Цели проекта

Цель проекта: перейти с решения зарубежного вендора на "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" до наступления нового учетного периода, сохранив бесперебойный процесс учета и сформировав отчетность уже с учетом всех изменений. Компания заказчика использовала комплекс информационных систем на платформах зарубежных вендоров. Для решения задачи импортозамещения было принято решение выполнить пробный проект по переводу 2 функциональных блоков на решение отечественного вендора "1С".

Ситуация до внедрения

Группа Юникон — крупнейшая российская аудиторско-консалтинговая группа компаний, основанная в 1989 году. Компания оказывает услуги по таким направлениям как системная интеграция и трансформация бизнеса, ИТ-консалтинг, заказные разработки, аудит, налоговое, правовое, финансовое консультирование, бизнес-консультирование, сопровождение приложений и пользователей, аутсорсинг бизнес-процессов.

В штате группы компаний работают около 1500 сотрудников, кадровый учет и расчет вознаграждений ведется с учетом специфики консалтинговой деятельности: система грейдов, утилизация на проектах и тд.

На момент старта проекта в августе 2022 года кадровый учет в группе был автоматизирован на базе зарубежного ПО. При весьма высоком общем уровне автоматизации бизнес-процессов ПО не покрывало всех задач, а также медленно реагировало на изменения законодательства РФ.

Надо отметить, что помимо кадрового учета в других модулях того же зарубежного ПО Компания вела учет всех остальных бизнес-процессов: бухгалтерский и налоговый учеты, казначейство. Отдельный программный продукт, с которым работал почти каждый сотрудник Компании, позволял учитывать трудозатраты сотрудников в разрезе проектов и иных активностей - был тесно связан интеграционными потоками с модулем, который как раз требовалось заменить на российское ПО.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевой особенностью проекта стал высокий исходный уровень автоматизации целевых бизнес-процессов и необходимость сохранить наработанную функциональность. Кроме того, новую систему предстояло развернуть в сжатые сроки в 5 компаниях группы с общим числом сотрудников более 1500 человек: команда вышла на проект 1 августа 2022 года, а запуск системы в промышленную эксплуатацию состоялся спустя пять месяцев — 09 января 2023 года.

Чтобы выполнить стоящие задачи, к работе над проектом были привлечены две команды. Партнером по автоматизации блока кадрового учета и настройке интеграции стала компания "Юникон Бизнес Солюшнс", по автоматизации блока расчета заработной платы и настройке интеграции стала компания Lad (ООО "Лад Интегратор").

Основные этапы проекта проходили параллельно: написание бизнес-требований, проектирование и разработка, тестирование, запуск системы в промышленную эксплуатацию. Такой подход позволил уложиться в довольно сжатые сроки и практически в режиме реального времени адаптировать систему к изменениям в законодательстве по НДФЛ. В результате первая отчетность в новой системе с учетом всех актуальных требований была успешно сдана в январе 2023 года.

Чтобы максимально снизить число ручных операций, в ходе проекта было добавлено 100 уникальных доработок по 3-м основным направлениям:

• Создано 14 форм документов, позволяющих автоматически формировать приказы, трудовые договоры и другие документы в соответствии с требованиями законодательства и внутренними корпоративными стандартами.
• Усовершенствован функционал для расчета и начисления доплаты за период нетрудоспособности по правилам компании, расчета переменной части вознаграждения за предыдущие периоды. Появилась возможность распределять платеж одному сотруднику на несколько счетов в заданной пропорции, распределять зарплатные ведомости по отдельным банкам, а также выделять в отдельную ведомость выплаты сотрудникам-нерезидентам. Реализована доплата за больничный до оклада. Добавлен функционал назначения и выплаты отложенных премий.
• Добавлено 12 аналитических отчетов: отчет по начислениям (удержаниям, взносам) в разрезе мест возникновения затрат, отчет для проверки среднего заработка, используемого при расчете резервов отпусков, отчет по суммам резервов отпусков в разрезе мест возникновения затрат и др.

В ходе внедрения был решен ряд задач, связанных с переходом на новую платформу:

• Учетные процессы перепроектированы с учетом их реализации в 1С:ЗУП КОРП.
• Преодолено отличие в терминологии и в организации процессов у компаний пользователей зарубежной системы и "1С".
• Проведено обучение пользователей и дальнейшая техническая поддержка с целью комфортной адаптации к интерфейсу и логике работы ПП "1С".

Особо хочется отметить доработку в части отражения бухгалтерских проводок по результатам расчета заработной платы. Поскольку ИС, в которой ведется бухучет, является зарубежной ИТ-системой, функционал типового документа "Отражение зарплаты в бухучете" был недостаточен.

