Цели проекта

• внедрение новой системы "1С:Управление торговлей 11.4" и оптимизация ее обслуживания;
• организация процесса согласования отгрузки со складов розничных магазинов;
• изменение подсистемы логистики: настройка учета в разрезе реализаций, а не заказов, и автоматизация создания приходных и расходных ордеров;
• автоматизация структурных единиц: склад, розница, опт, закупки, маркетинг,
• автоматизация управленческого учета;
• настройка бизнес-процессов тендерного отдела;
• перенос доработок из старой учетной системы после анализа их актуальности;
• автоматизация нетипового обмена с бухгалтерией;
• настройка интеграции с сайтом на "1С-Битрикс: Управление сайтом",
• настройка интеграции с "Битрикс24".

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Лунный Свет" работает в Дальневосточном регионе более 20 лет в таких отраслях, как оптовая и розничная торговля, недвижимость, девелопмент. На сегодняшний день ее розничная сеть магазинов самообслуживания представляет широкий ассортимент канцелярских товаров, товаров для детского творчества и развития, офисной техники, подарков и сувениров, а оптовые поставки данных товаров по краю являются крупнейшими в регионе. С 2014 по 2017 гг. "Лунный Свет" занималась арендой и продажей помещений, находящихся в собственности компании — свыше 40 жилых и нежилых объектов недвижимости составляют более 10 000 квадратных метров. Сейчас актуальны управление и сдача в аренду. Типография полного цикла "Принт-Мастер" компании специализируется на полноцветной печати, предоставляет бюджетный, быстрый и качественный продукт. Одним из заказчиков компании является Правительство Края.

Компания "Лунный Свет" на рынке давно и ранее использовала учетную систему, которая за время службы неоднократно изменялась и дорабатывалась. Поддерживать имеющуюся систему было сложно, доработки и содержание в работоспособном состоянии действовавшего программного решения стали стоить значительных затрат.

Для удобства поддержки и облегчения работы по всем задачам необходимо было перейти на новую систему — "1С:Управление торговлей 11.4", которую в компании самостоятельно смогли бы обновлять силами своего ИТ-отдела без лишних затрат и привлечения специалистов извне.

Специалисты компании "1С:Первый Бит" предложили 3 варианта решения:

• Написание нетиповых решений, обеспечивающих дальнейшее функционирование системы, с четким пониманием у клиента о высокой стоимости пользования и обеспечения подобного варианта;
• Обновление конфигурации до актуального релиза;
• Перевнедрение информационной системы с нуля.

Первый вариант исключили из рассмотрения, т.к. заказчик четко понимал о том, что это "временное" решение. И решить "здесь и сейчас" самые важные учетные задачи экономически не целесообразно.

Было решено попробовать обновить конфигурацию до актуального релиза.

По согласованию с заказчиком было выполнено пробное обновление на 1 подрелиз.

Сложность обновления состояла в том, что 99,9% исторических доработок подвергались рефакторингу, что многократно увеличивало трудозатраты.

Проанализировав итоги пробного обновления и предварительную стоимость обновления до актуального релиза, пришли к совместному решению о перевнедрении с нуля. Концепция – максимальное использование типового функционала.

Уникальность и инновационность проекта

Изначально заказчиком была поставлена задача запуститься 1 января. Взвесив риски, в середине декабря запуск был перенесен на 1 февраля – декабрь, активный с точки зрения бизнеса, месяц, когда Заказчик тоже не в силах уделять вопросу много времени. Чтобы соблюсти сроки специалисты работали в три смены (Хабаровск-Новосибирск-Краснодар) непрерывным циклом 24 часа!

Публикации о проекте

• Внедрение программного решения "1С:Управление торговлей 8" в "Группа компаний "Лунный Свет"

Результаты проекта

В рамках принятого решения о полном перевнедрении, отказались от анализа текущей базы. В ходе работ по моделированию были сняты процессы с ключевых пользователей, определены и приоритезированы функциональные разрывы.

Управление продажами и CRM

До старта проекта на предприятии отсутствовала синхронизация между CRM "Битрикс24" и учетной системой. Задача автоматизировать и сделать более прозрачными процессы в отделе Тендеры, отделе Продажи и отделе Типография была одной из важнейших.

Была установлена коробочная версия "Битрикс24 Корпоративный портал" на 50 человек на сервер клиента

Для отдела Тендеры были доработаны индивидуальные соглашения и печатные формы под требования отдела тендерных поставок. Сейчас менеджеры могут автоматически загрузить номенклатуру по тендеру в индивидуальные соглашения - это позволило сократить время на обработку тендерных отгрузок. Плюс в два раза сократилось время подготовки отчетных документов по тендерным отгрузкам.

• Осуществлена настройка пользователей CRM - занесение в структуру компании и назначение руководителя;
• Оптимизированы карточки Лид, Контакт, Сделка – в работе оставлены только нужные поля; настроены типовые фильтры лидов, сделок, дел;
• Произведена настройка стадий лидов и сделок в CRM; воронки продаж (стадии предоставлены клиентом);
• Подключен канал связи - почтовый сервис (так создание лидов из входящих писем так же настраивается стандартным функционалом при подключении почты);
• Настроена очередь обращений из каналов связи на менеджеров компании;
• Проведено обучение сотрудников работе с порталом.

Настроен Бизнес-процесс по рассылке уведомлений и постановке задач сотрудникам отдела Тендеров.

