Цели проекта

Основная бизнес-цель проекта: минимизировать потребление перспективных финансовых и человеческих ресурсов для работы и администрирования системы 1С:ЗУП за счет реализации новой версии автоматизированного ведения кадрового документооборота, бухгалтерского учета и учета субсидий в компаниях Группы и модификации интеграционных интерфейсов. Требовалось:

• Обеспечить централизованное ведение классификаторов, справочников и кадровых документов.
• Повысить прозрачность расчетов показателей для снижения количества внутренних запросов по расшифровке расчетов и операционных рисков.
• Разработать альбом отчетных форм, позволяющих компании оперативно получать разные разрезы данных по кадровому учету и расходам на заработную плату по интересующим аналитикам.
• Внедрить подсистему отражения зарплаты в учете в соответствии с требованиями Положения Банка России №465-П и Инструкцией 154-И, включая учет долгосрочных отложенных вознаграждений и начисленных обязательств по неиспользованным отпускам.
• Обеспечить требования раздельного (бюджетного) учета.
• Сократить время на выполнение рутинных операций.
• Повысить эффективность деятельности и качество работы кадровых служб.

Ситуация до внедрения

До начала проекта кадровый документооборот и функции расчета заработной платы в Группе РЭЦ велись в системе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" ред. 2.5.

АО "Российский экспортный центр" (РЭЦ) — государственный институт поддержки несырьевого экспорта (входит в Группу ВЭБ.РФ), консолидирующий группу компаний (Группа РЭЦ), предоставляющих российским экспортерам широкий спектр финансовых и нефинансовых мер поддержки.

В Группу РЭЦ интегрированы Российское агентство по страхованию экспортных кредитов и инвестиций (АО "ЭКСАР"), АО "РОСЭКСИМБАНК" и АНО "Школа экспорта", что позволяет обеспечить наличие продуктового предложения, удовлетворяющего потребности экспортеров различного профиля, находящихся на различных этапах экспортного цикла – от идеи, до обеспечения получения оплаты за поставленные на экспорт товары и услуги.

В компании трудится более 800 сотрудников в российских и зарубежных офисах. Поэтому автоматизация бизнес-процессов кадрового учета, кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, а также организация управленческого учета и подготовки регламентированной отчетности является безусловно важной задачей.

Существовавшая архитектура баз данных не подразумевала наличие единого релиза для всех юридических лиц группы; доработки и обновления велись в каждой конфигурации отдельно. Как следствие, операции по изменениям их тиражирования и обновлениям имели повышенную трудоёмкость. Децентрализованный кадровый учет требовал дополнительного времени для проведения сверок и подготовки агрегированной отчетности Группы.

В 2023 году Группой РЭЦ принято решение о переводе действующей системы расчета зарплаты на базе "1С:Зарплата и Управление персоналом КОРП" ред.2.5 на системы "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" ред. 3 и "Эксперт: Зарплата и управление персоналом в кредитных организациях. Дополнение к 1С:ЗУП" ред.3.

Уникальность и инновационность проекта

Широкая международная география организаций Группы РЭЦ и особенности деятельности как института развития, а также сжатые несдвигаемые сроки по исполнению проекта требовали от команды использование адаптивных подходов и функциональных коллабораций. Выделение ключевых сотрудников на каждом методологическом участке и объединение их в центр компетенции позволило в установленные сроки выполнить весь объем запланирванных работ с надлежащим качеством и показателями эффективности.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Зарплата и Управление персоналом КОРП" в Группе Российского экспортного центра

Результаты проекта

• Обеспечено централизованное ведение классификаторов, справочников и кадровых документов.
• Повышена прозрачность расчетов показателей, что привело к снижению количества внутренних запросов по расшифровке расчетов и операционных рисков.
• Разработан альбом отчетных форм, позволяющих компании оперативно получать разные разрезы данных по кадровому учету и расходам на заработную плату по интересующим аналитикам.
• Внедрена подсистема отражения зарплаты в учете в соответствии с требованиями Положения Банка России №465-П и Инструкцией 154-И, включая учет долгосрочных отложенных вознаграждений и начисленных обязательств по неиспользованным отпускам.
• Обеспечены требования раздельного (бюджетного) учета.
• В результате внедрения информационной системы на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" удалось добиться сокращения времени на выполнение рутинных операций, повысить эффективность деятельности и качество работы кадровых служб.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Кадровый учет
• Расчет зарплаты
• Пермирование
• Учёт отработанного времени
• Учет по Положениям ЦБ №465-П, 154-И и отражение в бухгалтерском учете
• Валютный учет начислений и удержаний в зарубежных представительствах
• Расчет расходов на персонал в разрезе центров финансовой ответственности (ЦФО)
• Подсистема интеграционного взаимодествия
• Ролевая модель

Архитектура решения и масштаб проекта

Для удовлетворения требований Группы в части оптимизации и цифровизации процессов управления персоналом, анализа данных, учета зарплаты, отражения сведений в соответствии с требованиями регуляторов, включая Положение ЦБ РФ №465-П и 154-И, было принято решение о реализации проекта перехода на конфигурации:

• "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" ред. 3 - для АО "Российский экспортный центр" и АО "ЭКСАР",
• "Эксперт: Зарплата и управление персоналом в кредитных организациях. Дополнение к 1С:ЗУП" ред.3 – для АО "РОСЭКСИМБАНК".

Конфигурации выбраны по результатам проведенного предпроектного обследования как максимально удовлетворяющие требованиям по покрытию функциональных возможностей, по производительности, по масштабируемости, по срокам и стоимости внедрения. При выборе также учитывалась перспективная возможность внесения оперативных изменений по требованиям законодательства РФ, а также по требованиям ЦБ РФ.

В ходе выполнения проекта на новое решение переведены и цифровизированы следующие участки:

• кадровое администрирование и учёт информации о персонале,
• Управление организационными структурами и штатными расписаниями,
• Учёт рабочего времени персонала,
• Расчет зарплаты, включая обеспечение требований по раздельному учету,
• Расчет премий, реализованный отдельным блоком с гибкими настройками,
• Валютный учет начислений и удержаний в зарубежных представительствах,
• Расчет расходов на персонал в разрезе центров финансовой ответственности (ЦФО),
• Интеграция "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 8" ред.3 с внешними системами,
• Учет по Положениям ЦБ №465-П, 154-И и отражение в бухгалтерском учете,
• Ролевая модель.

Количество автоматизированных рабочих мест: 20