Цели проекта

Основными целями проекта крупного казахстанского национального производителя и экспортера аммиака и аммиачной селитры АО "КазАзот" были выделены:

• Автоматизация процессов расчета заработной платы, учета рабочего времени и кадрового делопроизводства на базе самостоятельного прикладного программного решения "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ для Казахстана" ред. 31 в рамках масштабного проекта перехода на новую архитектуру;
• Создание единой инфраструктуры за счет интеграции новой системы с программными решениями на платформе "1С:Предприятие 8.3";
• Обеспечение формирования себестоимости продукции с учетом корректного распределения расходов на заработную плату по объектам калькуляции;
• Сокращение трудозатрат кадровиков и специалистов по зарплате, повышение качества внутренней и внешней документации благодаря автоматическому формированию единых данных, соответствующих корпоративным стандартам и законодательным требованиям Республики Казахстан;
• Поддержка инициативы корпоративной социальной ответственности ООН и устойчивого развития.

Ситуация до внедрения

Образованное в 2005 году в г. Актау предприятие "КазАзот" на базе имущественного комплекса Азотно-тукового завода занимается производством и реализацией аммиачной селитры, аммиака, азотной кислоты и природного газа. C 2023 года компания стала первым химическим предприятием в Казахстане, присоединившимся к Глобальному договору ООН, поддерживая 10 принципов всемирной организации, в частности в сфере прав человека и трудовых отношений.

Численность персонала компании насчитывает 1291 человек. Ежедневно обрабатывается ряд кадровых документов: приемы, переводы, увольнения, отсутствия сотрудников, табели учета рабочего времени, аналитические отчеты, начисления по системе мотивации и вознаграждения сотрудников и пр.

Ранее в компании использовали конфигурации на базе платформы "1С:Предприятие 8.2": "1С:Управление производственным предприятием", где также частично велся кадровый учет и расчеты с персоналом, "1С:Документооборот" и "1С:Консолидация".

В 2023 году было принято решение о фундаментальной замене устаревшей комплексной системы автоматизации с переходом на современную платформу "1С:Предприятие 8.3" по следующим причинам:

• Обновление конфигурации "1С:Управление производственным предприятием для Казахстана", редакция 1.3 требовало больших временных затрат, поскольку ее типовой функционал за 18 лет был сильно кастомизирован под нужды компании;
• Полное прекращение поддержки конфигурации компанией-разработчиком "1С" с 2026 года;
• Изменения, принятые на уровне законодательства в части регламентированной отчетности, не отражались автоматически в текущей версии программы. Сотрудникам приходилось самостоятельно отслеживать законодательные новшества и заказывать в соответствии с ними обновления у стороннего разработчика. Подобные обновления проводились не всегда, и сотрудники зачастую вручную обрабатывали данные, затрагивающие регламентированный учет;
• Ведение отклонений времени по сотрудникам велось ручным способом в документе "Табель учета рабочего времени", что осложняло работу. После перезаполнения или обновления документа все ручные корректировки слетали;
• Высокие трудозатраты на консолидацию информации из файлов электронных таблиц и перенос информации в учетную систему, из-за чего сотрудники тратили много времени на проверку отчетности. В том числе формирование аналитики по сотрудникам осуществлялось в электронных таблицах, что ограничивало возможности по сбору и получению руководителями аналитических данных из системы;
• Функционал исторической системы устарел и перестал отвечать потребностям компании;
• "1С:УПП" не покрывал требований ведения учета штатной расстановки и получения актуальных данных для формирования бюджета;
• Также функционал текущей системы не отвечал требованиям по защите персональных данных.

Для реализации намеченной модернизации 1С-инфраструктуры выбран опытный интегратор WiseAdvice-IT. В рамках предпроектного обследования было решено выделить блок зарплаты и кадров в отдельную систему "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ для Казахстана" последней редакции 3.1 и интегрировать на первом этапе с действующими системами "КазАзот", а далее в 2025-2026 годах – с новой центральной мастер-системой "1С:ERP. Управление холдингом 3.X" в рамках комплексной автоматизации и унификации процессов предприятия.

Уникальность и инновационность проекта

Отличие учета заработной платы Казахстана от России не помешало проектной команде WiseAdvice-IT успешно разработать и внедрить систему учета, которая является уникальной в своем роде, заточенной под технические процессы заказчика.

При переходе на новый продукт 1С-интегратор столкнулся с кардинальными изменениями в законодательстве:

• добавились новые виды налогов;
• изменился расчет и подход к учету отпуска;
• изменился расчет больничного листа.

Пришлось быстро реагировать на изменения, перестраивать работу, устанавливать действующие релизы, перерабатывать разработанные механизмы с учетом новых поправок и требований со стороны учета.

Так, например, в максимально короткие сроки был проведен анализ расчета налогов, взносов и отчислений с оплаты труда Республики Казахстан. Настроен учет рабочего времени, в том числе вахтовый метод работы. Предложен новый механизм по выплате вознаграждений членам Совета директоров и учета выплат по договору ГПХ, также реализована интеграция первичных сведений из смежной системы. Проведена большая работа по настройке различных видов начислений и удержаний.