В процессе подачи тендера на момент реализации проекта было три этапа:

1. менеджер рассчитывает стоимость участие в тендере
2. передает расчет менеджеру по закупу, чтобы тот проверил, есть ли нужный товар на складах
3. далее, если принималось решение об участии в тендере, подавались документы на участие.

До внедрения CRM системы заявки время от времени терялись, менеджер по расчету из-за загруженности мог не подать документы вовремя, отдел закупа мог потерять данные, в итоге цепочка опаздывала к подаче документов

С помощью настроенного бизнес-процесса процесс подачи на тендер стал более прозрачным и удобным

Каждому менеджеру в зависимости от проставленной даты торгов автоматически назначаются задачи:

• рассчитать тендер к сроку n;
• проверить отделу закупа наличие товара к сроку n;
• подать документы на участие в тендере к сроку n;
• участвовать в торгах в дату торгов.

В результате сократилось количество просроченных тендеров и стал более эффективным сам процесс. Руководитель может в любой момент зайти в "сделки" и проконтролировать задачи и сроки.

Для отдела Типография было реализовано следующее

• Добавлена воронка продаж для отдела;
• Настроены пользовательские поля для сделок отдела;
• Настроены права доступа сотрудникам к CRM (сотрудники отдела типографии видят только свои сделки, сотрудники отдела тендеров видят свои сделки, руководитель видит все)

Была настроена двухсторонняя интеграция между "1С:Управление торговлей" и "Битрикс24".

Система согласования и контроля отгрузок оптового одела с розничных складов была номинальная, что порождало огромное количество ошибок. Сейчас разработана и внедрена система контроля согласования отгрузок с розничных складов, в рамках которой проверка идет в разрезе заказ-номенклатура-кол-во-склад, что позволило согласовывать отгрузку в разрезе каждой конкретной номенклатуры, а не заказа в целом. Плюс снизить кол-во умышленных и неумышленных ошибок вдвое;

Для руководителя отдела Продаж на этапе реализации проекта было важно отслеживать общее количество созданных счетов, и, в целом, иметь представление как работают и сколько продают менеджеры по продажам. Все это должно было проходить в "Битрикс24", чтобы руководитель большую часть времени работал только из одной системы.

Для этого реализовано:

• Добавлено и настроено новое направление сделок "Отдел Продаж".
• Настроена типовая односторонняя интеграция "Б24"+"1С УТ:11.4" с синхронизацией статусов.

Счета в "1С" = Сделки в "Б24".

Вся работа со счетами ведется в "1С", но в "Б24" руководитель, просто открывая воронку сделок отдела продаж, видит: сколько счетов выставлено, кто выставил, кто покупатель, и на какой стадии находятся сами счета. Автоматизация процесса повысила эффективность бухгалтерии и всех финансовых операций.

Складской учет

Автоматизировано создание сотрудниками склада приходных ордеров с привязкой к справочным местам хранения номенклатуры - ускорен процесс оформления поступлений от поставщиков.

Изменена логика формирования заданий на отгрузку и маршрутных листов - специфика бизнеса предполагает формирование и согласование "длинных" заказов с частичными отгрузками, однако типовой функционал "1С" не позволял в полной мере реализовать этот бизнес-процесс. Сейчас формирование заданий на отгрузку и маршрутных листов идет в разрезе каждой отгрузки с привязкой к зоне доставке.

Управление закупками

Реализована оперативная возможность расчета фактической цены DDP – это позволяет оперативно учитывать изменения в условиях поставок и, соответственно, корректировать ценообразование товара.

Регламентированный учет

До старта проекта на предприятии отсутствовала синхронизация между CRM "1С:Управление торговлей" и "1С:Бухгалтерия". Документы продаж переносились вручную, что занимало очень много времени. Был настроен односторонний обмен из "1С:Управление торговлей" в "1С: Бухгалтерия" с учетом особенностей ведения учета организации, что значительно сократило трудозатраты и позволило использовать время работы сотрудников более рационально.

В итоге, в результате реализации проекта в компании "Лунный Свет":

• автоматизировано 53 рабочих места;
• автоматизированы структурные единицы: склад, розница, опт, закупки, маркетинг;
• структурированы важнейшие блоки управленческого учета товара на предприятии: продажи и склад;
• интегрирована конфигурация "1С:Управление торговлей 11.4" и "Битрикс24", настроен бизнес-процесс тендерного отдела от расчета до продажи;
• настроен автоматический расчет себестоимости продаж;
• настроены дополнительные внешние отчеты;
• настроен обмен "1С:Управление торговлей 11.4" и "1С:Бухгалтерия", операционная деятельность, включая торговлю;
• полностью нивелированы издержки на обслуживание системы, ее поддержка происходит силами ИТ отдела компании.

1С:Управление торговлей

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 53

Продукты "1С", внедрённые в ходе проекта:

Наименование продукта:

• 1С:Управление торговлей 8

Внедренные подсистемы продукта:

• Управление отношениями с клиентами (CRM);
• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS);
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг;
• Взаиморасчеты с покупателями;
• Оптовая торговля;
• Оформление заказов покупателей;
• Подключение торгового оборудования;
• Расчет нормативной себестоимости заказов;
• Розничная торговля;
• Учет продаж ТМЦ;
• Формирование графика поступления оплат;
• Ценообразование, прайс-листы;
• Склад и логистика;
• Резервирование ТМЦ;
• Управление ордерным складом;
• Управление складскими запасами;
• Транспорт;
• Учет собственного транспорта;
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей;
• Анализ данных и прогнозирование;
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия;
• Управление денежными средствами (казначейство);
• Управленческий учет