Цели проекта

Создание на базе "1С:Управление холдингом 3.0" единого комплексного информационного решения по бухгалтерскому и налоговому учету для организаций, находящихся на обслуживании в ООО "СЦФ", по производственному учету в части функций управления снабжением для предприятий ГК "ФЕСКО"

• Повышение оперативности регламентированного и финансового учета обслуживаемых организаций за счет применения единых методологических подходов при регистрации фактов хозяйственной деятельности.
• Информационно-аналитическое обеспечение следующих бизнес-задач финансового учета:
  • бухгалтерский учет,
  • налоговый учет,
  • формирование регламентированной отчетности,
  • складской учет.
• Интеграция с производственными и внешними учетными системами
• Снижение трудозатрат на ведение оперативной деятельности в части сбора заявок на потребность и исполнения плана закупок
• Повышение оперативности и прозрачности процессов планирования и исполнения закупок
• Обеспечение бесперебойного функционирования Системы, последующее снижение рисков сопровождения Системы
• Оптимизация выполнения бизнес-процессов за счет обеспечения эффективного информационного взаимодействия всех подразделений в рамках автоматизируемых бизнес-процессов
• Повышение эффективности и качества работы персонала за счет работы в соответствии с выстроенными и автоматизированными бизнес-процессами, а также за счет их регламентации и обеспечения методологической поддержки
• Устранение операций двойного ввода документов и ошибок, с ним связанных.
• Сокращение издержек и повышение качества поддержки программного комплекса.

Ситуация до внедрения

FESCO — одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса. Диверсифицированный портфель активов FESCO позволяет осуществлять доставку грузов «от двери до двери» и контролировать все этапы интермодальной транспортной цепочки.

Большая часть операций Группы сосредоточена на Дальнем Востоке России. FESCO является лидером контейнерных перевозок через Дальний Восток РФ по внешнеторговым морским линиям в/из стран Азии, по каботажным морским линиям и по железной дороге, а также крупнейшим портовым контейнерным оператором Дальневосточного региона.

Группе FESCO принадлежит ПАО "Владивостокский морской торговый порт" c ежегодной пропускной способностью 5 млн тонн генеральных грузов и нефтепродуктов, 150 тыс. единиц автомобилей и колесной техники и 600 тыс. TEU контейнерных грузов.

FESCO входит в TOP-10 крупнейших российских частных железнодорожных операторов, осуществляя перевозки под брендами "Трансгарант" (100% дочерняя компания FESCO) и "Русская Тройка" (100% дочерняя компания FESCO). FESCO эксплуатирует 8 тыс. единиц подвижного состава.

В управлении Группы находится около 43 тыс. контейнеров. Флот FESCO включает 18 транспортных судов, которые преимущественно осуществляют перевозки на собственных морских линиях.

Для обеспечения основной деятельности СЦФ необходимо было создать и внедрить Единую учетную автоматизированную систему (ЕУС). ЕУС должна была быть спроектирована с применением модели целевых процессов СЦФ.

В части проведения закупочных процедур процесс усложнялся тем, что большая часть операций делалась вручную. Вся информация по закупочным процедурам хранилась разрознено. Отсутствовала регламентация согласования закупочных процедур. Также отсутствовал контроль наличия бюджетов при согласовании закупочных процедур.

Уникальность и инновационность проекта

Проект стартовал в апреле 2019 года и уже в октябре-ноябре 2019 года была проведена опытно-промышленная эксплуатация в части ОЦО для первой очереди предприятий – 21 предприятие, обеспечивающие интермодальные перевозки, предоставляющие транспортные услуги). Одновременно, начиная с июля 2019 года, проводились работы по проектированию второй очереди – еще 4 предприятия (железнодорожный дивизион, морские перевозки).

Также параллельно стартовали работы по выстраиванию централизованных процессов закупок, что также включено в ОЦО, а затем прошла реализация процессов снабжения. Таким образом, компания получила весь контур автоматизации, интегрированный с эксплуатируемыми системами Головной компании для обеспечения своей деятельности.