Уникален этот проект еще и тем, что внедрение выполнялось параллельно с меняющимся законодательством РК в части расчета заработной платы. Проектная команда исполнителя оперативно решала все поставленные задачи, активно контактировала с заказчиком, находя компромисс между пожеланиями последнего и целесообразностью доработки зарплатного блока.

Командой аналитиков WiseAdvice-IT проведена большая работа по оптимизации рабочего процесса кадрового персонала, техников, бухгалтеров, сотрудников отдела труда и заработной платы, расчетчиков с целью получения более эффективного и точного результата расчета зарплаты, в отличие от уже устаревшей системы учета.

Публикации о проекте

• Обособление операций кадрового и расчетного отделов КазАзот в отдельную систему "1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана"

Дополнительная информация к описанию проекта

Все внедрение было нацелено на то, чтобы сотрудники "КазАзот" впоследствии смогли полноценно самостоятельно работать в новой системе учета, не испытывая больших трудностей при использовании настроенного или доработанного функционала программы, а в дальнейшем по такому же принципу его расширять и поддерживать силами внутренних технических специалистов.

Были сделаны всевозможные шаги, чтобы дальнейшие обновления внедренной программы не стали причиной различного рода проблем, вызванных конфликтом выполненных доработок и изменений, пришедших с новым релизом вендора "1С".

Результаты проекта

По итогам внедрения в инфраструктуру "КазАзот" регионального HRM-решения на базе современной технологической платформы "1С:Предприятие 8.3" обеспечен полноценный учет кадровых и расчетных данных в одной программе и единой корпоративной базе за счет интеграции с конфигурациями и сервисами "1С".

В результате автоматизации:

• Увеличилась скорость формирования управленческой отчетности на 20%;
• Выросла прозрачность процессов кадровиков и сотрудников расчетных отделов;
• Сократились трудозатраты ответственных подразделений до 10%;
• Исключен риск ввода повторных данных и неполноты сведений по сотрудникам;
• Настроены 25 вариантов рассылки аналитических отчетов;
• Обеспечена возможность оперативного анализа объектов калькуляции в части расходов на заработную плату с потенциалом снижения себестоимости продукции "КазАзот";
• Создана база для дальнейшего развития корпоративной системы мотивации и вознаграждения сотрудников. Представлен новый механизм по выплате вознаграждений членам Совета директоров и учета выплат по договору гражданско-правового характера.

Новая система "1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ для Казахстана" способствует не только качественному регламентированному кадровому учету и расчету оплаты труда, но и оптимальному распределению ресурсов, обязанностей и компетенций, развитию профессиональных навыков сотрудников – росту эффективных правомерных трудовых отношений.

1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана :
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Учет рабочего времени

Архитектура решения и масштаб проекта

На базе типового функционала конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ для Казахстана" с доработками по требованиям АО "КазАзот" автоматизированы процессы кадрового учета, рабочего времени сотрудников и расчета заработной платы.

В рамках создания единой инфраструктуры компании реализованы следующие интеграции (обмен двухсторонний):

• "Учета электронных талонов питания (2.0.0.3)" ("Столовая");
• "1С:Управление производственным предприятием для Казахстана", редакция 1.3;
• "1С:ERP. Управление холдингом" (система готовится к промышленной эксплуатации);
• "1С:Бухгалтерия для Казахстана", редакция 3.0;
• "1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП".

"1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана" в целевой архитектуре инфраструктуры "КазАзот"

В качестве основой системы регламентированного учета пока остается информационная база "1С:УПП для Казахстана", так что понадобилось разрабатывать полноценный обмен данными с "1С:ЗУП для Казахстана". Интеграция используется для:

• отражения заработной платы в регламентированном учете в исторической системе;
• выгрузки ведомостей на выплату заработной платы, исполнительных листов и пакетного расчетного документа по исполнительным листам в историческую систему;
• для загрузки факта оплаты ведомостей на выплату заработной платы в целевую систему.

Данная интеграция актуальна до момента перехода заказчика на "1С:ERP. Управление холдингом".

Кроме того, в организации используется самописная конфигурация на платформе "1С:Предприятие 8" для учета выданных и погашенных талонов на питание – "Учет электронных талонов питания". Поэтому также дополнительно разработан обмен с данной системой, а также рабочее место для операций с электронными талонами. Интеграция предназначена для автоматизации начисления компенсации за талоны на питание и молоко и удержания соответствующих сумм из зарплаты.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Jira (Atlassian) – программное обеспечение для совместного отслеживания задач и ошибок по проектам;
• Confluence (Atlassian) – вики-система для удобной командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам;
• 1CMarker – онлайн-сервис для UI и UX дизайна решений на базе 1С:Предприятие;
• Корпоративный ZOOM – для видеоконференций проектных групп;
• Draw.io и Visio – сервисы для создания схем бизнес-процессов.