаем в одной программе, не переключаясь между несколькими таблицами, система выстроена вплоть до платежного календаря с нашими поставщиками. Мы повторно используем наработки с тендеров, это экономит нам несколько часов. И по каждой сделке, по каждому направлению мы видим сквозную цепочку показателей”.
Руководители проектов ГК “София” о новых инструментах работы: “Мы получили возможность составлять стратегические планы продаж по клиенту, причем это план на год вперед с поквартальной актуализацией и мониторингом ЭТП. Это помогает правильно расставлять задачи и приоритетам по тендерам заранее, а не по факту. Работа с номенклатурными группами делегируется команде проекта. У нас есть общий KPI на результат нашего проекта и его рентабельность, теперь расчеты видны в программе, это сплачивает и мотивирует команду. Большим подспорьем стал “Портфель заказов” — отчет, в котором мы видим всю ситуацию по проекту, риски, выручку. Результат говорит сам за себя: с новой системой работы объем продаж вырос в 1,5 раза”.
Финансовая служба ГК “София” об автоматизации расчета управленческих премий: “Мы получили систему расчета мотивации и премирования всех сотрудников, участвующих в цепочке закупки продаж. Это сделало прозрачным эффективность (KPI) сделки и мотивацию всех участников при ее исполнении”.
-
1С:ERP Управление предприятием
:
- Управление продажами
- Управление складом и запасами
- Управление закупками
- Регламентированный учет
- Управление персоналом и расчет заработной платы
- Управление финансами и бюджетирование
- Мониторинг и анализ ключевых показателей
Архитектура решения и масштаб проекта
Архитектура системы