Публикации о проекте

• Разработка и внедрение Автоматизированной информационной системы ЕУС (Единая Учетная Система) и подсистемы "Управление снабжением" на базе программного продукта "1С:Управление холдингом 8" для ООО "Сервисный центр Феско"

Дополнительная информация к описанию проекта

Выполнение проекта было закреплено организационным документом – Устав проекта, требования которого неукоснительно выполнялись

Для выполнения проекта применена проектная технология.

Проектная команда Исполнителей:

• Куратор проекта
• Руководитель проекта
• Архитектор проекта
• Эксперты/консультанты – 5-7 человек
• Разработчики/программисты – до 5 человек (в пиковые нагрузки)

Управление проектом

Выстроены правила работы проектной группы

• Еженедельные планы
• Еженедельные статусы
• Организация хранилища проектной документации
• Подготовка шаблонов проектной документации

Выстроено удаленное взаимодействие:

• Организация показов моделей с поддержкой "на месте"
• Совещания по Skype
• Организация процессов проведения предварительных испытаний:
• Простая методика проведения предварительных испытаний
• Фиксация результатов испытаний в «процессе»
• Распределение замечаний по категориям
• Планирование работ Исполнителя на выезде с детализацией до дней и часов

Управление изменениями:

• Фиксация "устаревших" требований
• Анализ потенциальных "узких" мест
• Возникновение новых требований в ходе реализации проекта
• Согласование изменений на уровне Управляющего комитета

Взаимодействие с Заказчиком и работа на достижение критериев успеха проекта:

• Совместные еженедельные статусы по проекту
• Работа с функциональными Заказчиками, влияющими на принятие решений
• Проведение электронных запросов подтверждения результатов
• Сверка результатов на соответствие критериям.

Результаты проекта

В рамках проекта выполнены следующие работы:

Ø Заказчиком совместно с группой экспертов Исполнителя отработана целевая модель процессов ОЦО.

Ø Проведена миграция процессов ДЗО в ОЦО

Ø Обеспечена интеграция с производственными процессами и внешними учетными системами

Ø Проведено обучение пользователей работе в системе.

Для обеспечения работы ОЦО автоматизировано 320 рабочих мест, централизованы следующие функции подразделений:

• Бухгалтерский и налоговый учет
• Резервирование лимитов под заказ
• Договоры и контрагенты
• Закупки
• Данные для МСФО и бюджетирования
• Закупки
• ИТ-поддержка

В результате выполнения проекта достигнуты поставленные цели:

• процессы всех ДЗО работают по единой методологии;
• снижены издержки по функциям, переданным в ОЦО;
• выросла эффективность внутреннего контроля;
• обеспечена прозрачность и доступность данных;
• оптимизированы процессы управления снабжением за счет повышения уровня автоматизации закупок:
  • реализовано годовое и квартальное планирование потребности снабжения;
  • автоматизирован процесс сбора внеплановых заявок;
  • обеспечен учет закупок по заказам поставщику и контроль их исполнения;
  • обеспечена регистрация договоров с привязкой к протоколу выбора победителя в конкурсной процедуре;
  • обеспечена оперативность и прозрачность процессов планирования и исполнения закупок.

В результате выполнения проекта достигнуты следующие показатели:

• Снижение издержек по функциям, переданным в ОЦО – 80%
• Повышение эффективности бизнес-процессов – 60%
• Повышение эффективности внутреннего контроля – 84%.
• Сокращение времени на подготовку закупки за счет стандартизации и автоматизации бизнес-процессов при подготовке и согласовании закупки - 70%

1С:Управление холдингом :
• Бухгалтерский учет
• Управление договорами
• Централизованное управление закупками

Архитектура решения и масштаб проекта

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server).

Общее число автоматизированных рабочих мест: 1320.

Количество одновременно работающих клиентов: Тонкий клиент: 320.