В ходе реализации проекта был создан новый документ, выполняющий аналогичную функцию, но при этом учитывающий структуру ИС, в которую потом эти данные будут выгружаться, а именно: аналитика МВЗ, кодировка счетов учета принимающей ИС, код дебитора и код кредитора.

Для того, чтоб этот документ можно было автоматически заполнять, все эти аналитики были созданы в качестве новых справочников и в качестве реквизитов добавлены во многие типовые справочники и документы.

Публикации о проекте

• Пресс-релиз на сайте фирмы "1С"
• Публикация на портале "Директор информационной службы"
• Кейс на сайте "1С:Консалтинг"
• Новость на сайте Юникон Бизнес Солюшенс
• Tadviser
• Видеоролик "Импортозамещение HR-решения для группы Юникон"

• Автоматизация кадрового учета на базе программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" в группе "Юникон"
• Автоматизация расчета заработной платы на базе программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" в АО "Юникон"

Результаты проекта

Ключевым итогом проекта стал переход компаний заказчика на 1С:ЗУП КОРП. Все профильные службы заказчика получили возможность выполнять свои функции по ведению кадрового учета и расчета заработной платы, формирования отчетности с учетом всех требований законодательства, а также особенностей управления персоналом в аудиторско-консалтинговой и IT сферах.

"1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" встроена в сложный ИТ-ландшафт компании. Настроен обмен данными с несколькими внутренними корпоративными системами: мастер-системой и Active Directory — автоматическая отправка необходимой бухгалтерской и управленческой информации о расчете заработной платы на электронные адреса сотрудников сокращает время на ввод данных и позволяет избежать ошибок.

Кадровый учет и расчет зарплаты по компаниям группы организован в трех обособленных базах, количество пользователей каждой из которых доходит до 20 специалистов. Реализована сложная ролевая модель пользователей: доступ к конфиденциальной информации разграничен в соответствии с должностными обязанностями и принадлежностью к различным группам компаний, что минимизирует риски утечки информации о сотрудниках.

В новой системе сотрудники оперативно составляют отчеты для сдачи в Росстат, ИФНС, СФР, ПФР, военкомат. Автоматизировано формирование ежемесячной и квартальной премии, а также расчет резервов по отпускам. В автоматическом режиме система рассылает на электронные адреса сотрудников бухгалтерскую и управленческую информацию о расчете заработной платы. На 30% ускорена подготовка регламентированной отчетности по персоналу. Сотрудники кадровых и финансовых подразделений избавились от большого количества ручной работы.

Улучшилась интеграция с банками: зарубежное ПО требовало разработки интеграционных модулей под каждый банк-клиент, а система "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" поддерживает интеграции с большинством банков.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Кадровый учет
• Расчет и выплата зарплаты
• Воинский учет
• Регламентированный учет

Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации кадрового учета построена на базе программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП".

Система включает следующие функциональные блоки:

1. Кадровый учет.

2. Расчет и выплата зарплаты.

3. Воинский учет.

4. Подготовка регламентированной отчетности в: налоговые органы, органы статистики, ПФР.

5. Обмен данными с другими ИТ-системами.

В рамках кадрового блока были автоматизированы следующие процессы:

1. Прием, увольнение, перемещение сотрудников.

2. Ведение договоров ГПХ.

3. Настройка печатных форм кадровых документов.

4. Автоматизация реестров кадровых документов в соответствии со сроком их хранения и нумерацией, принятой в компании.

5. Настройка учета управленческих данных по персоналу: история работы в группе компаний, грейды, места возникновения затрат, наставники.

6. Настройка присвоения табельных номеров, кодов позиций справочников по маске мастер-системы.

7. Синхронизация кадровых данных с мастер-системой; настройка различных вариантов отчетов для внутренних нужд компании.

В рамках зарплатного блока были автоматизированы следующие процессы:

1. Расчет заработной платы, премий, отпусков, компенсаций, пособий, прочих начислений.

2. Расчет резервов по оплате труда согласно положению об оплате труда, принятого в компаниях группы.

3. Выплаты сотрудникам, подготовка промежуточных выплат сотрудникам. Выплаты по договорам гражданско-правового характера.

4. Расчет налогов и взносов, подготовка всех видов зарплатной отчетности, отправка отчетности в контролирующие органы, выполнение сверок с ИФНС и фондами, контроль задолженностей перед бюджетом.

5. Подготовка расчетных листов для рассылки сотрудникам, справок 2-НДФЛ и справок в произвольной форме.

6. Подготовка различных вариантов отчетов для внутренних нужд компании.

Общая схема информационных потоков представлена на схеме